Sfruttare le Procedure di Approvazione e la Funzionalità Blueprint di Zoho CRM

Nell’ambiente aziendale odierno, ottimizzare le operazioni per efficienza e precisione è fondamentale. Le organizzazioni cercano costantemente di migliorare i propri processi per risparmiare tempo, ridurre gli errori e garantire il rigoroso rispetto delle procedure stabilite. In questo articolo approfondiremo queste funzionalità e scopriremo come possono trasformare le operazioni aziendali.

Introduzione alle Procedure di Approvazione

Le procedure di approvazione svolgono un ruolo cruciale nelle organizzazioni moderne, garantendo che le decisioni significative avvengano in modo strutturato, controllato e responsabile. Che si tratti di approvare contratti, gestire spese o gestire transazioni cruciali, un processo di approvazione razionalizzato è indispensabile. La funzionalità Procedure di Approvazione di Zoho CRMLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi fornisce un approccio sistematico per gestire ed automatizzare questi flussi di lavoro di approvazione.

Ottimizzazione del Processo di Approvazione

Iniziamo immaginando uno scenario in cui il Direttore Vendite della vostra azienda deve autorizzare un contratto prima che proceda alla fase di quotazione. Tradizionalmente, ottenere tali approvazioni potrebbe comportare una serie di e-mail, telefonate e processi manuali, che portano a ritardi, potenziali errori e confusione.

Le Procedure di Approvazione di Zoho CRM vi consentono di semplificare questo processo, garantendo che il Direttore Vendite fornisca l’autorizzazione scritta prima che un contratto possa avanzare alla fase di quotazione. Ora, esploriamo come stabilire una procedura di approvazione efficiente passo dopo passo:

Passo 1: Accesso alle Procedure di Approvazione

1. Navigazione: Iniziate navigando su “Impostazioni” ➤ “Configurazione” ➤ “Automazione” ➤ “Procedure di Approvazione.”
2. Creazione di un Nuovo Processo: Trovate un elenco di procedure di approvazione esistenti, se ce ne sono, e createne una nuova cliccando sul pulsante “Nuova Procedura di Approvazione.”

Passo 2: Configurazione del Processo di Approvazione

3. Compilazione dei Dettagli: Nel modulo “Nuova Procedura di Approvazione,” compilare i dettagli necessari. Ciò include specificare quando il processo di approvazione dovrebbe iniziare, di solito quando un contratto viene aggiornato.
4. Aggiunta di Regole: Aggiungete regole al processo cliccando su “Aggiungi Regola a questo processo.” Queste regole definiscono le condizioni che attivano il processo di approvazione.

Passo 3: Definizione dei Criteri della Regola

5. Stabilire i Criteri della Regola: Stabilite i criteri della regola selezionando quali record saranno influenzati da questo processo di approvazione. Nel nostro esempio, scegliete il campo “Stato” come campo, “è” come operatore e “Proposta/Preventivo di Prezzo” come valore.
6. Designare gli Approvatori: Designate uno o più approvatori. Gli utenti o i ruoli specifici possono essere designati come approvatori, garantendo che le persone giuste siano responsabili per l’approvazione.

Passo 4: Azioni Post-Approvazione

7. Azioni Post-Approvazione: Procedete alla Sezione 3 della configurazione, che gestisce le azioni da intraprendere dopo l’approvazione (Figura 7-46). Qui è possibile configurare cosa dovrebbe accadere all’interno del CRM quando una procedura viene accettata. Queste azioni possono essere personalizzate per ciascun approvatore.

Passo 5: Gestione di Approvatori Multipli

8. Gestire Approvatori Multipli: Se sono coinvolti approvatori multipli nella catena di approvazione, create passaggi aggiuntivi in modo che il processo possa gestire tutte le approvazioni necessarie.

Passo 6: Completamento della Procedura di Approvazione

9. Finalizzazione del Processo: Configurate i passaggi che verranno eseguiti solo quando tutti gli approvatori nella catena avranno dato il loro consenso. Ciò garantisce un flusso di lavoro completo e strutturato.
10. Configurazione delle Azioni: Continuate a configurare le azioni secondo necessità e procedete alla sezione 4.

Passo 7: Azioni in Caso di Rifiuto

11. Gestire i Rifiuti: Specificate le azioni da intraprendere quando la richiesta di approvazione viene rifiutata nella sezione 4, “Azioni in Caso di Rifiuto.”
12. Criteri di Rifiuto: Impostate “Necessita di Revisione Aggiuntiva” come valore di rifiuto, indicando che la richiesta richiede un’ulteriore verifica.
13. Salvataggio delle Regole: Salvate le regole e testate attentamente il processo di approvazione per assicurarvi che funzioni come previsto.

Passo 8: Salvataggio della Procedura di Approvazione

14. Finalizzazione del Processo: Una volta configurato l’intero processo di approvazione, salvatelo cliccando il pulsante “Salva,” rendendolo pronto per l’implementazione.

Seguendo attentamente questi passaggi, è possibile creare una procedura di approvazione robusta ed automatizzata che garantisca che ogni contratto segua il flusso di lavoro designato e riceva le necessarie approvazioni prima di procedere ulteriormente.

Piano di Progettazione

I processi aziendali efficaci costituiscono la base di qualsiasi organizzazione di successo, coprendo vari aspetti delle operazioni quotidiane come vendite, approvvigionamenti, finanza e logistica. L’intera azienda è responsabile della regolamentazione e dell’ulteriore sviluppo di tutti questi sottosistemi per raggiungere obiettivi sia a breve che a lungo termine. Tuttavia, seguire questi processi può essere impegnativo, in particolare con personale meno esperto.

