Gli ambienti di lavoro moderni sono già ricchi di strumenti digitali. I dipendenti utilizzano piattaforme di messaggistica, software per videoconferenze, email, sistemi di archiviazione documentale, CRMLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi, applicazioni di project management e molti altri servizi durante la giornata. Per molte aziende, la sfida non è più trovare un’altra applicazione da aggiungere al proprio ecosistema digitale. Il vero obiettivo è fare in modo che gli strumenti già disponibili lavorino insieme in modo più naturale.
È proprio questa la direzione intrapresa da Zoho Cliq 7.0.
L’ultima versione della piattaforma di comunicazione aziendale di Zoho punta a ridurre le difficoltà quotidiane, invece di sovraccaricare gli utenti con funzionalità inutilmente complesse. L’aggiornamento introduce miglioramenti pensati per aiutare i dipendenti a comunicare in modo più chiaro, restare concentrati durante le riunioni, gestire attività ricorrenti e collaborare senza dover passare continuamente da un’applicazione all’altra.
Per le organizzazioni che utilizzano già l’ecosistema Zoho, questi miglioramenti possono rendere Cliq una componente sempre più importante dell’ambiente di lavoro quotidiano.
Riunioni meno invasive e più produttive
Le riunioni online sono diventate una parte normale della giornata lavorativa, ma possono anche interrompere la produttività. Spesso i dipendenti devono continuare a lavorare mentre partecipano a una conversazione.
Durante una riunione di progetto, ad esempio, potrebbe essere necessario aprire la scheda di un cliente in Zoho CRM, controllare un’email, consultare un documento archiviato in Zoho WorkDrive o verificare informazioni all’interno di un’altra applicazione. Le tradizionali interfacce per videoconferenze possono rendere tutto questo più complicato, perché la finestra della riunione compete con gli altri strumenti necessari per lavorare.
Riunioni in modalità picture-in-picture
Zoho Cliq 7.0 affronta questo problema con un’esperienza picture-in-picture migliorata.
Le videoriunioni possono rimanere visibili attraverso la barra Cliq Mini mentre l’utente si sposta tra le altre applicazioni Zoho. In questo modo, i dipendenti possono continuare a seguire la conversazione mentre svolgono attività correlate.
Durante le chiamate è inoltre possibile fissare il video di uno specifico partecipante, così da mantenere visibili gli interlocutori principali senza dover dedicare l’intero schermo alla riunione.
Ad esempio, un commerciale può restare in una call con il proprio team mentre controlla un’opportunità in Zoho CRM. Un project manager può consultare un documento durante una discussione senza perdere di vista i partecipanti alla riunione.
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Condivisione dello schermo più interattiva
La condivisione dello schermo è uno degli strumenti più utilizzati nella collaborazione a distanza. Permette ai team di mostrare software, spiegare report, revisionare progetti, risolvere problemi tecnici e organizzare sessioni formative.
Tuttavia, mostrare semplicemente uno schermo non è sempre sufficiente per comunicare in modo chiaro.
Un relatore potrebbe trovarsi a dire frasi come “guardate il pulsante in alto a destra” oppure “controllate la terza colonna della tabella”. Queste indicazioni possono diventare poco chiare, soprattutto quando le informazioni presentate sono complesse.
Annotazioni durante la condivisione dello schermo
Cliq 7.0 introduce le annotazioni durante la condivisione dello schermo, consentendo ai partecipanti di evidenziare determinate aree e aggiungere note direttamente durante una presentazione.
Questo può rendere le riunioni molto più semplici da seguire.
Durante una dimostrazione software, ad esempio, un formatore può evidenziare esattamente dove l’utente deve cliccare. In una revisione di progetto, un responsabile può indicare direttamente una sezione di una dashboard che richiede attenzione. Durante un’attività di troubleshooting tecnico, i partecipanti possono identificare immediatamente l’elemento dell’interfaccia che sta causando il problema.
Questi piccoli riferimenti visivi possono ridurre i fraintendimenti e abbreviare le discussioni, rendendo immediatamente chiaro l’oggetto della conversazione.
Una comunicazione quotidiana più efficace
Le piattaforme di messaggistica aziendale non vengono più utilizzate soltanto per brevi conversazioni. Sempre più spesso i team le utilizzano per condividere istruzioni di progetto, aggiornamenti, informazioni tecniche, annunci, assegnazioni di attività e comunicazioni relative ai clienti.
