Sviluppo di Moduli di Preventivo Elettronici

È possibile modificare e utilizzare un modello di preventivo esistente all’interno di Zoho CRM. Tuttavia, non è possibile cambiare ogni aspetto di questo modello. Per garantire la longevità del tuo modello e assicurarti che il tuo documento sia completamente personalizzabile, è consigliabile creare i tuoi file di origine.

Abbiamo alcune opzioni per costruire un nuovo modello di Inventario (Preventivo):

  • Utilizzare testo semplice o HyperText Markup Language (HTML)
  • Scegliere uno dei cinque modelli disponibili in galleria
  • Iniziare con un modello vuoto

Anche se HTML/testo semplice potrebbe funzionare se sei esperto in HTML o hai accesso alle risorse necessarie, la scelta migliore e più versatile è iniziare con un modello vuoto, come spiegato di seguito:

  1. Clicca sull’icona seguente nella pagina principale di CRM per accedere alla configurazione:
  2. Vai al menu Personalizzazione e seleziona Modelli.
  3. Seleziona Inventario dal menu. Poi, individua l’icona blu che dice “+ Nuovo Modello.”
  4. Clicca su Avanti nella schermata successiva; il modulo Preventivi è già selezionato.
  5. Verranno ora visualizzati cinque modelli, uno dei quali è etichettato come “vuoto” a sinistra. Posiziona il cursore su di esso e poi premi il pulsante Seleziona corrispondente.
  6. Nell’angolo in alto a sinistra, assegna un nome al tuo modello. Ad esempio, puoi utilizzare “Nuovo Preventivo.”
  7. Da sinistra a destra, trascina i componenti necessari sulla tua tela vuota. Prima di poter iniziare a formulare il tuo messaggio, devi includere un componente di Testo e altri per modificare lo stile e l’atmosfera come preferisci.
  8. Digita # per visualizzare il menu a discesa successivo, che puoi utilizzare per inserire un campo di fusione. Scegli i campi del modulo appropriati. I tag di fusione sono utili poiché personalizzano e contestualizzano il tuo messaggio.
  9. Rivedi il tuo modello prima di salvarlo. Visita Zoho Help Portal per maggiori informazioni su come creare un modello di Preventivo.

Utilizzo del Modulo Ordini di Vendita

Dovresti utilizzare il modulo Ordini di Vendita in un modello quando spedisci beni fisici, oltre a inviare membri del team per completare eventuali compiti sul sito, inclusa l’installazione, la manutenzione o il servizio. La funzione principale di questo modulo è generare una Nota di Consegna quando stai inviando prodotti.

Se un cliente accetta il Preventivo, il lavoro potrebbe includere installazione, servizio o manutenzione. Il modulo Ordini di Vendita è utile per generare una Nota di Consegna, e i processi di creazione sono simili a quelli dei Preventivi. Consulta la sezione precedente per maggiori dettagli su questo.

In alternativa, puoi utilizzare un software separato per la consegna effettiva se il modulo non è necessario per i tuoi prodotti o servizi. Tuttavia, se la tua azienda vende beni ad altre aziende tramite un marketplace online, il modulo Ordini di Vendita è essenziale. Il tuo sito web deve essere integrato con Zoho CRM per sfruttare questa funzionalità.

Suggerimento: L’integrazione di Zoho CRM con un negozio online richiede competenze specialistiche e deve essere gestita da uno sviluppatore web professionista, un Partner Zoho o un esperto di integrazione dei dati.

Configurazione del Sistema Ordini di Vendita

Come per la configurazione degli altri moduli, è necessario disinstallare i campi standard esistenti, rimuovere i campi non necessari e aggiungere campi personalizzati per facilitare le tue operazioni e i gruppi di supporto clienti. Ecco alcuni campi possibili da includere:

  • Un campo di testo a riga singola o una ricerca di Contatti per il Contatto del Sito.
  • Data e ora di consegna: quando intendi far arrivare i tuoi beni.
  • Istruzioni di Accesso: una casella di testo multilinea che fornisce informazioni su come raggiungere il sito, inclusi parcheggio e contatti.

