Il lavoro moderno raramente rimane confinato all’interno dei confini di una singola organizzazione.
Ogni giorno i dipendenti collaborano con clienti, fornitori, consulenti, agenzie, freelance, contractor e partner esterni. Queste relazioni sono essenziali per completare progetti, lanciare campagne, risolvere problemi tecnici e supportare i clienti.
Eppure, il modo in cui le aziende gestiscono queste conversazioni è spesso molto meno efficiente del lavoro stesso.
I team interni possono comunicare su una piattaforma, le agenzie esterne su un’altra, i fornitori via email e i collaboratori temporanei tramite chat di gruppo separate. Man mano che questi canali di comunicazione aumentano, le informazioni diventano frammentate. Le decisioni importanti diventano più difficili da trovare, i dipendenti passano continuamente da uno strumento all’altro e gli stakeholder esterni rischiano di perdere visibilità sulle conversazioni che riguardano direttamente il loro lavoro.
La funzionalità Guest Users aggiornata di Zoho Cliq affronta questo problema consentendo alle organizzazioni di coinvolgere i collaboratori esterni direttamente nelle conversazioni già in corso, invece di costringere i team a creare ambienti separati per ogni relazione esterna.
Il risultato è un modo più semplice e connesso di lavorare con persone esterne all’organizzazione, mantenendo comunque il controllo sugli accessi.
Perché la collaborazione esterna diventa spesso frammentata
Creare uno spazio di comunicazione separato per un partner esterno può sembrare inizialmente una scelta sensata.
Un team marketingBusiness-to-business (B2B), detto anche B-to-B, è una forma di transazione tra imprese, come quella... Leggi potrebbe creare un gruppo dedicato a un’agenzia pubblicitaria. Un designer freelance potrebbe essere contattato tramite una diversa applicazione di messaggistica. I fornitori potrebbero continuare a utilizzare l’email, mentre un consulente tecnologico potrebbe essere aggiunto a un altro workspace.
Ogni configurazione, presa singolarmente, può sembrare gestibile.
Il problema emerge quando il numero delle relazioni esterne aumenta.
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Con il tempo, i dipendenti devono ricordare dove si è svolta ogni conversazione, dove sono stati condivisi i documenti e quale piattaforma contiene l’ultima versione di una decisione.
Il budget della campagna è stato approvato via email?
L’agenzia ha caricato le creatività finali in una guest chat?
La data di lancio è stata confermata internamente o nella conversazione con il fornitore?
L’organizzazione può avere moltissima comunicazione, ma la comunicazione stessa rimane scollegata.
Portare i collaboratori esterni nelle conversazioni giuste
Il modello Guest Users di Zoho Cliq propone un approccio differente.
Invece di mantenere ogni partecipante esterno in conversazioni isolate, le organizzazioni possono invitare collaboratori selezionati e fornire loro accesso ai canali esistenti pertinenti.
Questo cambia in modo significativo il modello di collaborazione.
Un team interno non deve più spostare il proprio lavoro in un altro ambiente soltanto perché una persona esterna deve partecipare.
Il collaboratore esterno può essere inserito direttamente nella conversazione appropriata.
In questo modo, la discussione rimane vicina al progetto, al team e al flusso di lavoro a cui realmente appartiene.
Un esempio: una campagna marketing
Immaginiamo un team marketing impegnato nella preparazione di un importante lancio di prodotto.
Il team interno dispone già di un canale in cui vengono discussi:
- le tempistiche della campagna;
- i budget pubblicitari;
- la produzione dei contenuti;
- gli asset creativi;
- le approvazioni di lancio;
- gli obiettivi di performance.
Un’agenzia pubblicitaria esterna è responsabile di una parte della campagna.
Senza accesso Guest, l’azienda potrebbe creare un workspace separato per l’agenzia. I dipendenti interni sarebbero quindi costretti a copiare le informazioni importanti tra il canale interno e l’ambiente esterno.
Questo genera duplicazione.
Un membro del team può aggiornare il gruppo interno.
Un altro potrebbe dover trasmettere la stessa informazione all’agenzia.
