Il recruiting è stato tradizionalmente considerato una responsabilità quasi esclusiva dei reparti HR e dei team di Talent Acquisition. I recruiter pubblicano le posizioni aperte, cercano candidati, analizzano le candidature, organizzano i colloqui, comunicano con gli hiring manager e accompagnano i candidati durante il processo di selezione.
I dipendenti al di fuori delle Risorse Umane possono occasionalmente consigliare un amico o un ex collega, ma in molte organizzazioni il loro coinvolgimento nel recruiting termina lì.
Le moderne tecnologie per il recruiting stanno cambiando questo modello.
I portali dedicati ai dipendenti possono offrire all’intera forza lavoro un ruolo più attivo nelle assunzioni, rendendo visibili le posizioni aperte, semplificando i referral, supportando le candidature interne e garantendo maggiore trasparenza durante tutto il processo. Invece di considerare il recruiting come un’attività isolata dell’HR, le aziende possono creare un ambiente in cui i dipendenti diventano partecipanti attivi nell’acquisizione dei talenti.
Soluzioni come l’Employee Portal di Zoho Recruit mostrano come un sistema centralizzato possa aiutare i dipendenti a esplorare le posizioni interne disponibili, candidarsi per nuove opportunità, segnalare potenziali candidati e seguire l’avanzamento delle candidature o dei referral.
Questo approccio può trasformare efficacemente l’intera forza lavoro in una potente rete di recruiting.
Il potenziale inesplorato delle reti professionali dei dipendenti
Ogni dipendente possiede una propria rete di relazioni personali e professionali.
Nel corso della carriera, le persone entrano in contatto con ex colleghi, compagni di università, fornitori, clienti, professionisti del settore, amici, partner commerciali e molte altre figure.
Considerate singolarmente, queste reti possono sembrare limitate. Nel loro insieme, tuttavia, possono rappresentare una fonte enorme di potenziali candidati.
I dipendenti offrono più di un semplice contatto
I recruiter hanno accesso a portali di lavoro, piattaforme professionali, database e strumenti di sourcing. Queste risorse sono preziose, ma raramente offrono lo stesso livello di conoscenza personale che può avere un dipendente.
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Un lavoratore che segnala un ex collega potrebbe già sapere come quella persona lavora sotto pressione, comunica con il team, gestisce le responsabilità o affronta progetti complessi.
Potrebbe inoltre avere un’idea più precisa di quanto quella persona possa adattarsi alla cultura aziendale.
Un buon sistema di referral dei dipendenti consente alle organizzazioni di utilizzare queste informazioni in modo strutturato ed efficace.
Perché il processo di referral deve essere semplice
Uno dei principali motivi per cui i programmi di referral dei dipendenti non raggiungono il loro pieno potenziale è l’eccessiva complessità.
Immaginiamo che un dipendente venga a conoscenza di una nuova posizione aperta e pensi immediatamente a un ex collega che potrebbe essere un ottimo candidato.
In un processo poco efficiente, il dipendente potrebbe dover cercare l’annuncio, copiare la descrizione della posizione, contattare l’HR, inviare il curriculum del candidato, spiegare il tipo di relazione che ha con lui e successivamente chiedere aggiornamenti per sapere se la candidatura è stata presa in considerazione.
Ogni passaggio aggiuntivo crea attrito.
La semplicità favorisce la partecipazione
I dipendenti sono più propensi a effettuare segnalazioni quando il processo è semplice e immediato.
Un portale aziendale centralizzato può offrire un unico spazio in cui visualizzare le posizioni aperte, inviare i dati dei candidati e aggiungere informazioni utili sul referral.
Invece di essere gestite attraverso email sparse, fogli di calcolo o messaggi informali, le segnalazioni diventano parte integrante del normale flusso di recruiting.
Questo rende il processo più semplice sia per i dipendenti sia per i recruiter.
Andare oltre il semplice referral
Una moderna strategia di recruiting basata sul coinvolgimento dei dipendenti dovrebbe andare oltre la semplice possibilità di inoltrare un curriculum.
I dipendenti possono fornire informazioni importanti che aiutano i recruiter a comprendere perché un determinato candidato potrebbe essere interessante.
Il contesto rende i referral più efficaci
Tra le informazioni utili potrebbero esserci domande come:
Come conosce il dipendente il candidato?
Hanno lavorato insieme in passato?
Quali competenze rilevanti ha potuto osservare direttamente?
Perché ritiene che il candidato sia adatto alla posizione?
Quali qualità professionali distinguono quella persona?
Le risposte a queste domande possono offrire ai recruiter un quadro molto più completo.
