Dominare Zoho Reports: Una Guida Completa alla Gestione e Analisi Efficiente dei Dati

Introduzione ai Report

Puoi salvare grandi quantità di dati, eseguire analisi complesse e creare report di qualità professionale utilizzando Zoho Reports, una piattaforma di reporting e businessLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi intelligence online.

In sintesi, le caratteristiche di Reports includono:

Funzionalità di analisi visiva dei dati: report e grafici; capacità di importazione dati flessibile compatibile con la maggior parte dei formati di file; push diretto da altre sorgenti di dati come Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle, ecc.
Esecuzione di query SQL complete: supporto per i dialetti SQL più comuni come ANSI, Oracle, PostgreSQL, Sybase, IBM DB2 e Informix SQL.
Condivisione e collaborazione dei dati e delle analisi in tempo reale.
Esportazione flessibile, contenuti incorporabili, API web e numerosi canali di input dei dati: la piattaforma è altamente estensibile e può esportare dati e informazioni di business intelligence.

Incredibilmente, Reports è completamente gratuito, nonostante tutte queste capacità. Puoi trovare un confronto tra Reports e Microsoft Excel in termini di funzionalità di reporting e business intelligence al link di confronto.

A differenza dell’accento di Creator sugli strumenti di raccolta dati a livello di applicazione, Reports dedica molte risorse alla gestione e analisi dei dati. In realtà, le due app possono lavorare bene insieme, con ciascuna che gestisce un diverso aspetto del business.

Per semplificare, puoi importare i set di dati che hai acquisito precedentemente in Reports. Una volta che i dati sono puliti, filtra e inizia l’analisi. Successivamente, puoi generare una varietà di stili di report avanzati, come elenchi raggruppati, grafici a linee, grafici a barre, grafici a Pivot, tabelle e altro ancora. Il prodotto finale può essere condiviso su altri siti, stampato o integrato in contenuti esistenti.

Segui questo link per avviare Reports. Per iniziare a lavorare con Reports, leggi la sezione successiva.

Costruzione di un Database per il Reporting

Grazie al suo focus sui dati grezzi, Reports ti permette di gestire grandi quantità di informazioni. Anche se è possibile inserire singoli record, ci riferiamo qui all’inserimento di migliaia di record di dati. Reports richiede solo l’importazione di tali dati da un’applicazione di terze parti, come Microsoft Access, MySQL, ecc.

Reports segue l’esempio di Creator nello stoccaggio degli oggetti dati correlati nel proprio database. Una distinzione chiave con Reports è il requisito di costruire un database, che include la creazione di tabelle e viste.

Il file CSV utilizzato in questo walkthrough può essere trovato al link per il download. Non solo è liberamente scaricabile e utilizzabile, ma puoi anche utilizzare i tuoi dati con esso.

Ecco come importare dati per creare direttamente un database:

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Apri Reports.
Nella homepage, ci sono quattro opzioni per creare un database di reporting. Seleziona Importa.XLS,.CSV,.HTML…
Nella prima fase della procedura guidata di creazione del database, rinomina il database in Residences. Il passaggio successivo è aggiungere Dummy Apartments List al campo Descrizione e 2008 al campo Tag. a. Poiché i dati che stai per importare sono in formato CSV, scegli CSV, TSV e altri formati di testo come tipo di file. b. Clicca su Scegli File per aprire il browser di file, impostando per impostazione predefinita la Posizione Dati su Disco Locale. c. Vai avanti e clicca su Avanti. Un’altra opzione per la posizione dei dati è il web, che potresti aver notato. Se desideri il meglio di Creator e Reports, impostare la posizione dei dati su un link CSV è una pratica intelligente.
Per il Nome Tabella, inserisci mainList nella fase 2 della procedura guidata e per la Prima Riga Contiene Nomi Colonne, seleziona Sì. Clicca su Crea dopo aver controllato il formato dei dati e le mappature dei campi.
Dopo che il database e la tabella sono stati creati e i dati importati con successo, Reports ti chiederà se desideri che costruisca automaticamente un insieme di report per il nuovo database. Poiché utilizzerai alcuni di essi nelle fasi successive, clicca su Sì.

Utilizzo di Reports

Una barra laterale con gli oggetti del database si trova sul lato sinistro dello schermo di Reports. Consentire a Reports di generare automaticamente report ti fornirà un insieme di elenchi e grafici utili creati dalla struttura dei dati del database. Verifica il numero di elementi inclusi sotto Report Auto Generati confrontando con le immagini fornite. Puoi esaminare o modificare ciascuno di essi cliccando su di esso.

Clicca sugli elementi della barra laterale per esplorare alcune delle cose che Reports ha aggiunto. Un esempio di grafico è il Prezzo per Agenzia (AED), che rappresenta il valore totale delle scorte offerte da ciascuna agenzia. Gli elementi sono organizzati in modo pensato e ordinato e, con alcune modifiche, il report può essere personalizzato per soddisfare le tue esigenze.

Ogni oggetto (come una tabella o un report) si apre in una scheda separata, e una barra degli strumenti di base nella parte superiore dello schermo fornisce un accesso rapido alle operazioni comuni (come creare un nuovo oggetto, salvarlo, modificarlo, ecc.). Oltre alla barra di base, ogni elemento può avere anche il proprio set di barre degli strumenti uniche.

