Le aziende moderne raramente hanno problemi perché dispongono di pochi software. In molti casi, è vero il contrario. I team utilizzano spesso numerose applicazioni per la gestione dei clienti, l’assistenza, il monitoraggio dei progetti, la creazione di documenti, l’analisi dei dati, le riunioni e la comunicazione interna.
La vera sfida consiste nel fare in modo che tutti questi strumenti lavorino insieme senza costringere i dipendenti a interrompere continuamente il proprio flusso di lavoro.
Zoho Cliq Mini è stato progettato proprio per affrontare questo problema, portando la comunicazione direttamente all’interno delle applicazioni che i dipendenti utilizzano già. Precedentemente conosciuto come Cliq chat bar o Smart Chat, Cliq Mini si è evoluto in un livello di comunicazione più completo, accessibile in tutto l’ecosistema Zoho.
Invece di aprire Zoho Cliq separatamente ogni volta che devono inviare un messaggio, cercare una conversazione, avviare una riunione o controllare un canale, i dipendenti possono gestire molte di queste attività direttamente dallo spazio di lavoro in cui si trovano.
Questo approccio consente alla comunicazione di diventare parte integrante del lavoro stesso, invece di rappresentare un’attività separata che interrompe continuamente il flusso operativo.
La comunicazione dovrebbe seguire il flusso di lavoro
Nella maggior parte delle aziende, la comunicazione è strettamente collegata alle attività quotidiane.
Un commerciale potrebbe aver bisogno di un’approvazione prima di inviare una proposta. Un operatore dell’assistenza clienti potrebbe necessitare di supporto tecnico per risolvere un ticket complesso. Un project manager potrebbe aver bisogno della conferma che un’attività sia stata completata. Una persona che sta lavorando su un documento potrebbe richiedere un feedback immediato da parte di un collega.
In tutte queste situazioni, la comunicazione non è separata dal lavoro. È una parte essenziale del processo necessario per portarlo a termine.
Ridurre i cambi di contesto non necessari
I flussi di lavoro tradizionali spesso separano queste attività tra applicazioni diverse. I dipendenti svolgono il proprio lavoro in una piattaforma e comunicano a proposito di quel lavoro in un’altra.
Anche se cambiare applicazione richiede solo pochi secondi, il passaggio continuo da un contesto all’altro può diventare fonte di distrazione.
CERCHI UNA SOLUZIONE UNICA PER LA TUA CRESCITA DIGITALE?
Immaginiamo, ad esempio, un commerciale che sta analizzando un’opportunità importante in Zoho CRMLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi. Prima di preparare la proposta finale, ha bisogno di chiedere informazioni sui prezzi a un collega.
Senza una comunicazione integrata, il commerciale potrebbe dover uscire dal CRM, aprire un’altra scheda del browser, accedere all’applicazione di messaggistica, cercare il collega, inviare la domanda e poi tornare al record CRM.
Cliq Mini riduce questi passaggi aggiuntivi mantenendo la comunicazione disponibile direttamente all’interno dell’applicazione Zoho già in uso.
In questo modo, i dipendenti possono mantenere più facilmente la concentrazione continuando allo stesso tempo a collaborare con gli altri.
La ricerca diventa uno strumento di navigazione nel lavoro
Con l’aumento dell’utilizzo delle applicazioni di chat per la collaborazione quotidiana, queste piattaforme finiscono gradualmente per trasformarsi in vere e proprie fonti di conoscenza aziendale.
Informazioni importanti possono trovarsi in un messaggio inviato diversi mesi prima. Un collega potrebbe aver condiviso un documento utile in un canale di progetto. Un listino prezzi potrebbe essere nascosto in una vecchia conversazione. Un link importante potrebbe essere stato pubblicato durante una discussione difficile da ritrovare.
Riuscire a trovare rapidamente queste informazioni diventa quindi una componente importante della produttività aziendale.
Cercare tra messaggi, file e link
Cliq Mini mette a disposizione funzionalità di ricerca che consentono ai dipendenti di trovare conversazioni, colleghi e singoli messaggi senza lasciare l’applicazione su cui stanno lavorando.
I risultati della ricerca possono inoltre essere organizzati in base a diversi tipi di informazioni, tra cui messaggi, file e link.
Questo può consentire un notevole risparmio di tempo.
Per esempio, un dipendente che sta preparando una proposta all’interno di Zoho CRM potrebbe ricordare che qualcuno aveva condiviso in precedenza un documento contenente informazioni aggiornate sui prezzi.
Invece di aprire un’applicazione di comunicazione separata e controllare manualmente diverse conversazioni, può cercare il documento continuando a rimanere all’interno del CRM.
Lo stesso principio vale per project manager, operatori dell’assistenza o altri membri del team che devono recuperare frequentemente informazioni condivise nelle conversazioni di lavoro.