Qualcun altro potrebbe dover inoltrare un allegato.
Con il tempo, persone diverse potrebbero ritrovarsi a lavorare su versioni differenti delle stesse informazioni.
Con l’accesso Guest, invece, i rappresentanti appropriati dell’agenzia possono partecipare direttamente al canale della campagna.
Il lavoro rimane collegato alla conversazione originale, riducendo duplicazioni inutili e rendendo più semplice per tutti capire cosa sta accadendo.
L’accesso Guest è utile ben oltre le agenzie
Lo stesso modello può supportare molti altri tipi di collaborazione.
Oggi la collaborazione esterna è comune praticamente in ogni reparto.
Un team prodotto potrebbe lavorare con uno sviluppatore freelance.
L’operations può coordinarsi con fornitori logistici.
L’HR potrebbe collaborare con un consulente di recruiting.
Il finance potrebbe lavorare con un commercialista esterno.
Un team di implementazione potrebbe aver bisogno di una comunicazione continuativa con un vendor tecnologico.
Nei progetti cross-company, persone appartenenti a organizzazioni diverse possono perfino lavorare insieme verso lo stesso obiettivo.
Questi collaboratori non hanno necessariamente bisogno di accedere all’intero ambiente di comunicazione aziendale.
Hanno bisogno di accedere alle conversazioni direttamente collegate alle proprie responsabilità.
Questa distinzione è fondamentale.
Ridurre il costo nascosto del context switching
La comunicazione frammentata crea anche un altro problema facile da sottovalutare: il context switching.
Immaginiamo un dipendente che lavora a un progetto con team sia interni che esterni.
Controlla un canale interno in Cliq.
Poi apre l’email per rispondere a un fornitore.
Successivamente passa a un’altra applicazione di messaggistica per comunicare con un contractor.
Infine torna nel workspace interno e riassume ciò che è stato deciso altrove.
Ogni passaggio può richiedere solo pochi minuti.
Tuttavia, il continuo cambio di sistema interrompe anche la concentrazione.
I dipendenti devono ricordare continuamente a cosa stavano lavorando, quale conversazione contiene l’ultima informazione e se un aggiornamento è già stato condiviso con tutte le persone coinvolte.
Su larga scala, queste piccole interruzioni possono trasformarsi in un costo significativo in termini di produttività.
Mantenere le conversazioni esterne pertinenti all’interno dei canali di progetto già esistenti può ridurre questa frammentazione.
I dipendenti spendono meno tempo a gestire gli strumenti di comunicazione e più tempo a lavorare sul progetto vero e proprio.
Collaborazione esterna non significa accesso illimitato
Rendere più semplice la collaborazione esterna non dovrebbe mai significare dare ai partecipanti esterni visibilità senza limiti.
È qui che il controllo degli accessi diventa essenziale.
Gli utenti esterni hanno generalmente bisogno di accesso a persone, progetti o canali specifici.
Non hanno bisogno di vedere tutte le conversazioni interne.
Ad esempio, un designer freelance coinvolto in un redesign del sito della durata di sei settimane potrebbe avere bisogno di accesso a:
- il canale del progetto web;
- il project manager;
- alcuni membri del team design;
- i file e le discussioni rilevanti per il progetto.
Probabilmente, lo stesso freelance non ha bisogno di accedere a conversazioni HR, canali finance, discussioni del management o progetti relativi ad altri clienti.
L’obiettivo, quindi, non è semplicemente invitare persone esterne nell’organizzazione.
Si tratta di fornire alle persone giuste il livello di accesso corretto per svolgere il lavoro necessario.
Un accesso controllato migliora la collaborazione
Un modello Guest ben strutturato permette alle organizzazioni di bilanciare due obiettivi.
Il primo è la semplicità.
I collaboratori esterni dovrebbero poter partecipare senza costringere i dipendenti a mantenere sistemi di comunicazione separati.
Il secondo è la governance.
L’organizzazione deve continuare a poter controllare quali conversazioni e contatti siano visibili a ogni ospite.
Quando entrambi gli obiettivi vengono rispettati, la collaborazione esterna diventa più semplice senza compromettere i confini organizzativi.
