Massimizzare la Produttività con Zoho Docs

Ottenere File

Nella vita reale, operare esclusivamente sul cloud non è sempre fattibile. A volte, potresti avere bisogno di lavorare su documenti specifici localmente a causa della necessità di software specializzati o dell’assenza di una connessione internet. In questi casi, dovrai scaricarli da Docs sul tuo computer. Dopo aver apportato le modifiche necessarie, puoi caricare i file aggiornati di nuovo su Docs per assicurarti che la versione più recente sia memorizzata nel cloud.

Scaricare Documenti

Per scaricare documenti da Docs sul tuo computer locale, segui questi passaggi:

Fai clic sul pulsante Download, che è il terzo simbolo di fronte ai documenti. Questo mostrerà una finestra di dialogo con i metadati di base del file.
Scegli il formato desiderato dalle opzioni di download fornite.
Chiudi la finestra di dialogo una volta completato il download.

Tag dei Documenti

I tag sono utili per organizzare i documenti in Docs, rendendo più facile trovarli e organizzarli logicamente. Assegnando tag ai documenti, puoi classificarli ulteriormente in base all’importanza, allo stato o alla categoria.

Creare e Utilizzare i Tag

Segui questi passaggi per creare e utilizzare i tag:

Seleziona uno o più documenti dalla scheda Desktop.
Scegli Tag -> Aggiungi Tag per aprire la finestra di dialogo Aggiungi Tag.
Digita il tag (o i tag) desiderato(i), separati da virgole.
Verifica che i tag appena definiti siano visibili come voci di menu per un utilizzo ripetuto.
Per trovare documenti utilizzando i tag, fai clic su un tag nella scheda I Miei Tag della barra laterale e scegli una visualizzazione per identificare i file.

Ulteriori Funzionalità di Gestione dei Documenti

Oltre alle complete funzionalità di gestione di cartelle e file, Docs offre altre opzioni per migliorare la tua produttività online.

La capacità di cercare documenti in tutto il sistema
Gestione di file compressi o zippati
Tenere traccia di più versioni di documenti
Inviare documenti via email ad altre persone
Collaborare con colleghi in vari gruppi
Distribuire documenti ad altri

Ricerca nei File

Con l’aumentare della raccolta di documenti, trovare il documento giusto potrebbe richiedere diversi clic e scorrimenti, anche con un’adeguata organizzazione. Tuttavia, Docs offre una soluzione rapida a questo problema con la sua funzionalità di ricerca.

Ricerca dei Documenti

Per cercare documenti in Docs, segui questi passaggi:

Digita il termine di ricerca desiderato nella casella di ricerca situata nell’angolo in alto a destra dello schermo.
Fai clic sull’icona della lente di ingrandimento o premi Invio per avviare la ricerca.
Esamina i risultati della ricerca nella nuova scheda appena aperta.
Chiudi la scheda una volta completata la ricerca.

Utilizzo dei File Zippati

Docs può gestire facilmente file compressi, consentendoti di estrarne il contenuto e copiarlo nelle cartelle. Questa funzione è utile quando si caricano più file contemporaneamente.

Caricamento e Decompressione dei File

Per caricare e decomprimere i file in Docs, segui questi passaggi:

Comprimi i file che desideri caricare dal tuo PC.
Carica il file .zip risultante in una cartella di Docs.
Seleziona il file .zip e scegli Azioni Decomprimi per estrarne il contenuto.

Tenere Traccia delle Versioni dei Documenti

Docs sostituisce automaticamente le vecchie versioni dei file con quelle più recenti quando vengono caricati nella stessa cartella, garantendo che la versione più recente sia sempre disponibile. Tuttavia, Docs tiene traccia di più versioni di un documento, consentendoti di tornare a versioni precedenti se necessario.

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Gestione delle Versioni dei Documenti

Per gestire le versioni dei documenti in Docs, segui questi passaggi:

Carica un documento in Docs.
Modifica il documento localmente sul tuo PC e caricalo nuovamente per sostituire la vecchia versione.
Fai clic sull’opzione Download per visualizzare i dettagli del documento e accedere alle versioni precedenti.

Consegna dei Documenti

La funzione di posta interna di Docs consente di inviare facilmente documenti a individui utilizzando Zoho Mail. Questa funzione semplifica il processo di condivisione dei documenti con amici, clienti e colleghi.

Invio dei Documenti via Email

Per inviare documenti via email utilizzando Docs, segui questi passaggi:

Seleziona il pulsante Invia Email (l’icona dell’envelope) per il documento desiderato. Per inviare più documenti in un’unica email, puoi selezionarli tutti e scegliere Azioni Invia Email.
Componi il messaggio nella finestra di posta (Mail) includendo il soggetto e il/i destinatario/i.
Fai clic su Invia per inviare immediatamente il messaggio una volta completata la composizione.

Sfruttando queste funzioni e caratteristiche, puoi massimizzare la tua produttività e semplificare la gestione dei documenti con Zoho Docs.