Cambiare software aziendale raramente significa semplicemente annullare un abbonamento e attivarne un altro. Nella pratica, la vera difficoltà consiste spesso nel trasferire i processi, le configurazioni e le modalità operative che i team hanno costruito nel tempo attorno agli strumenti già in uso.
Questo vale in modo particolare per le piattaforme di firma elettronica.
Un’azienda può fare affidamento su decine o persino centinaia di template riutilizzabili per contratti, accordi di riservatezza, moduli HR, documenti per fornitori, accordi commerciali, moduli di approvazione e altra documentazione ricorrente. Questi template non sono semplici copie di documenti standard. Spesso includono regole dettagliate di workflow, ruoli dei destinatari, campi firma, campi dati ed elementi posizionati con precisione per supportare il modo in cui l’azienda lavora.
Per questo motivo, cambiare fornitore di firma elettronica può diventare molto più complesso del previsto.
Zoho Sign mira a ridurre questa complessità permettendo alle organizzazioni che passano da Docusign di importare i template esistenti anziché ricostruirli manualmente da zero.
Per le aziende che stanno valutando un cambiamento nella propria tecnologia di firma elettronica, questa funzionalità può ridurre significativamente lo sforzo di migrazione e contribuire a preservare processi aziendali già consolidati.
Perché una migrazione software non riguarda solo i dati
Quando si parla di migrazione software, l’attenzione si concentra spesso sui dati.
Record clienti, file, contratti e informazioni sugli utenti sono certamente importanti, ma rappresentano solo una parte della transizione.
I processi sono importanti quanto i documenti
I team sviluppano spesso modalità operative molto specifiche attorno agli strumenti che utilizzano.
Un reparto HR può avere un processo standard per i contratti di assunzione. Un team commerciale può utilizzare un accordo ricorrente che richiede sempre la firma del cliente e quella di un responsabile interno. Un reparto acquisti può fare affidamento su template che seguono una particolare sequenza di approvazioni prima dell’onboarding di un fornitore.
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Con il tempo, questi workflow diventano parte integrante delle attività quotidiane.
Quando un’azienda cambia piattaforma, ricreare questi processi può richiedere molto tempo, anche se i documenti di base sono semplici da trasferire.
È proprio per questo che la portabilità dei template può diventare un fattore così importante nella valutazione di una soluzione di firma elettronica.
Il vero valore di un template di firma elettronica
Un template di firma elettronica ben progettato contiene molto più del semplice documento visibile.
Può definire il funzionamento dell’intero processo di firma.
Molto più di un PDF o di un contratto
Un template di firma elettronica può includere:
- Campi firma e sigla
- Campi di testo
- Campi data
- Nomi o ruoli dei destinatari
- Informazioni obbligatorie o facoltative
- Ordine di firma
- Posizionamento dei campi
- Struttura del documento
- Istruzioni per i partecipanti
Ad esempio, un accordo standard con un fornitore potrebbe richiedere prima la firma del rappresentante del fornitore, poi quella di un responsabile acquisti interno e infine quella di un approvatore finanziario.
Il template può inoltre contenere diversi campi obbligatori in cui il fornitore deve inserire informazioni aziendali, date o dati di contatto.
Se l’azienda utilizza frequentemente questo accordo, configurare ogni volta tutti questi elementi sarebbe inefficiente.
Un template riutilizzabile risolve il problema memorizzando una sola volta la struttura e il workflow, rendendoli disponibili ogni volta che il documento deve essere utilizzato nuovamente.
Perché ricostruire i template può diventare un costo nascosto della migrazione
Quando le organizzazioni valutano un cambio di software, di solito confrontano prezzi, integrazioni, funzionalità e facilità d’uso.
Il costo di ricostruzione delle configurazioni interne può essere meno evidente.
La ricostruzione manuale richiede tempo
Immaginiamo un’azienda con 100 template Docusign attivi.
Se per ricostruire e testare manualmente ogni template fossero necessari anche solo 20 o 30 minuti, la migrazione richiederebbe già decine di ore di lavoro aggiuntivo.
I template più complessi potrebbero richiedere molto più tempo.