Rendere più semplice la collaborazione a breve termine
Non tutte le relazioni esterne richiedono un workspace dedicato.
A volte la collaborazione è temporanea.
Un consulente può partecipare a un’implementazione software per un mese.
Un fornitore può dover coordinare un lancio prodotto per due settimane.
Un’agenzia potrebbe aver bisogno di accedere a un canale campagna fino alla conclusione del progetto.
Creare un ambiente di collaborazione completamente separato per ogni relazione di breve durata può diventare rapidamente eccessivo.
Questi workspace devono infatti essere creati, amministrati, monitorati e infine chiusi.
L’accesso Guest rappresenta un’alternativa più semplice.
I partecipanti esterni possono entrare nelle conversazioni di cui hanno bisogno per tutta la durata del progetto, senza obbligare il team interno a riprogettare il proprio sistema di comunicazione.
Una volta terminata la collaborazione, l’accesso può essere verificato o rimosso.
Mantenere le informazioni più vicine al lavoro
Un altro vantaggio della collaborazione Guest integrata è la continuità delle informazioni.
Quando le discussioni con gli esterni avvengono altrove, i dipendenti devono spesso riportare manualmente le informazioni nell’ambiente interno.
Qualcuno scrive un riepilogo.
Un’altra persona inoltra un’email.
Possono essere condivisi screenshot.
I file vengono scaricati da una piattaforma e caricati su un’altra.
Ogni passaggio manuale crea una nuova possibilità che l’informazione risulti incompleta, obsoleta o fraintesa.
Consentire ai collaboratori esterni di partecipare direttamente alle conversazioni appropriate riduce il numero di questi passaggi.
Discussioni, file, feedback e decisioni rimangono più vicini al progetto stesso.
Questo può migliorare la trasparenza e rendere più semplice per i team comprendere come e perché determinate decisioni sono state prese.
Progettare la collaborazione intorno al lavoro
La lezione più ampia va oltre una singola funzionalità di messaggistica.
Spesso le aziende organizzano la comunicazione in base agli strumenti, anziché in base al lavoro.
La comunicazione interna avviene in un luogo perché i dipendenti hanno un account.
Quella esterna avviene altrove perché le persone esterne non lo hanno.
Il risultato è una struttura basata sui limiti del sistema anziché sulle esigenze del progetto.
Un approccio più efficace parte da una domanda diversa:
Chi deve partecipare a questa conversazione affinché il lavoro possa avanzare?
Una volta chiarito questo punto, l’organizzazione può definire il livello di accesso appropriato.
La comunicazione rimane così allineata al progetto reale, invece di costringere il progetto ad adattarsi ai limiti delle diverse piattaforme.
Un approccio più connesso alla collaborazione esterna
La collaborazione esterna diventerà sempre più importante man mano che le organizzazioni faranno maggiore affidamento su partner specializzati, team distribuiti, freelance, agenzie e fornitori.
La sfida non consiste semplicemente nel trovare più modi per comunicare.
La maggior parte delle aziende dispone già di più strumenti di comunicazione di quanti ne servano realmente.
La vera sfida è ridurre la frammentazione mantenendo allo stesso tempo un controllo adeguato.
La funzionalità Guest Users di Zoho Cliq supporta questo cambiamento consentendo agli stakeholder esterni di partecipare alle conversazioni esistenti rilevanti, invece di essere automaticamente inseriti in ambienti separati.
Questo può ridurre il context switching, eliminare duplicazioni inutili, mantenere le informazioni più vicine al lavoro e rendere più semplice la gestione delle collaborazioni temporanee.
Soprattutto, rafforza un principio semplice ma fondamentale per il lavoro di squadra:
Le persone giuste dovrebbero poter partecipare alle conversazioni giuste nel momento giusto.
Quando la comunicazione viene strutturata attorno a questo principio, la collaborazione esterna smette di essere una questione di gestione degli strumenti e torna a concentrarsi su ciò che conta davvero: portare avanti il lavoro.
© Crediti d’immagine a Dan Cristian Pădureț
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