Le capacità di reporting e dashboard all’interno di Zoho Customer Relationship Management (Zoho CRM) sono senza pari. Come dice il proverbio: “Ciò che viene misurato, viene fatto.” Sebbene le opinioni possano variare sulla verità assoluta di questa affermazione, un fatto rimane chiaro: misurare le performance è cruciale per qualsiasi azienda che aspiri al successo.

L’importanza di Misurare le Performance

Ogni azienda, a un certo punto, stabilisce obiettivi seguiti da target per raggiungere tali obiettivi. Di conseguenza, diventa imperativo misurare le performance rispetto a questi target. Zoho CRM facilita questo processo consentendo agli utenti di incorporare la maggior parte dei campi presenti in vari moduli nei report, utilizzandoli sia come misure che come filtri. Inoltre, Zoho include numerose funzioni numeriche e statistiche simili a quelle presenti in Excel. Con questi strumenti, gli utenti possono creare dashboard azionabili, intuitive e visivamente accattivanti in modo rapido ed efficiente.

Panoramica sulla Creazione di Dashboard

In questo articolo, esploreremo i diversi tipi di dashboard disponibili in Zoho CRM e come creare report efficaci. I lettori troveranno esempi pratici guidati e approfondimenti sui migliori report e dashboard utilizzati da aziende di successo a livello globale. Gli argomenti chiave trattati includono:

  • Creazione di un report
  • Programmazione dei report per una distribuzione automatica
  • Creazione di dashboard
  • Esempi di dashboard per migliorare l’esperienza CRM

Alla fine di questo articolo, avrete imparato come creare un report di base, l’importanza di automatizzare la distribuzione dei report e come creare una dashboard visiva che si allinei alle migliori pratiche del settore.

Creazione di un Report

Creare un report in Zoho CRM è un processo semplice. Ecco come fare:

  1. Accesso ai Report: Dalla Home page, navigate a Report e selezionate “Crea Report.”
  2. Seleziona il Modulo: Scegliete il modulo principale per il vostro report. Per questo esempio, selezioneremo “Lead” e cliccheremo “Continua.”
  3. Aggiungi Moduli Correlati: Vedrete un’opzione per aggiungere moduli correlati (figli o genitori). Per semplicità, continueremo senza aggiungere moduli correlati.
    • Suggerimento: Per il reporting sui “Deals”, considerate di includere “Contatti” e “Aziende” come moduli figli per arricchire il report.
  4. Seleziona le Colonne: Scegliete le colonne da includere nel report. Ad esempio, selezionate “Data di Creazione” e cliccate “Fatto.”
  5. Raggruppa per Campi: Selezionate i campi che volete riassumere (ad esempio, “Fonte del Lead” e “Paese”) e cliccate “Fatto.”
  6. Anteprima del Report: Apparirà un’anteprima che mostra come sarà il report.
    • Suggerimento: Sperimentate con i campi in Colonne, Gruppi di Riga, Gruppi di Colonne o Colonne di Aggregato per trovare la disposizione giusta.
  7. Applica Filtri: Cliccate sulla scheda “Filtri”, selezionate i campi da filtrare e specificate criteri come intervalli di date.
  8. Salva il Report: Cliccate su “Salva”, date un nome e una descrizione al report e scegliete la cartella per il salvataggio.

Modifica ed Esportazione dei Report

Una volta salvato, il vostro report mostrerà le colonne, i raggruppamenti e i filtri selezionati. Avrete le seguenti opzioni:

  • Modifica: Modificate colonne, raggruppamenti e filtri.
  • Clona: Copiate il report per apportare rapidi aggiustamenti.
  • Esporta: Scaricate il report in formato Excel, CSV o PDF.
  • Invia Email: Inviate il report a destinatari designati.
  • Crea Grafico: Generare una rappresentazione visiva dei dati filtrati.