Le viste dedicate aiutano a gestire il sovraccarico di comunicazioni
Con la crescita delle organizzazioni, anche la comunicazione tende a diventare più complessa.
Un dipendente potrebbe partecipare contemporaneamente a diversi canali di progetto, conversazioni di reparto, chat private e discussioni organizzate in thread. Allo stesso tempo, potrebbe ricevere menzioni, notifiche, messaggi diretti e richieste da parte dei colleghi.
Senza una buona organizzazione, può diventare difficile capire quali comunicazioni meritino attenzione per prime.
Cliq Mini aiuta a gestire questa complessità organizzando le comunicazioni in aree dedicate.
Dare priorità a ciò che conta davvero
Gli utenti possono accedere a chat, canali, thread, conversazioni fissate e contatti dell’organizzazione attraverso viste separate.
Le aree dedicate alle menzioni e ai messaggi contrassegnati possono inoltre aiutare i dipendenti a individuare più facilmente le informazioni che richiedono attenzione.
Per esempio, un dipendente che torna dopo diverse ore trascorse in riunione potrebbe trovarsi con decine di messaggi non letti.
Invece di leggere tutto in ordine cronologico, può iniziare controllando i messaggi in cui è stato menzionato direttamente.
Questo gli consente di identificare più rapidamente le conversazioni che richiedono il suo intervento.
I messaggi contrassegnati possono essere utili anche per informazioni da consultare in un secondo momento. Un dipendente può contrassegnare una scadenza, una decisione, una richiesta del cliente, un aggiornamento di progetto o qualsiasi altro messaggio importante, invece di affidarsi alla memoria o doverlo cercare nuovamente.
Passare naturalmente dalle conversazioni alle riunioni
Non tutti i problemi di lavoro possono essere risolti attraverso messaggi di testo.
Alcune situazioni richiedono una discussione più approfondita.
Un problema tecnico complesso potrebbe richiedere il contributo di diversi specialisti. Una situazione urgente con un cliente potrebbe rendere necessario organizzare una riunione immediata. Una decisione strategica potrebbe essere più semplice da discutere tramite voce o video piuttosto che attraverso una lunga sequenza di messaggi.
Ridurre gli ostacoli tra chat e riunioni
In un flusso di lavoro tradizionale, passare da una conversazione a una riunione può comportare l’apertura di un’altra applicazione, la creazione dell’incontro, l’aggiunta dei partecipanti e la condivisione dell’invito.
Cliq Mini semplifica questa transizione consentendo di avviare o pianificare riunioni direttamente dalle conversazioni.
In questo modo, la comunicazione può evolvere in maniera naturale.
Una discussione può iniziare con un semplice messaggio. Se il problema diventa più complesso, i partecipanti possono passare a una riunione senza dover ricostruire il contesto in un altro ambiente.
Questa continuità può essere particolarmente utile quando i team devono prendere decisioni rapidamente.
Le Quick Actions rendono la collaborazione più immediata
Cliq Mini include anche le Quick Actions, che rendono più accessibili le attività collaborative più comuni.
I dipendenti possono utilizzare questi comandi per avviare conversazioni, creare canali, organizzare riunioni o invitare altri utenti.
Collaborazione costruita attorno al lavoro
Consideriamo una nuova opportunità commerciale che compare in Zoho CRM.
La trattativa potrebbe richiedere il contributo dei team vendite, finanza, legale e operativo prima che la proposta possa essere finalizzata.
Invece di uscire dal CRM e configurare manualmente uno spazio di comunicazione separato, il dipendente può creare la conversazione o il canale necessario direttamente dall’ambiente di lavoro già aperto.
Questo cambia il modo in cui viene organizzata la collaborazione.
Anziché obbligare il processo aziendale ad adattarsi all’applicazione di comunicazione, lo spazio di comunicazione può essere costruito attorno al processo stesso.
Lo stesso approccio può essere utile nell’assistenza clienti, nella gestione dei progetti, nella finanza e in altri reparti dove la collaborazione nasce spesso attorno a record o attività specifiche.
Conversazioni compatte senza rinunciare alle funzioni essenziali
Le interfacce di comunicazione compatte sono comode, ma talvolta sacrificano alcune funzionalità.
Se i dipendenti devono aprire l’applicazione completa di messaggistica ogni volta che devono fare qualcosa di più di una semplice risposta, gran parte del vantaggio in termini di produttività viene meno.
Cliq Mini cerca di offrire un’esperienza più completa anche all’interno della sua interfaccia ridotta.
Gli utenti possono eseguire azioni come cercare all’interno di una conversazione, aggiungere partecipanti, consultare thread, pianificare riunioni, avviare meeting, fissare conversazioni o silenziare discussioni.
Ritrovare rapidamente decisioni precedenti
La ricerca all’interno delle singole conversazioni può essere particolarmente utile.
Immaginiamo che un team di progetto abbia preso una decisione importante alcune settimane prima, ma che nessuno ricordi esattamente quando sia stata discussa.