L’azienda potrebbe inoltre dover coinvolgere diversi reparti per verificare che i template ricreati funzionino correttamente.
Questo significa che la migrazione potrebbe coinvolgere non solo il team IT, ma anche HR, ufficio legale, finanza, acquisti, vendite e operations.
Il risultato è un costo nascosto che può rendere meno attraente il passaggio a una nuova piattaforma.
Come Zoho Sign supporta la migrazione dei template Docusign
La funzionalità di migrazione di Zoho Sign è progettata per ridurre la quantità di lavoro manuale necessaria nel passaggio da Docusign.
Invece di ricostruire ogni template singolarmente, le aziende possono esportare quelli esistenti da Docusign e importarli in Zoho Sign.
Utilizzare un file ZIP per la migrazione
Il processo di migrazione si basa su un file ZIP esportato contenente i template Docusign.
Il file viene caricato in Zoho Sign, dove le informazioni supportate vengono elaborate e convertite in template Zoho Sign.
Una volta completata l’importazione, i template migrati possono essere consultati nella sezione Template di Zoho Sign.
Questo offre alle organizzazioni un punto di partenza molto più rapido per configurare il nuovo ambiente.
Quali elementi possono essere mantenuti?
Durante la migrazione possono essere preservati diversi elementi importanti dei template originali.
Tra questi:
- Contenuto dei documenti
- Struttura dei template
- Ruoli dei destinatari
- Configurazione dei campi
- Posizionamento dei campi
Mantenere queste informazioni è particolarmente utile perché si tratta spesso degli aspetti che richiedono più tempo quando la ricostruzione viene eseguita manualmente.
Se un documento contiene già una combinazione complessa di firme, sigle, date, caselle di testo e destinatari assegnati, poter conservare questa struttura può far risparmiare una quantità significativa di tempo.
Ridurre le interruzioni nei diversi reparti aziendali
La possibilità di migrare i template è particolarmente utile per le organizzazioni che utilizzano intensamente le firme elettroniche nelle attività quotidiane.
Supportare reparti differenti
Molti team possono dipendere da accordi standardizzati.
I reparti HR possono usare contratti di lavoro, conferme di lettura delle policy o documenti di onboarding.
I team commerciali possono inviare regolarmente contratti di servizio, proposte o moduli d’ordine.
I reparti acquisti possono utilizzare contratti fornitori e documenti di approvazione.
Gli uffici legali possono gestire NDA, modifiche contrattuali o accordi ricorrenti.
Le operations possono invece utilizzare moduli di autorizzazione interna e documenti approvativi.
Se ogni reparto fosse costretto a ricostruire i propri template durante la migrazione, il passaggio alla nuova piattaforma potrebbe diventare rapidamente molto invasivo.
Trasferendo gran parte delle configurazioni esistenti, le organizzazioni possono ridurre il carico di lavoro richiesto ai diversi team.
Migliorare la coerenza e ridurre gli errori
La migrazione dei template non consente soltanto di risparmiare tempo.
Può anche ridurre il rischio di incoerenze.
La configurazione manuale crea opportunità di errore
Ricostruire manualmente i template significa replicare un grande numero di piccoli dettagli di configurazione.
Un campo firma potrebbe essere posizionato sulla riga sbagliata. Un campo obbligatorio potrebbe essere dimenticato. Un ruolo destinatario potrebbe essere assegnato in modo errato.
Possono sembrare problemi minori, ma possono generare conseguenze concrete quando i documenti vengono inviati a clienti, dipendenti o fornitori.
Ad esempio, un accordo legale potrebbe subire ritardi perché manca un campo firma obbligatorio.
Un contratto con un fornitore potrebbe essere inviato al responsabile interno sbagliato.
Un documento potrebbe perfino essere completato senza alcune informazioni che avrebbero dovuto essere obbligatorie.
Partire da template migrati aiuta a mantenere configurazioni che sono già state utilizzate e testate.
Le aziende dovrebbero comunque verificare i template dopo l’importazione, ma possono iniziare da una struttura esistente invece di ricostruire tutto manualmente.
Gestione dei dati durante il processo di migrazione
Sicurezza e gestione dei dati sono aspetti importanti ogni volta che dei documenti vengono trasferiti da un sistema a un altro.