Ad esempio, un curriculum potrebbe indicare che un candidato ha gestito progetti di sviluppo software per cinque anni. Un dipendente che ha lavorato con quella persona potrebbe aggiungere che il candidato era particolarmente efficace nel coordinare team internazionali e nel rispettare scadenze complesse.
Questo contesto aggiuntivo può aiutare i recruiter a individuare più rapidamente i profili che meritano particolare attenzione.
La visibilità può aumentare la partecipazione dei dipendenti
I dipendenti sono più propensi a contribuire al recruiting quando conoscono le posizioni disponibili.
Se le opportunità vengono comunicate raramente o in modo poco coerente, i dipendenti potrebbero non pensare mai alle persone della propria rete che potrebbero essere adatte.
Le posizioni aperte diventano un incentivo alla segnalazione
Supponiamo che un dipendente veda che l’azienda sta cercando un project manager.
La posizione potrebbe immediatamente ricordargli un ex collega che ha gestito con successo progetti simili.
Un altro dipendente potrebbe notare una posizione nel settore della cybersecurity e pensare a qualcuno della propria rete professionale con esattamente le competenze richieste.
La posizione aperta diventa quindi un vero e proprio stimolo.
Senza una corretta visibilità, queste connessioni possono facilmente rimanere inutilizzate.
Un portale centralizzato offre ai dipendenti un luogo coerente in cui consultare le opportunità disponibili e capire quando la propria rete può essere utile.
Le reti dei dipendenti possono ampliare la diffusione delle opportunità
Il coinvolgimento dei dipendenti può estendere il recruiting anche oltre i referral diretti.
Molti professionisti possiedono reti consolidate su piattaforme come LinkedIn o all’interno di community specifiche del proprio settore.
Quando i dipendenti possono condividere le posizioni attraverso link di referral o strumenti approvati dall’azienda, la portata di un annuncio può aumentare in modo significativo.
Raggiungere comunità professionali specializzate
Questo approccio può essere particolarmente utile per le posizioni che richiedono competenze altamente specialistiche.
Un’azienda alla ricerca di un ingegnere senior, un esperto di cybersecurity, un data scientist o un consulente con competenze molto specifiche potrebbe rivolgersi a una comunità professionale relativamente ristretta.
I dipendenti che lavorano già in quei settori potrebbero essere collegati proprio ai professionisti che i recruiter stanno cercando di raggiungere.
Invece di affidarsi esclusivamente alla pubblicità aziendale, le organizzazioni possono diffondere le opportunità attraverso reti professionali basate sulla fiducia.
Questo crea una forma di recruiting più naturale e organica.
I candidati interni fanno parte dello stesso ecosistema
I portali dedicati ai dipendenti non dovrebbero concentrarsi esclusivamente sui referral di candidati esterni.
Possono anche aiutare i dipendenti a individuare opportunità di carriera per se stessi.
Questo crea una funzione particolarmente importante.
Un dipendente che consulta una posizione aperta potrebbe pensare:
“Questo ruolo sarebbe perfetto per qualcuno che conosco.”
Oppure:
“Questa posizione potrebbe essere il prossimo passo giusto per me.”
Entrambi i risultati sono positivi.
Favorire la mobilità interna
Quando i dipendenti possono scoprire facilmente le posizioni interne, ottengono una maggiore visibilità sui possibili percorsi di carriera all’interno dell’organizzazione.
Questo favorisce la mobilità interna e può aiutare le aziende a trattenere persone di talento che, in assenza di nuove opportunità, potrebbero iniziare a guardare altrove.
Allo stesso tempo, chi non è personalmente interessato a una posizione può segnalarla a qualcuno della propria rete.
Un unico sistema centralizzato può quindi favorire sia lo sviluppo dei talenti interni sia il referral di candidati esterni.
Ridurre il carico amministrativo dei recruiter
Il coinvolgimento dei dipendenti genera valore solo se i recruiter riescono a gestirlo in modo efficiente.
Un programma di referral basato su fogli di calcolo, catene di email e conversazioni informali può diventare rapidamente difficile da controllare.
I recruiter potrebbero dover capire chi ha inviato una determinata segnalazione, se il candidato è già presente nel database, a quale posizione è collegato e in quale fase del processo di selezione si trova.
La centralizzazione crea un flusso di lavoro più ordinato
Quando i referral dei dipendenti vengono integrati nel software di recruiting, queste informazioni possono essere organizzate automaticamente.
I recruiter possono dedicare meno tempo a ricostruire conversazioni e più tempo alla valutazione dei candidati e alle decisioni di assunzione.