Programmazione dei Report per una Distribuzione Automatica

Automatizzare la distribuzione dei report migliora l’efficienza e garantisce che gli indicatori chiave di performance (KPI) vengano monitorati costantemente. Ecco come programmare un report:

  1. Clona il Report: Con il report aperto, cliccate sul menu a discesa accanto a “Modifica” e selezionate “Clona.”
  2. Modifica i Filtri: Regolate i filtri per concentrarvi su “Lead Creati L’Ultimo Mese.”
  3. Pianifica il Report: Dopo aver salvato il report modificato, navigate alla cartella “Report Programmati” e cliccate su “Nuova Programmazione Report.” Compilate i dettagli e cliccate “Pianifica.”

Creazione di Dashboard

Le dashboard in un sistema CRM offrono una vista riassuntiva dei report, fornendo approfondimenti in tempo reale sulle attività degli utenti e sulle performance aziendali. Ci sono due metodi principali per creare dashboard: da report esistenti e utilizzando lo strumento Quick Chart.

Creazione di una Dashboard da un Report Esistente

Per creare una dashboard da un report, seguite questi passaggi:

  1. Accesso alle Dashboard: Andate al modulo Dashboard o Analytics nel menu principale.
  2. Creare una Nuova Dashboard: Cliccate sul simbolo “+” per avviare una nuova dashboard.
  3. Aggiungere un Componente Grafico: Selezionate “Da Esistente” per incorporare dati da un report precedentemente creato.
  4. Definire i Parametri: Inserite un nome, selezionate il report e scegliete il tipo di grafico (ad esempio, grafico a colonne o a torta).

Creazione di una Dashboard Utilizzando lo Strumento Quick Chart

Lo strumento Quick Chart consente agli utenti di costruire dashboard rapidamente senza dover creare prima i report. Possono essere utilizzati diversi componenti, tra cui:

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  • Grafici: Rappresentazioni grafiche dei dati.
  • KPI: Misurazioni delle performance.
  • Comparatori: Panoramiche comparative dei dati.
  • Rilevatore di Anomalie: Identificazione di discrepanze.
  • Misuratore di Obiettivi: Monitoraggio degli obiettivi.
  • Funnel: Rappresentazioni visive delle diverse fasi di un business.
  • Cohort: Analisi del comportamento dei clienti nel ciclo di vita delle vendite.
  • Quadrante: Analisi scatter dei dati.

Esempi di Dashboard per Accelerare il Successo nel CRM

Zoho fornisce una galleria di dashboard che gli utenti possono selezionare e personalizzare. Questa risorsa serve a ispirare gli utenti e a semplificare lo sviluppo di dashboard efficaci. Accedete alla galleria cliccando su “Aggiungi Componente” e poi su “Scegli dalla Galleria.”

Le dashboard sono suddivise in cinque categorie:

  1. Panoramica Organizzativa: Riassunti di metriche chiave per le riunioni di gestione.
  2. Analisi Lead: Misura delle performance dei lead e dei tassi di conversione.
  3. Approfondimenti sui Deal: Fornisce informazioni sul reddito e sulle performance dei venditori.
  4. Statistiche di Attività: Monitora il completamento delle attività e delle azioni degli utenti.
  5. Metriche di Marketing: Valuta le performance delle campagne e il reddito generato.

Conclusione

In questo articolo, avete appreso come creare un report di base, automatizzare la distribuzione dei report e progettare dashboard coinvolgenti in Zoho CRM. Le competenze e le conoscenze acquisite vi permetteranno di misurare, apprendere ed evolvere all’interno della vostra azienda, migliorando le funzioni di marketing, vendite e gestione degli account.

Esaminare regolarmente le vostre dashboard e i vostri report, specialmente durante i periodi di crescita o cambiamento, vi aiuterà a garantire che il vostro sistema CRM continui a soddisfare le vostre esigenze aziendali in evoluzione.

© Crediti d’immagine a Turgay Koca

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