Riunioni Aziendali con Zoho Meeting

Prendi il Comando delle Tue Riunioni

Nell’era digitale, viaggiare per lunghe distanze per riunioni aziendali è sempre più inutile, soprattutto quando quasi tutti hanno accesso a Internet. Sprecare tempo, energia e risorse solo per partecipare a una riunione di persona sembra impraticabile. Anche se alcune persone potrebbero non avere accesso a Internet, è ragionevole presumere che la maggior parte dei partecipanti alle riunioni aziendali lo abbia.

Tenere e partecipare a riunioni online è conveniente, economico, ecologico ed efficiente. Anche se alcuni potrebbero resistere, preoccupazioni simili sono state sollevate quando il telefono è stato introdotto per la prima volta e visto come strano e scomodo.

Nonostante i chiari vantaggi delle riunioni virtuali, molti preferiscono ancora le riunioni di persona. Questo è come dire: “Invece di chiamarli, passerò semplicemente dal loro ufficio.” Anche se le riunioni di persona possono essere più produttive a volte, sono costose e richiedono tempo per essere organizzate, soprattutto quando si ha a che fare con colleghi in diverse parti del mondo.

Introduzione a Zoho Meeting

Zoho Meeting è un programma basato su cloud che va oltre la semplice organizzazione di riunioni online. È uno dei migliori strumenti per riunioni aziendali, presentazioni e assistenza remota. Utilizzando le funzionalità di Zoho Meeting, la tua azienda può ridurre significativamente la necessità di numerose riunioni di persona.

Caratteristiche Principali di Zoho Meeting

Con Zoho Meeting, puoi:

• Ospitare conferenze web e riunioni con un numero illimitato di partecipanti, inclusi sessioni gratuite uno a uno.
• Partecipare a più riunioni contemporaneamente.
• Garantire una sessione sicura con connessioni SSL.
• Utilizzare la condivisione del desktop per presentazioni e dimostrazioni.
• Condurre sessioni di assistenza clienti utilizzando le funzionalità di condivisione del desktop e supporto remoto.
• Mostrare il tuo lavoro con un team di presentatori da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
• Permettere agli utenti del sito web di interagire con i tuoi elementi tramite sessioni di riunione integrate.
• Integrare con strumenti di conferenza audio per utenti negli Stati Uniti e nell’UE.
• Supportare le chiamate in uscita tramite Skype (http://www.skype.com).

Zoho Meeting elimina i vincoli geografici e temporali dalle tue conversazioni. Che tu sia a New York City o nel tuo salotto, puoi partecipare a una sessione di presentazione in diretta che si svolge nel tuo ufficio di Londra. Il presentatore può condividere grafici analitici o qualsiasi contenuto tramite la condivisione dello schermo del PC, permettendoti di prendere il controllo della riunione se necessario.

In alternativa, il tuo team di supporto può avviare una sessione di assistenza remota, prendendo il controllo del dispositivo del cliente per risolvere i problemi da remoto quando i clienti contattano il tuo servizio di assistenza per la risoluzione dei problemi.

Come Iniziare con Zoho Meeting

Puoi accedere a Zoho Meeting su Zoho Meeting o all’interno di Zoho BusinessLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi. Dopo il login, vieni accolto da un’interfaccia utente semplice che ti porta alla homepage di Meeting.

Creare una Nuova Riunione

Per configurare una nuova sessione di riunione in cui sarai il presentatore designato:

1. Nella homepage, clicca su Crea Riunione.
2. Compila il modulo Crea Riunione con i dettagli della riunione:
   • Decidi una data e un argomento per la riunione.
   • Aggiungi alcune righe che descrivano gli argomenti dell’agenda della riunione.
   • Usa l’ID email del presentatore come predefinito. Per la chat vocale, puoi scegliere Skype e inserire un vero ID Skype.
   • Sotto “Conferenza Audio,” scegli Zoho Audio.
   • Imposta il Trasferimento del Controllo su Prompt, assicurando che i partecipanti richiedano il permesso per prendere il controllo.

Clicca su Crea per procedere. I dettagli della riunione appariranno nel sommario sulla pagina successiva. Anche se la riunione è stata configurata, non è ancora in diretta.

Per avviare la riunione, clicca sull’icona di avvio. L’area Chiave della Riunione consente ai partecipanti non invitati di unirsi alla riunione. Puoi sincronizzare la data e l’ora della riunione con il tuo calendario Google, Yahoo! o Microsoft Outlook aggiungendola al tuo programma.

Quando clicchi su Meeting, si aprirà una finestra supplementare con lo strumento che gestirà la riunione per tuo conto. Questo strumento verrà installato automaticamente e richiede il tuo permesso per avviarsi.

Sicurezza e Installazione

L’utilità, un’applet Java, verrà installata se stai utilizzando Safari o Firefox. Le applet Java sono piccole applicazioni che vengono eseguite sul tuo computer per eseguire compiti che le funzioni standard del browser non possono gestire. Verifica sempre la fonte di un’applet prima di affidarti ad essa.

Se stai utilizzando Internet Explorer, verrà installato un controllo ActiveX. I controlli ActiveX funzionano in modo simile alle applet Java, ma sono esclusivi per Internet Explorer. Vedrai una barra nella parte superiore della finestra dove puoi cliccare su Installa Controllo ActiveX.

Una volta autorizzato l’applet o il componente ActiveX, la finestra di Meeting e la barra della riunione appariranno nella parte inferiore dello schermo. Assicurati di non chiudere nessuna di queste finestre durante la riunione.

Tutti i partecipanti alla riunione possono ora vedere cosa c’è sul tuo schermo, permettendoti di condividere presentazioni o documenti all’istante.

Conclusione

Zoho Meeting è uno strumento potente per le aziende moderne, consentendo riunioni online efficienti ed efficaci, presentazioni e sessioni di assistenza remota. Sfruttando le sue funzionalità, puoi ridurre significativamente la necessità di riunioni di persona, risparmiando tempo, energia e risorse, mantenendo al contempo la produttività e la collaborazione.

© Crediti d’immagine a Karen Laårk Boshoff