Le firme elettroniche sono diventate una componente essenziale delle moderne attività aziendali. Contratti, accordi di riservatezza, documenti fornitori, moduli HR, accordi commerciali e documenti di approvazione possono oggi essere completati digitalmente, senza dover ricorrere a stampa, scansione o documentazione cartacea.
Per molte organizzazioni, però, la vera difficoltà non consiste nell’adottare per la prima volta una soluzione di firma elettronica. Il problema emerge quando si decide di cambiare piattaforma dopo anni di utilizzo di un sistema già consolidato.
Le aziende che utilizzano Docusign, ad esempio, possono aver accumulato nel tempo una vasta libreria di template riutilizzabili, contenenti campi accuratamente posizionati, ruoli dei destinatari, requisiti di firma e altre impostazioni relative ai workflow.
Ricreare manualmente tutti questi template può rendere il passaggio a un altro fornitore molto più complesso, al punto da spingere alcune aziende a mantenere la soluzione attuale semplicemente per evitare il lavoro legato alla migrazione.
Zoho Sign affronta questo problema offrendo alle aziende la possibilità di migrare i template Docusign esistenti direttamente all’interno di Zoho Sign.
Questa funzionalità può ridurre in modo significativo il lavoro necessario per cambiare piattaforma di firma elettronica, aiutando al tempo stesso le organizzazioni a preservare i processi documentali già utilizzati quotidianamente.
Perché i template di firma elettronica sono importanti per le aziende
I template rappresentano uno degli elementi più importanti di una piattaforma di firma elettronica.
Senza template, i dipendenti potrebbero dover configurare manualmente i documenti ogni volta che devono inviarli per la firma. Sarebbe necessario aggiungere ripetutamente campi firma, date, campi di testo, informazioni sui destinatari e istruzioni, anche quando si utilizza sempre lo stesso tipo di documento.
I template rendono questo processo molto più efficiente.
Trasformare i documenti ricorrenti in workflow riutilizzabili
Immaginiamo un’azienda che invia regolarmente contratti di lavoro ai nuovi dipendenti.
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Il documento potrebbe richiedere sempre:
- La firma del dipendente
- La firma di un responsabile HR
- Il nome completo del dipendente
- La data di inizio del rapporto di lavoro
- La data di firma dell’accordo
Invece di configurare questi campi da zero ogni volta che viene assunto un nuovo dipendente, il team HR può creare un template riutilizzabile.
Lo stesso principio può essere applicato a molti altri reparti.
I team commerciali possono utilizzare contratti di servizio standard. Gli uffici acquisti possono affidarsi a contratti per i fornitori. I reparti legali possono inviare regolarmente accordi di riservatezza, mentre i team finanziari possono utilizzare documenti di approvazione o moduli di autorizzazione.
Con il tempo, la libreria di template di un’azienda può quindi trasformarsi in una parte importante della propria infrastruttura operativa.
Perché cambiare piattaforma di firma elettronica può essere complesso
Le aziende valutano spesso soluzioni software alternative perché cercano funzionalità differenti, migliori integrazioni, una gestione più semplice o uno stack tecnologico più coerente con il resto dell’organizzazione.
Tuttavia, anche quando un’altra piattaforma sembra essere più adatta, la migrazione può rappresentare una delle principali criticità.
Il lavoro nascosto dietro la ricostruzione dei template
Spostare i documenti è relativamente semplice. Trasferire invece tutta la logica che si trova dietro quei documenti è molto più complesso.
Un template può contenere molto più del semplice file PDF o documento originale.
Può includere:
- Più ruoli destinatario
- Campi firma e sigla
- Campi di testo e data
- Informazioni obbligatorie o facoltative
- Posizionamento preciso dei campi
- Un workflow di firma predefinito
Se un’azienda dispone di decine o centinaia di template, ricreare manualmente ogni configurazione può richiedere un notevole sforzo amministrativo.
Il progetto di migrazione può inoltre richiedere la verifica di ogni documento ricostruito prima di poterlo utilizzare in sicurezza con clienti, dipendenti o fornitori.