Nonostante le mappe dei processi e la formazione siano utili, immaginate una tecnologia che possa guidare i dipendenti in ogni fase del processo. Fortunatamente, Zoho CRM ha recentemente rilasciato Blueprint, un nuovo prodotto che offre questa funzionalità.

Progettare una Blueprint

Con Blueprint, è possibile creare procedure che guidino gli utenti attraverso le fasi di qualsiasi processo aziendale. Prendiamo ad esempio la gestione dei contatti iniziali con i potenziali clienti. Ogni contatto può trovarsi in uno dei sei stati predefiniti, tra cui “pre-qualificato,” “non contattato,” “tentativo di contatto,” “contattato in futuro,” “lead scartato” e “lead perso.”

Il nostro obiettivo è imporre una sequenza specifica di eventi senza consentire all’utente di modificare liberamente lo “Stato del Lead.” Per creare una procedura Blueprint, seguite questi passaggi:

Passo 1: Accesso a Blueprint

15. Navigazione: Iniziate navigando su “Impostazioni” ➤ “Configurazione” ➤ “Automazione” ➤ “Blueprint” per accedere alla pagina Blueprint.
16. Creazione di una Nuova Blueprint: Trovate la pagina Blueprint e cliccate il pulsante “Crea Blueprint” per iniziare la creazione della procedura.

Passo 2: Configurazione di Blueprint

17. Compilazione dei Dettagli: Nel modulo “Nuova Blueprint,” compilare i dettagli necessari, come il nome, il gruppo di utenti, e il layout standard.
18. Definizione dei Prerequisiti: Configurate i prerequisiti, ad esempio che l’utente che modifica lo “Stato del Lead” deve essere un utente connesso.

Passo 3: Progettazione della Blueprint

19. Progettazione Visiva: La Blueprint visualizza gli stati possibili del processo, che corrispondono agli stati del campo “Lead Source.” Per aggiungere uno stato, trascinate il relativo stato dalla lista sulla mappa.
20. Connettere gli Stati: Collegate gli stati con linee per definire il flusso tra di essi. Ogni rettangolo rappresenta una fase del processo e le linee mostrano come tutto è collegato.

Passo 4: Definizione delle Transizioni

21. Definizione delle Transizioni: Ora, stabilite come i lead passeranno tra gli stati. Aggiungete transizioni tra gli stati e assegnate loro nomi significativi.

Passo 5: Azioni Durante le Transizioni

22. Azioni Durante le Transizioni: Configurate cosa dovrebbe accadere quando un utente effettua una transizione. Ad esempio, potete richiedere agli utenti di registrare note o completare determinati campi.

Passo 6: Azioni Dopo le Transizioni

23. Azioni Dopo le Transizioni: Configurate cosa dovrebbe accadere dopo che un utente ha effettuato una transizione. Queste azioni possono includere l’invio di e-mail, la creazione di attività o l’aggiornamento di campi.

Passo 7: Salvataggio della Blueprint

24. Salvataggio della Blueprint: Una volta completata la procedura Blueprint, assicuratevi di salvarla cliccando il pulsante “Salva.”

La Blueprint ora guiderà gli utenti attraverso il processo di contattare e gestire i lead, garantendo che ogni passaggio venga seguito con precisione. Questo è solo un esempio delle possibilità offerte da Blueprint; è possibile creare procedure per qualsiasi aspetto delle operazioni aziendali.

Esecuzione dei Piani

Con l’implementazione di Procedure di Approvazione e Blueprint di Zoho CRM, le organizzazioni possono ottimizzare i propri processi aziendali, aumentare l’efficienza e ridurre gli errori. Automatizzando i flussi di lavoro di approvazione e guidando gli utenti attraverso processi complessi, queste funzionalità contribuiscono in modo significativo al raggiungimento degli obiettivi aziendali, sia a breve che a lungo termine. L’adozione di soluzioni basate sulla tecnologia come queste è fondamentale nell’attuale panorama aziendale dinamico e competitivo.

Per massimizzare ulteriormente i vantaggi di Zoho CRM, è consigliabile esplorare altre funzionalità e integrazioni che completano queste funzionalità, garantendo che la vostra organizzazione operi senza intoppi ed efficientemente, portando in ultima analisi a un aumento della produttività e del successo.

Utilizzo dei Rapporti delle Blueprint

È possibile valutare come vengono utilizzate le procedure correnti mediante l’esame dei rapporti e delle statistiche fornite da Blueprint. La scheda “Utilizzo” della pagina Blueprint è il luogo in cui è possibile ottenere rapporti sull’utilizzo.

I report di esempio includono “Frequenza delle Transizioni,” che fornisce un grafico a barre che mostra la frequenza delle transizioni per ciascuna fase di una determinata Blueprint.

Ottenere una panoramica di queste metriche vi permetterà di creare una mappa dei processi più accurata, individuando i punti di maggiore carico e identificando le fasi in cui i processi vengono interrotti o eseguiti in modo non ottimale.

Andando oltre, questi report possono anche aiutarvi a migliorare i vostri processi effettivi, individuando e risolvendo problemi come i colli di bottiglia. Infatti, le Blueprint CRM e gli altri flussi di lavoro devono riflettere le procedure aziendali effettive.

In conclusione, sfruttare al massimo le funzionalità di Procedure di Approvazione e Blueprint di Zoho CRM può trasformare il modo in cui la vostra azienda gestisce le operazioni e i flussi di lavoro critici. Questi strumenti consentono di aumentare l’efficienza, ridurre gli errori e assicurare che ogni passo venga seguito in modo accurato. Con l’aggiunta di rapporti e statistiche, avete anche un quadro chiaro di come i vostri processi vengono utilizzati e come migliorarli ulteriormente per il successo a lungo termine dell’azienda.

©Crediti d’immagine a Steve Johnson