Introduzione
Zoho Writer continua a evolversi, rendendo l’automazione dei documenti più efficiente. Gli ultimi aggiornamenti introducono potenti funzionalità per i moduli compilabili e i template per firme, semplificando i flussi di lavoro per le aziende. Ora, gli utenti possono semplificare la raccolta dei dati, automatizzare le firme digitali e migliorare l’esperienza generale di gestione dei documenti.
Questo articolo esplora come i nuovi miglioramenti di Zoho Writer — come i campi di ricerca, i campi di controllo, la raccolta di firme da fornitori terzi e l’assegnazione dinamica dei firmatari — aiutano le aziende a lavorare in modo più intelligente.
Nuove funzionalità nei template compilabili
L’ultimo aggiornamento di Zoho Writer potenzia i template di automazione, rendendo la compilazione dei moduli più facile e intuitiva. Le aziende possono ora creare PDF interattivi, raccogliere firme elettroniche e gestire i campi con maggiore precisione.
Campi di ricerca e di controllo
Un campo di ricerca riceve un input, mentre un campo di controllo visualizza dinamicamente i valori basati sulla selezione del campo di ricerca.
Ad esempio, Zylker Cars, un’azienda fittizia, ha implementato questi campi nel suo modulo di programmazione dei servizi. Quando un cliente seleziona una città dal campo di ricerca, le opzioni dei centri di servizio per quella città appaiono nel campo di controllo. Questa automazione garantisce un’esperienza di prenotazione fluida.
Campi formula per calcoli in tempo reale
Il campo formula permette calcoli automatici mentre gli utenti compilano i moduli.
Per esempio, se un cliente seleziona un elenco di riparazioni auto, il costo stimato totale viene calcolato e visualizzato istantaneamente. Questa funzionalità assicura che i clienti comprendano le spese previste prima di inviare la loro richiesta.
Campi per il caricamento di file
I campi per l’allegato di file permettono agli utenti di caricare i documenti necessari durante la compilazione di un modulo.
Durante una richiesta di servizio, i clienti possono allegare documenti come record di assicurazione del veicolo e certificati di garanzia. Questa funzionalità aiuta le aziende a raccogliere la documentazione essenziale senza affidarsi a email o caricamenti separati.
Checkbox raggruppate per selezioni multiple
Le caselle di controllo raggruppate facilitano la raccolta di risposte correlate.
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Ad esempio, i clienti che richiedono più servizi per la loro auto possono selezionare varie opzioni in un unico campo di caselle di controllo raggruppate. Il sistema poi memorizza tutti i valori selezionati in un’unica voce, migliorando l’organizzazione dei dati.
Migliorare l’esperienza utente per aziende private e clienti individuali
Zylker Cars ha sfruttato con successo questi nuovi campi per migliorare il suo processo di prenotazione sia per i clienti che per i dipendenti.
Per i clienti
- Recupero automatico dei dati: Quando i clienti inseriscono il loro numero di telefono, Zoho CRM riempie automaticamente i dettagli del loro veicolo. Se possiedono più auto, tutti i dettagli dei veicoli appaiono per la selezione.
- Selezione del servizio senza sforzo: Dopo aver scelto una città, i centri di servizio disponibili vengono visualizzati automaticamente. I clienti selezionano un centro preferito e i servizi richiesti.
- Stime dei costi istantanee: Il campo formula calcola e visualizza i costi di servizio stimati. I clienti possono modificare le selezioni prima di inviare il modulo.
- Caricamenti di documenti: I clienti possono allegare foto della loro auto, certificati di garanzia o documenti assicurativi prima di finalizzare la richiesta.
Per i dipendenti
- Assegnazioni quotidiane dei servizi: I supervisori inseriscono la data del giorno successivo e la località del centro di servizio.
- Flusso di lavoro mattutino dei tecnici: I tecnici inseriscono il loro ID e i lavori assegnati vengono visualizzati istantaneamente. Le attività di riparazione e manutenzione sono pre-elencate in base alle prenotazioni dei clienti.
- Aggiornamenti dei costi in tempo reale: Dopo le riparazioni, i tecnici inseriscono i dettagli dei servizi eseguiti. Il sistema calcola istantaneamente i costi totali, inclusi i pezzi di ricambio utilizzati.
Capacità migliorata di gestione dei campi per maggiore accuratezza
Le nuove capacità di gestione dei campi di Zoho Writer garantiscono una maggiore accuratezza ed efficienza.
- Campi obbligatori: Zylker Cars ha reso il campo “Data del servizio” obbligatorio per evitare che i clienti lo saltino mentre prenotano un appuntamento.
- Visualizzazione condizionale dei campi: I campi possono ora apparire dinamicamente basati sull’input dell’utente. Se un cliente seleziona “SUV” come tipo di veicolo, il costo minimo del servizio per SUV viene visualizzato automaticamente.
- Visibilità configurabile dei campi: Le organizzazioni possono controllare quali campi sono visibili sul modulo e quali sono visibili solo durante la stampa. Questa flessibilità garantisce che i documenti mostrino solo le informazioni più rilevanti.
Generazione di moduli PDF interattivi con Zoho WorkDrive
Zoho Writer ora permette agli utenti di creare moduli PDF interattivi direttamente da Zoho WorkDrive. Le aziende possono convertire i documenti esistenti in moduli compilabili dinamici, eliminando l’inserimento manuale dei dati.
Caso d’uso aziendale: Il processo di vendita di Zylker Cars
In precedenza, i rappresentanti di vendita portavano moduli d’ordine fisici, compilando manualmente i dettagli dei clienti. Ora, possono accedere a un modulo d’ordine digitale da Zoho WorkDrive, precompilato con dettagli essenziali.
Come funziona il processo:
- L’amministratore delle vendite carica un modulo d’ordine su Zoho WorkDrive.
- Convertendo il documento in un template compilabile con Zoho Writer.
- L’intelligenza artificiale di Zoho Writer rileva automaticamente e assegna i campi del modulo.
- L’amministratore personalizza e pubblica il modulo digitale.
- I rappresentanti di vendita accedono al modulo tramite un link unico, inseriscono i dettagli del cliente e inviano gli ordini digitalmente.
Questo passaggio alla raccolta degli ordini digitali riduce gli errori, risparmia tempo e migliora l’efficienza del team di vendita di Zylker.
Nuovi miglioramenti per i template di firma
I template di firma di Zoho Writer ora includono opzioni più flessibili per la raccolta delle firme digitali.
Assegnazione dinamica dei firmatari
Le regole di assegnazione dei firmatari permettono alle aziende di regolare dinamicamente chi firma un documento basandosi su condizioni preimpostate.
Esempio: Il processo di approvazione dei preventivi di Zylker Cars
Un rappresentante di sviluppo delle vendite (SDR) invia un preventivo al loro manager per l’approvazione. Se l’importo del preventivo supera i $50,000, viene automaticamente inoltrato al manager regionale delle vendite. Questo flusso di lavoro automatizzato assicura che le approvazioni di alto valore passino attraverso la gerarchia corretta.
Raccolta di firme digitali da terze parti
Zoho Writer ora si integra con servizi di firma elettronica di terze parti, inclusi Adobe Sign, DocuSign e SignEasy.
I dipendenti possono raccogliere firme legalmente vincolanti con minime interruzioni.
© Crediti d’immagine a Steve Johnson