Questo lavoro aggiuntivo può diventare uno dei motivi principali per cui un’azienda decide di rimandare o evitare il passaggio a un’altra piattaforma.
Come Zoho Sign semplifica la migrazione dei template Docusign
La funzionalità di migrazione dei template introdotta da Zoho Sign è pensata per rendere questa transizione più semplice.
Invece di chiedere alle organizzazioni di ricostruire manualmente l’intera libreria, le aziende possono esportare i template esistenti da Docusign e importarli direttamente in Zoho Sign.
Migrare i template tramite un file ZIP
Il processo di migrazione utilizza un file ZIP contenente i template Docusign esportati.
Questo file può essere importato in Zoho Sign, dove le informazioni supportate vengono convertite nel formato utilizzato dalla piattaforma.
Una volta completata la migrazione, i template importati diventano disponibili all’interno della sezione Template di Zoho Sign.
I team possono quindi verificarli e utilizzarli per i successivi workflow di firma.
Quali elementi possono essere mantenuti durante la migrazione?
Durante il processo è possibile trasferire diversi elementi importanti dei template esistenti.
Tra questi rientrano il contenuto del documento e la struttura del template, così come i ruoli dei destinatari utilizzati nel processo di firma.
Possono inoltre essere mantenute le configurazioni dei campi e la loro posizione all’interno dei documenti.
Questo aspetto è particolarmente utile perché il posizionamento dei campi rappresenta spesso una delle attività più lunghe quando si ricostruiscono manualmente i template.
Se un contratto contiene numerosi campi di testo, firme, date e sigle distribuiti su diverse pagine, ricreare ogni elemento singolarmente può diventare rapidamente un’attività molto ripetitiva.
La possibilità di preservare queste configurazioni permette quindi alle aziende di partire da una base già consolidata dopo la migrazione.
Ridurre il lavoro manuale e i rischi della migrazione
Il risparmio di tempo rappresenta uno dei vantaggi più evidenti della migrazione automatizzata dei template, ma la riduzione delle attività manuali offre anche un altro beneficio importante: una maggiore coerenza.
Evitare errori durante la ricostruzione dei template
Quando i dipendenti ricreano manualmente un template, possono facilmente verificarsi piccoli errori.
Un campo obbligatorio potrebbe essere dimenticato. Una firma potrebbe essere posizionata nella sezione sbagliata. Un ruolo destinatario potrebbe essere assegnato alla persona errata oppure un campo precedentemente obbligatorio potrebbe diventare facoltativo.
Nei processi caratterizzati da grandi volumi di documenti, anche piccoli errori possono causare ritardi o confusione.
Immaginiamo, ad esempio, un contratto con un fornitore nel quale il campo firma del rappresentante legale venga accidentalmente assegnato al fornitore anziché all’approvatore interno dell’azienda.
L’errore potrebbe non essere individuato fino a quando il documento non raggiunge la persona sbagliata.
Trasferendo le configurazioni esistenti, le aziende possono preservare buona parte della struttura già testata e utilizzata nei processi reali.
I template dovrebbero comunque essere verificati dopo la migrazione, ma i team possono partire da una configurazione già esistente anziché ricostruire tutto da zero.
Garantire la continuità operativa durante la transizione
Le migrazioni software funzionano meglio quando i dipendenti possono continuare a svolgere le proprie attività senza interruzioni significative.
Per le organizzazioni che dipendono fortemente dagli accordi digitali, perdere temporaneamente l’accesso ai template utilizzati più frequentemente potrebbe influenzare i processi commerciali, HR, di acquisto o amministrativi.
La migrazione dei template può contribuire a ridurre questo tipo di interruzione.
Un cambiamento più graduale per i team interni
Invece di introdurre contemporaneamente un nuovo sistema e una libreria di documenti completamente ricostruita, le organizzazioni possono mantenere strutture documentali familiari mentre i dipendenti imparano a utilizzare la nuova piattaforma.
Questo può rendere la transizione più semplice anche per gli utenti.
Un commerciale, ad esempio, potrebbe continuare a riconoscere lo stesso modello di contratto, anche se il documento viene ora inviato tramite Zoho Sign anziché Docusign.