Man mano che la messaggistica diventa più importante per le operazioni aziendali, cresce anche la necessità di organizzare le informazioni in maniera chiara.
Un editor dei messaggi più flessibile
Zoho Cliq 7.0 migliora il proprio editor dei messaggi introducendo migliori opzioni di formattazione.
Gli utenti possono utilizzare più facilmente:
- Testo in grassetto
- Corsivo
- Sottolineato
- Elenchi numerati
- Elenchi puntati
È inoltre possibile fare l’escape del Markdown quando si desidera visualizzare il testo esattamente come è stato scritto, senza applicare automaticamente la formattazione.
Queste funzionalità possono rendere i messaggi più lunghi o dettagliati molto più semplici da comprendere.
Ad esempio, invece di inviare un lungo paragrafo con i prossimi passaggi di un progetto, un responsabile può organizzare le informazioni in un elenco chiaro di attività. Scadenze o istruzioni importanti possono essere evidenziate in modo da ridurre il rischio che vengano ignorate.
Zoho ha migliorato anche le prestazioni degli emoji, permettendo ai suggerimenti di apparire più rapidamente durante la digitazione. Sebbene possa sembrare una modifica secondaria, un’interazione più fluida contribuisce a migliorare l’esperienza generale di comunicazione.
Una gestione più intelligente dei messaggi fuori ufficio
Una delle situazioni più comuni che generano rallentamenti sul lavoro si verifica quando un dipendente prova a contattare una persona che non è disponibile.
Qualcuno potrebbe inviare un messaggio o menzionare un collega in un canale senza sapere che quella persona è in ferie, impegnata in un evento o temporaneamente assente. In questi casi può trascorrere molto tempo prima che il team scopra che avrebbe dovuto rivolgersi a un’altra persona.
Risposte automatiche in più tipi di conversazione
Cliq 7.0 amplia le funzionalità delle risposte automatiche fuori ufficio, estendendole oltre i semplici messaggi diretti.
Il sistema può ora rispondere anche quando un dipendente assente viene menzionato all’interno di canali o conversazioni di gruppo.
Gli utenti possono inoltre configurare messaggi differenti in base al contesto, ad esempio per:
- Messaggi diretti
- Canali interni
- Utenti esterni
- Canali esterni
In questo modo, il messaggio automatico può essere molto più utile di una semplice notifica del tipo “Non sono disponibile”.
Ad esempio, una risposta fuori ufficio può indicare la data di rientro del dipendente e fornire il nome di un collega da contattare in caso di urgenza.
Questa funzionalità può essere particolarmente utile per le aziende internazionali. I team che lavorano in paesi e fusi orari differenti devono spesso gestire orari di lavoro, festività e disponibilità diverse. Le risposte automatiche possono aiutare i colleghi a sapere immediatamente come procedere senza attendere inutilmente.
Gestire le attività ricorrenti direttamente in Cliq
Molte attività lavorative si ripetono con regolarità.
I dipendenti possono dover preparare report settimanali, controllare i progetti ogni venerdì, contattare periodicamente i clienti, eseguire verifiche amministrative o completare approvazioni ricorrenti.
Il problema è che queste responsabilità sono spesso distribuite tra diversi strumenti. Alcune attività vengono registrate nel calendario, altre in appunti, email, sistemi di task management o semplici messaggi in chat.
Promemoria ricorrenti
Zoho Cliq 7.0 introduce i promemoria ricorrenti, che possono essere configurati direttamente all’interno della piattaforma.
Gli utenti possono impostare intervalli personalizzati in base alla frequenza dell’attività e completare le singole occorrenze senza eliminare l’intero promemoria ricorrente.
Questo rende la funzionalità adatta alle attività che devono continuare nel tempo.
Un sales manager, ad esempio, può creare un promemoria per controllare la pipeline commerciale ogni lunedì. Un consulente può impostare un follow-up ricorrente con un cliente. Un responsabile operativo può ricevere ogni mese un promemoria per verificare determinati dati amministrativi.
Portando questi promemoria all’interno dello stesso ambiente in cui avviene la comunicazione, Cliq può contribuire a ridurre il rischio che le attività periodiche vengano dimenticate.