Lo scopo della tecnologia non è sostituire le raccomandazioni umane.
Al contrario, la tecnologia fornisce la struttura necessaria per gestirle in modo efficace.
Costruire fiducia attraverso la trasparenza
I dipendenti che segnalano candidati vogliono generalmente sapere cosa è successo.
Il referral è stato esaminato?
Il candidato ha ricevuto un colloquio?
La posizione è già stata coperta?
Se i dipendenti effettuano ripetutamente segnalazioni senza ricevere alcuna informazione, potrebbero perdere progressivamente interesse nel programma.
Gli aggiornamenti favoriscono un coinvolgimento continuo
Il monitoraggio dello stato aiuta a ridurre questa incertezza.
Anche semplici notifiche possono rassicurare i dipendenti sul fatto che le loro segnalazioni vengano gestite in maniera professionale.
Lo stesso principio vale per i candidati interni.
I dipendenti che si candidano per un’altra posizione all’interno dell’azienda non dovrebbero essere costretti a contattare continuamente l’HR per capire a che punto si trova la loro candidatura.
Offrire una visibilità adeguata sullo stato del processo rende l’esperienza più chiara e professionale per tutti.
I dipendenti possono diventare potenti ambasciatori del datore di lavoro
I collaboratori possono svolgere anche un ruolo importante nell’employer branding.
Gli annunci di recruiting aziendali spiegano perché un candidato dovrebbe prendere in considerazione l’idea di entrare in un’organizzazione, ma i dipendenti possono aggiungere qualcosa che i messaggi di marketingBusiness-to-business (B2B), detto anche B-to-B, è una forma di transazione tra imprese, come quella... Leggi non sempre riescono a offrire: la credibilità personale.
L’esperienza diretta genera fiducia
Un dipendente può raccontare a un ex collega come funziona davvero il team, come le persone collaborano, com’è la cultura aziendale e perché personalmente apprezza lavorare nell’organizzazione.
Questo tipo di raccomandazione può essere particolarmente convincente perché nasce dall’esperienza diretta.
La tecnologia non può creare artificialmente questa fiducia.
Può però offrire ai dipendenti strumenti più semplici per condividere opportunità e mettere in contatto professionisti qualificati con l’organizzazione.
Come costruire una strategia di recruiting basata sui dipendenti
Le organizzazioni che vogliono coinvolgere maggiormente i dipendenti nelle assunzioni dovrebbero concentrarsi sulla creazione di un sistema semplice e trasparente.
Le opportunità aperte devono essere facili da trovare.
Le procedure di referral dovrebbero richiedere il minor numero possibile di passaggi.
I dipendenti devono sapere quali informazioni sono necessarie ai recruiter quando segnalano qualcuno.
Lo stato delle candidature e dei referral dovrebbe essere visibile quando appropriato.
I recruiter, inoltre, dovrebbero poter gestire tutto all’interno di un flusso centralizzato.
L’obiettivo è la partecipazione, non un aumento delle responsabilità
Una strategia di recruiting basata sul coinvolgimento dei dipendenti non significa trasformare ogni lavoratore in un recruiter professionista.
I dipendenti non dovrebbero essere responsabili dello screening delle candidature, della conduzione dei colloqui o delle decisioni finali di assunzione.
Il loro ruolo è molto più semplice.
Quando individuano un’opportunità rilevante o conoscono qualcuno che potrebbe essere un ottimo candidato, devono avere a disposizione un modo facile e immediato per contribuire.
Questo piccolo livello di partecipazione, moltiplicato per l’intera forza lavoro, può ampliare in modo significativo la capacità di recruiting di un’organizzazione.
Conclusione
I team di recruiting non operano in isolamento.
Intorno a loro esiste un’intera forza lavoro composta da persone che conoscono l’azienda, comprendono la sua cultura e possiedono reti professionali proprie.
I portali aziendali dedicati ai dipendenti possono aiutare le organizzazioni a valorizzare questa importante risorsa.
Centralizzando opportunità di lavoro, candidature interne, referral e monitoraggio dello stato, le aziende possono creare un processo di recruiting più collaborativo. I dipendenti ottengono un modo più semplice per partecipare, i recruiter ricevono informazioni sui candidati meglio organizzate e le organizzazioni possono ampliare la propria rete di talenti senza dipendere esclusivamente dai tradizionali canali di recruiting.
La rete di recruiting più potente che un’azienda possa costruire potrebbe essere già presente al suo interno.
La chiave consiste nel fornire ai dipendenti la visibilità, gli strumenti e i processi necessari per sfruttarla al meglio.
© Crediti d’immagine a Mahmoud Ramadan
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