Padroneggiare il Software di Gestione dei Progetti con Zoho Projects: Una Guida Completa

Pianificazione del Progetto

Nella vista mensile, il calendario di Zoho Projects funge da hub centrale per trovare e creare facilmente oggetti come compiti ed eventi. Cliccando sulla scheda Calendario, è possibile visualizzare tutte le riunioni, le pietre miliari e gli incarichi programmati in base alla data. Puoi filtrare la vista per mostrare solo compiti, pietre miliari o riunioni e navigare tra i mesi.

Il calendario mostrerà tre icone: TD per compito, MS per pietra miliare e ME per riunione quando il puntatore del mouse si sposta su un giorno. Puoi creare rapidamente uno di questi elementi cliccandoci sopra, aprendo un modulo nella barra laterale per inserire le tue informazioni.

Gestione dei Documenti

Durante il lavoro su un progetto, è essenziale tenere traccia di vari tipi di documenti. Assicurati che il tuo team abbia accesso a tutti i documenti relativi al progetto, come lettere, listini prezzi o presentazioni. In Zoho Projects, puoi allegare file e condividerli con altri utenti, utilizzando Zoho Docs per caricare file sia dal tuo computer locale che dai tuoi documenti online.

Caricamento e Organizzazione dei Documenti

Una volta nella pagina Documenti, clicca su “Inizia caricando il tuo primo documento.” Questa opzione appare solo una volta.
Seleziona un file da caricare dal tuo computer o usa Zoho Docs per trovarne uno nella tua libreria.
Clicca su “Carica File” dopo aver selezionato la cartella di destinazione.

Nella pagina Documenti, puoi vedere tutti i file che hai caricato. Per organizzare i tuoi documenti, clicca sul pulsante Aggiungi Cartella. Puoi creare nuovi documenti direttamente utilizzando gli strumenti di Zoho, eliminando la necessità di applicazioni di terze parti.

Associare Documenti alle Riunioni

Per collegare una riunione a documenti come dati statistici o parti di una presentazione:

Apri la riunione e clicca sul pulsante Associa.
Scegli la cartella contenente i documenti.
Clicca su “Aggiungi Documento alla Riunione” per completare l’operazione.

Funzionalità Avanzate di Zoho Projects

Fatturazione Clienti

Zoho Projects ti consente di registrare il tempo impiegato sui compiti, aiutandoti a fatturare accuratamente i clienti e pagare i contrattisti esterni. Il modulo Timesheet traccia il tempo di ogni utente sui compiti, visualizzandolo come fatturabile o non fatturabile. Si integra con Zoho Invoice per creare fatture professionali da inviare ai clienti.

Monitoraggio del Tempo

Per tracciare il tempo impiegato sui compiti del progetto e fatturare i clienti:

Apri la scheda Timesheets per vedere il calendario del progetto.
Scegli un giorno e seleziona un compito dall’elenco dei compiti.
Inserisci il tempo totale impiegato sul compito nel campo Ore e specifica lo stato di fatturazione.
Clicca su “Aggiungi al Timesheet” per registrare il tempo.

Il calendario mostrerà le ore cumulative impiegate sui compiti, con collegamenti alle informazioni dettagliate. Clicca sul pulsante Esporta per ottenere un rapporto conciso del tempo impiegato sui vari compiti.

Creazione di Fatture

Per creare una fattura per i compiti fatturabili:

Seleziona “Crea Fattura” dalla scheda Timesheet.
Scegli Compito per creare elenchi e fatture per i singoli compiti.
Clicca su “Crea Fattura” per procedere.
Rivedi e finalizza la fattura in Zoho Invoice.

Generazione di Rapporti

I rapporti, in particolare i grafici di Gantt, sono cruciali per la gestione dei progetti. Zoho Projects offre un modulo di reporting facile da usare con varie visualizzazioni dei dati.

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Il grafico di Gantt rappresenta visivamente il progresso dei diversi compiti in un progetto. Per stampare i rapporti, utilizza l’icona della stampante nella scheda Rapporti per regolare i parametri di stampa e stampare i tuoi rapporti.

Naviga nella scheda Rapporti per accedere a diversi rapporti, come compiti aperti, pietre miliari chiuse e riepiloghi dei compiti degli utenti.

Strumenti di Comunicazione

Zoho Projects include una suite di strumenti di comunicazione per mantenerti connesso con il tuo team e documentare ogni fase del progetto. La homepage, il wiki, la chat e il forum consentono una comunicazione senza interruzioni all’interno del progetto.

Forum

Il modulo Forum fornisce uno spazio per discussioni e condivisione delle conoscenze. Avvia una conversazione postando il tuo primo messaggio nel forum e rispondi ai thread per interagire con i compagni di squadra. Puoi aggiungere file e gestire le notifiche per le risposte.

Wiki

Ogni progetto ha il proprio wiki per documentare quasi tutto ciò che riguarda il progetto. Puoi aggiungere pagine, file e commenti al wiki.

Chat

Il modulo Chat facilita la collaborazione in tempo reale con il tuo team. Avvia nuove discussioni, invita partecipanti e condividi file durante le chat, indipendentemente dalla posizione degli utenti.

Panoramica della Home Page

La pagina Home riepiloga i tuoi compiti e obiettivi in sospeso, le riunioni imminenti e le attività di sistema. Include anche un feed RSS globale per gli ultimi aggiornamenti di sistema e una barra di utilizzo dello spazio su disco per monitorare la quota del tuo account.

Importazione di File Microsoft Project

Zoho Projects ti consente di importare file di Microsoft Project, facilitando la transizione alla gestione dei progetti basata sul cloud. Per importare:

Trova l’opzione Importa MPP nella scheda Home.
Inserisci il percorso del tuo file di Microsoft Project e clicca su Scegli File.
Seleziona il progetto di destinazione e clicca su Importa MPP.

Richiedere Assistenza

Per ulteriori dettagli sulla gestione dei progetti, consulta risorse come il corso di gestione progetti di Suite101 o il documento di gestione progetti agili di CC Pace. Zoho offre anche documentazione completa per Projects, accessibile sulla loro pagina di aiuto e sui forum.

Sommario

Il software di gestione dei progetti è essenziale per tracciare i progressi e l’allocazione delle risorse. Zoho Projects si distingue per il suo approccio innovativo, migliorando gli strumenti fondamentali con capacità di social networking. È facile da usare, si integra perfettamente con altre applicazioni Zoho e supporta funzionalità di importazione/esportazione per migliorare l’interoperabilità.