Questa continuità può ridurre l’impatto operativo della migrazione.
Considerare la sicurezza durante la migrazione dei template
Quando i documenti aziendali vengono trasferiti da una piattaforma a un’altra, è importante valutare anche la gestione dei file utilizzati durante il processo.
Secondo Zoho, il file ZIP caricato per effettuare la migrazione dei template viene eliminato dai suoi server una volta completato con successo il processo di importazione.
Questo è un aspetto importante per le organizzazioni i cui template possono contenere documenti aziendali riservati o accordi interni.
Le aziende dovrebbero comunque continuare a rispettare le proprie policy interne di sicurezza durante l’esportazione, l’archiviazione, il trasferimento e la successiva eliminazione dei file di migrazione dai propri sistemi.
Perché questa funzionalità rende Zoho Sign un’alternativa più concreta
Le aziende raramente valutano un software sulla base di una singola funzionalità.
Prezzo, integrazioni, facilità d’uso, possibilità di automazione, gestione amministrativa, sicurezza e compatibilità con altri strumenti contribuiscono tutti alla decisione finale.
Tuttavia, lo sforzo necessario per la migrazione può avere un peso significativo nella scelta.
Una piattaforma può offrire funzionalità interessanti, ma se il passaggio richiede di ricostruire anni di workflow e configurazioni, il costo del cambiamento può superare i benefici.
La migrazione dei template riduce questa barriera.
Per le organizzazioni che utilizzano già altre applicazioni Zoho, il passaggio può inoltre essere considerato nell’ambito di una più ampia strategia di semplificazione dell’ecosistema software, collegando i processi di firma digitale al CRMLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi, alla finanza, alle risorse umane o ad altri sistemi aziendali.
Buone pratiche prima di migrare i template
Anche se la funzionalità di migrazione può ridurre il lavoro manuale, è comunque importante affrontare la transizione in modo strutturato.
Rivedere la libreria di template esistente
Prima di migrare tutti i template, è utile identificare quelli ancora effettivamente utilizzati.
I sistemi utilizzati per anni possono contenere modelli obsoleti o non più rilevanti.
La migrazione può quindi diventare anche un’opportunità per fare pulizia della libreria esistente e trasferire solo i documenti realmente necessari.
Testare i template più importanti
I contratti e i documenti utilizzati più frequentemente dovrebbero essere verificati dopo la migrazione.
I team dovrebbero controllare i ruoli dei destinatari, i campi firma, le informazioni obbligatorie e il corretto posizionamento degli elementi prima di utilizzare i template in produzione.
Documentare i workflow esistenti
È inoltre consigliabile documentare il modo in cui vengono attualmente utilizzati i template più importanti.
Ad esempio, può essere utile registrare chi invia ogni contratto, chi deve firmarlo e cosa accade una volta completata la firma.
In questo modo sarà più semplice verificare che il workflow continui a funzionare correttamente anche dopo la migrazione.
Un percorso più semplice verso una nuova piattaforma di firma elettronica
Cambiare fornitore di firma elettronica non deve necessariamente significare ricostruire da zero ogni workflow documentale.
Per le organizzazioni che hanno configurato per anni template su Docusign, la funzionalità di migrazione di Zoho Sign elimina una parte significativa del lavoro ripetitivo normalmente necessario durante la transizione.
Consentendo alle aziende di trasferire documenti, ruoli dei destinatari, configurazioni e posizionamento dei campi nella nuova piattaforma, il processo di migrazione può diventare più rapido e gestibile.
Il vero vantaggio non consiste semplicemente nello spostare dei template da un sistema all’altro. Significa preservare il lavoro operativo che l’azienda ha già investito nella costruzione e ottimizzazione di quei processi.
Le organizzazioni possono così dedicare meno tempo a ricostruire procedure esistenti e concentrarsi maggiormente sulla configurazione, sui test e sull’adozione del nuovo ambiente di firma elettronica.
Per le aziende che stanno valutando Zoho Sign come alternativa a Docusign, una migrazione più semplice dei template può rendere il passaggio molto più pratico e sostenibile.
© Crediti d’immagine a Diana
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