Un ambiente di lavoro più sicuro e strutturato
La comunicazione digitale comporta anche alcune sfide legate alla condotta sul posto di lavoro.
Le organizzazioni hanno bisogno di procedure chiare per gestire messaggi che potrebbero violare le policy aziendali o contenere contenuti inappropriati.
Cliq 7.0 introduce ulteriori funzionalità di moderazione pensate proprio per rispondere a questa esigenza.
Segnalazione dei messaggi potenzialmente inappropriati
Gli amministratori possono attivare una funzionalità che consente ai dipendenti di segnalare messaggi che potrebbero violare le policy interne.
Le segnalazioni vengono inoltrate tramite l’Approvals bot di Zoho all’amministratore competente per la revisione.
In questo modo viene creato un processo più strutturato per gestire eventuali problemi nella comunicazione aziendale.
Invece di lasciare ai dipendenti la responsabilità di decidere autonomamente come segnalare un messaggio problematico, l’organizzazione può definire una procedura ufficiale.
Per le aziende di grandi dimensioni o con team distribuiti, avere un processo coerente può facilitare l’applicazione delle policy di comunicazione interna.
Piccoli miglioramenti possono generare grandi vantaggi
Uno degli aspetti più interessanti di Zoho Cliq 7.0 è che molti dei miglioramenti introdotti sono relativamente semplici.
Riunioni picture-in-picture, annotazioni sullo schermo, migliore formattazione dei messaggi, promemoria ricorrenti, risposte fuori ufficio più complete e strumenti di segnalazione potrebbero non trasformare singolarmente il funzionamento di un’organizzazione.
Tuttavia, i dipendenti interagiscono con gli strumenti di comunicazione decine o addirittura centinaia di volte nel corso di una giornata lavorativa.
Piccole interruzioni ripetute continuamente possono trasformarsi progressivamente in un problema significativo di produttività.
Ridurre la necessità di cambiare applicazione, rendere i messaggi più facili da comprendere, migliorare le interazioni durante le riunioni e comunicare automaticamente la disponibilità dei dipendenti può far risparmiare tempo all’intera organizzazione.
Zoho Cliq sta diventando più di una semplice piattaforma di messaggistica
La direzione intrapresa da Cliq 7.0 riflette un cambiamento importante nel mondo dei software di comunicazione aziendale.
Le piattaforme di messaggistica stanno diventando sempre più dei veri e propri ambienti di lavoro centrali, nei quali conversazioni, riunioni, attività, notifiche e applicazioni aziendali vengono integrate tra loro.
Per le organizzazioni che utilizzano già strumenti come Zoho CRM, Zoho WorkDrive e altre applicazioni dell’ecosistema Zoho, Cliq può diventare il livello di comunicazione che collega molte di queste attività.
Invece di costringere i dipendenti a passare continuamente da un’applicazione scollegata all’altra, la comunicazione può rimanere più vicina al lavoro che deve essere effettivamente svolto.
Conclusione
Zoho Cliq 7.0 dimostra che migliorare la produttività aziendale non significa necessariamente aggiungere nuovi software.
A volte, i miglioramenti più importanti derivano dalla capacità di eliminare piccoli ostacoli dagli strumenti che i dipendenti utilizzano già.
Rendendo le riunioni più facili da gestire, migliorando la condivisione dello schermo, offrendo una formattazione dei messaggi più chiara, ampliando l’automazione delle risposte fuori ufficio, introducendo promemoria ricorrenti e offrendo strumenti di moderazione più strutturati, Cliq 7.0 punta a rendere la collaborazione quotidiana più semplice e fluida.
Per le aziende che utilizzano Zoho, questo aggiornamento rafforza il ruolo di Cliq come qualcosa di più di una semplice applicazione di chat interna. La piattaforma si sta evolvendo verso un ambiente di lavoro connesso, progettato per integrare comunicazione, collaborazione e attività aziendali quotidiane.
In definitiva, il valore di Cliq 7.0 risiede soprattutto nella sua attenzione verso miglioramenti concreti e pratici. Invece di chiedere ai dipendenti di cambiare completamente il proprio modo di lavorare, Zoho punta a rendere più semplice, chiaro e meno frammentato il lavoro che svolgono già ogni giorno.
© Crediti d’immagine a Landiva Weber
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