Se hai modificato il sotto-modulo degli Articoli Preventivi, assicurati di replicare queste modifiche anche nel modulo Ordini di Vendita. Quando converti un Preventivo, assicurati di mappare i campi personalizzati che hai creato nei Preventivi in un ordine di vendita.

Prima Opzione: Crea un campo personalizzato nei Preventivi e assicurati che sia creato anche negli altri moduli di inventario, come Ordini di Vendita o Fatture, prima di salvare il layout.

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Seconda Opzione: Utilizza la tabella di mappatura delle conversioni dei preventivi. Se hai dimenticato di mappare i campi seguendo i passaggi della Prima Opzione, segui questi passaggi:

  1. Accedi alla configurazione, vai alla pagina principale di CRM e clicca sul pulsante con l’icona di configurazione.
  2. Seleziona Moduli e Campi dal menu di Personalizzazione.
  3. La Conversione Preventivo dovrebbe apparire quando passi il mouse sui Preventivi.
  4. Nella schermata della mappatura della Conversione Preventivo, seleziona il campo “QUOTE” a sinistra e scegli la colonna che vuoi mappare nei moduli Fattura e Ordine di Vendita.

Quando Utilizzare il Modulo Fatture

Il modulo Fatture non è necessariamente la scelta migliore, come implica il titolo. In realtà, il modulo Fatture dovrebbe essere utilizzato solo quando intendi collegare una piattaforma contabile basata su cloud a Zoho CRM.

Questo modulo è utile per:

  • Trasformare rapidamente e facilmente un ordine di vendita o un preventivo in una fattura, evitando l’inserimento manuale dei dati su entrambi i sistemi.
  • Generare e consegnare fatture ai clienti senza dover accedere al programma di contabilità.
  • Automatizzare i flussi di lavoro per semplificare e velocizzare il processo di fatturazione, utilizzando l’automazione dei flussi di lavoro per generare una fattura in risposta a modifiche nei moduli di Vendite o Preventivi.

Suggerimento: L’integrazione con software contabili è meglio affidata a esperti, come un integratore, un software contabile o un Partner Zoho.

Componenti Aggiuntivi da Considerare

Per tenere traccia di tutto, è necessario mantenere cinque moduli principali e monitorare l’efficienza delle diverse aree della tua azienda. Questi moduli includono:

  • Attività: Lavoro o attività con una scadenza definita, correlato ad altri record CRM come Affari, Lead, Contatto o Account.
  • Incontri: Eventi nel calendario di una persona, definiti da ora di inizio e fine, organizzatore, sede e partecipanti.
  • Chiamate: Pianificazione di chiamate e registrazione automatica se collegato a un sistema VoIP.
  • Report: Creazione e organizzazione di report basati su liste e metriche principali per analisi.

Altri Moduli da Considerare

Esplora altri moduli all’interno di Zoho CRM che puoi configurare e utilizzare, come:

  • Ordini di Acquisto
  • Fornitori
  • Annunci: Utilizzati in combinazione con Zoho Campaigns per mantenere i dati della campagna.
  • Feed: Traccia i contatti, le offerte o gli affari e permette di taggare colleghi nelle note.

Ulteriori Dettagli: Consulta il Portale di Aiuto Zoho per ulteriori informazioni sull’uso dei Feed e sull’efficienza del team.

Considerazioni Finali

Dopo aver esplorato l’importanza dei preventivi, degli ordini di vendita e delle fatture, è tempo di considerare la costruzione di moduli personalizzati e il loro valore all’interno di Zoho. Questo può potenzialmente migliorare il tuo sistema CRM e ottimizzare il modo in cui gestisci il tuo business.

© Crediti d’immagine a Jot Singh

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