Far generare questi report basati sull’analisi dei dati delle tabelle da Reports è incredibilmente utile. Questo ti offrirà una base su come creare i tuoi elementi e può servire come base per personalizzare le tue esigenze.

Applicazione dei Filtri

Quando si ordinano i dati, i filtri aiutano a limitare i risultati restituiti da un elenco. Puoi importare l’elenco filtrato in un altro programma o salvarlo per un uso successivo. In sintesi, un filtro è un insieme di criteri che può essere personalizzato per qualsiasi file che deve essere filtrato.

Ad esempio, puoi restringere l’elenco degli appartamenti per vedere solo le unità con due camere da letto in una determinata area utilizzando un filtro semplice. Camere da letto e Località sono due parametri che saranno cruciali nella costruzione del filtro e serviranno come base per i criteri.

Per una comprensione migliore, procediamo insieme:

Clicca su Crea Nuovo Filtro sulla barra degli strumenti della tabella mainList dopo averla aperta. Sotto i titoli di ciascuna colonna ci sono diversi campi di testo e menu a discesa.
Imposta il menu a discesa sotto la colonna Località su Contiene. Poi, nel campo di testo sottostante, inserisci majara. Ogni criterio del campo dovrebbe essere definito in questo modo.
Allo stesso modo, assicurati che Camere da Letto sia inferiore a 2. La richiesta di “mostrami gli appartamenti con 2 camere da letto a Majara” è essenzialmente in inglese semplice.
Per rigenerare l’elenco utilizzando il filtro, clicca su Applica.
Seleziona Salva (Nuovo) Salva Filtro Come… per salvare il filtro.
Nella finestra di dialogo Salva Filtro, inserisci 2 br flats in Majara come nome del filtro.
Seleziona “Salva” per mantenere il filtro per un utilizzo successivo.

Un filtro può essere disabilitato e tutte le righe possono essere visualizzate di nuovo cliccando sul pulsante Pulisci nella barra dei filtri.

Compilazione di Moduli Manualmente

Ho già accennato che l’importazione dei dati è il principale mezzo per fornire informazioni a Reports. Hai imparato come importare un CSV o un altro tipo di file esterno. Tuttavia, ci sono casi in cui potresti voler aggiungere manualmente righe a una tabella anziché utilizzare la procedura di importazione.

Per un approccio più metodico all’aggiunta di record di dati, segui questi passaggi:

Per iniziare, apri la tabella mainList e, sulla barra degli strumenti, seleziona Aggiungi Nuovo. La tabella verrà estesa aggiungendo una riga vuota alla fine.
Inserisci i valori in ogni colonna.
Applica le modifiche cliccando su Salva.
Premi il pulsante Elimina sulla barra degli strumenti dopo aver selezionato le righe che desideri rimuovere dalla tabella. Le righe che elimini non appariranno più sullo schermo, ma devi cliccare su Salva per eliminarle permanentemente. La rimozione permanente delle righe seguirà.

Integrazione dei Campi Formula

I campi formula possono essere utilizzati per calcoli automatici all’interno dei report. Ad esempio, puoi calcolare la commissione di un’agenzia o una percentuale del valore di prezzo. Per creare un campo formula:

Apri la tabella mainList e seleziona Aggiungi Formula Personalizzata dalla barra degli strumenti.
Seleziona il Nome della Formula e inserisci una formula, come 5% del prezzo.
Dopo aver inserito la formula, clicca su OK.

Ogni volta che modifichi un valore associato alla formula, come il prezzo, il campo formula verrà aggiornato automaticamente senza necessità di calcoli manuali.

Modifica dei Formati delle Tabelle

Modificare il formato di una tabella è un’operazione che richiede attenzione per evitare perdite di dati o conversioni non corrette. Puoi:

Cliccare su Modifica Design sulla barra degli strumenti della tabella per apportare modifiche ai nomi delle colonne o ai tipi di dati.
Applicare le modifiche e salvare.

Ogni modifica apportata al design può influire sul modo in cui i dati vengono visualizzati e utilizzati nei report.

Utilizzo dello Strumento di Caricamento

Per gestire set di dati di grandi dimensioni, Zoho Reports offre uno strumento di caricamento avanzato:

Scarica lo Strumento: Ottieni la versione per Windows o Linux dalla pagina Strumento di Caricamento di Zoho.
Utilizza lo Strumento: Carica file più grandi di 3 MB o collegati a database di rete locali.

Condivisione e Collaborazione sui Report

Zoho Reports facilita la collaborazione con le sue funzionalità di condivisione:

Condividi Tabelle: Seleziona Condividi dal menu della tabella e inserisci gli indirizzi email dei collaboratori.
Imposta Permessi: Definisci i permessi di lettura o esportazione per i dati condivisi.
Invia Inviti: Personalizza e invia email di invito ai tuoi colleghi.

Per gestire i report condivisi, accedi alla scheda “Condivisi con me” o modifica le impostazioni di condivisione esistenti per adattare i permessi.