Senza una funzione di ricerca, i dipendenti potrebbero essere costretti a scorrere manualmente centinaia di messaggi.
La ricerca all’interno della conversazione permette invece di individuare la discussione pertinente molto più velocemente.
In questo modo, la comunicazione aziendale diventa qualcosa di simile a una risorsa di conoscenza consultabile, anziché un semplice flusso temporaneo di messaggi.
Preferenze di comunicazione coerenti in tutto Zoho
Un altro vantaggio di Cliq Mini è la coerenza che può offrire in tutto l’ecosistema Zoho.
Gli utenti possono accedere alle proprie preferenze di comunicazione e del profilo senza dover configurare ripetutamente le impostazioni in ambienti separati.
I dipendenti possono gestire opzioni come messaggi di stato, notifiche, conferme di lettura, informazioni relative all’ultimo accesso e impostazioni di traduzione.
Supportare team distribuiti e internazionali
Questi controlli sono particolarmente importanti per le organizzazioni con dipendenti che lavorano da remoto o in Paesi diversi.
Le opzioni di traduzione possono facilitare la comunicazione tra team multilingue, mentre le impostazioni delle notifiche possono aiutare i dipendenti a gestire le interruzioni nei momenti in cui hanno bisogno di maggiore concentrazione.
Per esempio, un utente che sta lavorando su un report importante potrebbe voler ridurre temporaneamente le notifiche non necessarie continuando comunque a rimanere disponibile per le comunicazioni urgenti.
Avere queste preferenze disponibili in diverse applicazioni contribuisce a creare un’esperienza di lavoro più uniforme.
Perché la comunicazione integrata è importante
L’importanza di Cliq Mini va oltre le singole funzionalità offerte.
Il concetto più ampio è che la comunicazione dovrebbe essere disponibile nello stesso ambiente in cui si svolge il lavoro.
Un dipendente che sta analizzando il record di un cliente dovrebbe poter discutere di quel cliente.
Un operatore dell’assistenza che sta esaminando un ticket dovrebbe poter contattare il collega in grado di aiutarlo a risolverlo.
Un project manager che sta controllando le attività dovrebbe poter chiedere un aggiornamento.
Un dipendente che sta modificando un documento dovrebbe poter richiedere un feedback.
Quando queste azioni possono essere eseguite senza abbandonare continuamente lo spazio di lavoro corrente, la collaborazione diventa parte integrante del processo aziendale anziché un processo separato che gli ruota intorno.
Creare uno spazio di lavoro Zoho più connesso
Zoho continua a offrire applicazioni per numerose aree aziendali, tra cui CRM, assistenza, documenti, progetti, analyticsGli analytics vengono utilizzati per i siti web, così come nei social media e nelle campagne e-mail... Leggi, finanza e collaborazione.
Con l’aumento del numero di applicazioni, diventa sempre più importante creare un’esperienza coerente tra di esse.
Cliq Mini contribuisce a creare questa connessione attraverso un livello di comunicazione che rimane disponibile indipendentemente dall’applicazione Zoho che il dipendente sta utilizzando in quel momento.
La ricerca aiuta i dipendenti a recuperare più velocemente le informazioni. Le viste dedicate rendono più semplice organizzare le conversazioni. Le Quick Actions facilitano la creazione di nuovi spazi di collaborazione. Le riunioni possono essere avviate direttamente dalle discussioni, mentre le preferenze di comunicazione rimangono coerenti in tutto l’ambiente.
Insieme, queste funzionalità aiutano le diverse applicazioni Zoho a sembrare parti di un unico ambiente di lavoro connesso.
Conclusione
Zoho Cliq Mini rappresenta un approccio pratico a una delle sfide più comuni degli ambienti di lavoro digitali moderni: l’elevato numero di strumenti e i continui passaggi da un’applicazione all’altra.
Invece di trattare la comunicazione come un’altra applicazione separata che i dipendenti devono aprire e gestire continuamente, Cliq Mini integra la collaborazione direttamente negli ambienti in cui stanno già lavorando.
Questo può ridurre i cambi di contesto non necessari, rendere le informazioni più facili da recuperare, semplificare la gestione delle comunicazioni e aiutare i team a passare più naturalmente dai messaggi alle riunioni e alle attività collaborative.
Per le aziende che utilizzano già più applicazioni Zoho, il valore principale di Cliq Mini può quindi essere la sua capacità di collegare queste applicazioni attraverso la comunicazione.
Anziché diventare un ulteriore strumento da gestire, Cliq Mini può funzionare come un livello di collaborazione sempre disponibile, capace di accompagnare i dipendenti durante l’intera giornata lavorativa e di mantenere le conversazioni collegate alle attività, ai clienti, ai progetti e alle decisioni più importanti.
© Crediti d’immagine a Landiva Weber
CERCHI UNA SOLUZIONE UNICA PER LA TUA CRESCITA DIGITALE?