Le aziende devono comprendere cosa accade ai file di migrazione dopo il caricamento.
Secondo Zoho, il file ZIP utilizzato per importare i template Docusign viene rimosso dai propri server una volta che il processo di importazione è stato completato con successo.
Questo aspetto può essere particolarmente rilevante per le organizzazioni che gestiscono accordi riservati o documenti aziendali interni.
Le aziende dovrebbero comunque continuare ad applicare le proprie procedure interne di sicurezza quando esportano, archiviano e trasferiscono i file utilizzati per la migrazione.
Rendere più semplice la valutazione dello stack software
Uno dei vantaggi più ampi di una migrazione semplificata è che offre alle organizzazioni maggiore libertà nel valutare i propri strumenti.
A volte le aziende continuano a utilizzare una piattaforma non perché sia necessariamente la migliore soluzione nel lungo periodo, ma perché il passaggio a un’alternativa sembra troppo complesso.
Questo fenomeno viene spesso definito switching friction, ovvero attrito legato al cambio di piattaforma.
Decisioni più orientate al valore nel lungo periodo
Quando le barriere alla migrazione si riducono, le aziende possono valutare le piattaforme di firma elettronica sulla base di criteri più strategici.
Tra questi possono rientrare:
- Funzionalità
- Integrazioni
- Prezzo
- Capacità di automazione
- Esperienza utente
- Gestione amministrativa
- Sicurezza
- Scalabilità
- Compatibilità con altri sistemi aziendali
Questo permette alle aziende di concentrarsi meno sul lavoro necessario per ricostruire la configurazione esistente e di più sulla capacità della piattaforma di soddisfare le esigenze future.
Per le organizzazioni che utilizzano già altri prodotti Zoho, Zoho Sign può inoltre inserirsi in un ecosistema software più ampio, nel quale i processi di firma elettronica possono integrarsi con CRM, finanza, HR e altre applicazioni aziendali.
Buone pratiche prima di iniziare una migrazione
Anche con un processo di importazione più semplice, le aziende dovrebbero affrontare la transizione con attenzione.
Rivedere prima i template esistenti
La migrazione rappresenta una buona occasione per esaminare la libreria attuale.
Alcuni template potrebbero essere obsoleti, duplicati o non più utilizzati.
Anziché trasferire automaticamente tutto, le organizzazioni possono identificare quali documenti sono ancora davvero rilevanti.
Dare priorità ai workflow critici
I contratti utilizzati più frequentemente e i documenti fondamentali per l’operatività dovrebbero essere testati per primi.
I team dovrebbero verificare ruoli dei destinatari, posizionamento dei campi, informazioni obbligatorie e sequenze di firma.
Coinvolgere gli utenti di business
I dipendenti che utilizzano regolarmente i template sono spesso le persone più adatte a identificare eventuali problemi.
HR, vendite, legal, procurement e altri utenti dovrebbero quindi essere coinvolti nella revisione dei template migrati prima dell’adozione completa della nuova piattaforma.
Un approccio più pratico al cambio di piattaforma di firma elettronica
Cambiare fornitore di firma elettronica non dovrebbe significare abbandonare anni di lavoro operativo.
I template rappresentano molto più di semplici documenti. Contengono processi, regole e configurazioni che i team hanno perfezionato nel tempo.
Supportando la migrazione diretta dei template Docusign, Zoho Sign contribuisce a ridurre una delle attività più impegnative nel passaggio a una nuova piattaforma.
Le organizzazioni possono mantenere elementi importanti dei template esistenti, ridurre il lavoro di configurazione ripetitiva, diminuire il rischio di errori manuali e rendere l’intera transizione meno invasiva.
Questo rende più semplice valutare una piattaforma di firma elettronica in base a ciò che conta davvero: funzionalità, integrazioni, facilità d’uso, costi e adeguatezza nel lungo periodo.
Per le aziende che stanno già considerando il passaggio da Docusign a Zoho Sign, una migrazione più semplice dei template può trasformare un progetto potenzialmente complesso in una transizione molto più gestibile.
© Crediti d’immagine a Landiva Weber