Introduzione

Da lungo tempo, quaderni, agende e blocchi note hanno aiutato le persone a tenere traccia delle proprie idee, dei progetti e degli appuntamenti. Con l’espansione dell’era digitale, i computer e i dispositivi PIM, come i palmari Palm e gli smartphone, hanno sostituito questi strumenti. Naturalmente, con l’avvento dell’accesso a Internet diffuso negli ultimi anni, i software di pianificazione hanno compiuto un grande passo in avanti diventando accessibili online. Quando mantieni i tuoi contatti, appunti e calendari online, puoi avere la massima disponibilità delle informazioni (ovvero accesso alle tue informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento) e condividerle facilmente con le persone coinvolte nella tua vita personale o aziendale.

Zoho Planner: Organizzazione Personale/Business nel Cloud

Con Zoho Planner, un organizzatore personale/business basato sul cloud, hai a disposizione alcune funzionalità extra rispetto alle app più tradizionali. Con Planner, puoi tenere traccia di tutto online e condividere i tuoi piani con tutti. Puoi anche aggiungere occasioni importanti come compleanni, scadenze delle bollette, pagamenti mensili e altro ancora alla casella dei promemoria. Avvia Planner sia da Zoho Personal che da http://planner.zoho.com per iniziare ad usarlo. La tua workstation è l’area bianca centrale.

Creazione di Piani

Nella parte sinistra dello schermo è visibile un riquadro diviso. Per ogni nuovo evento in Planner è necessario creare una nuova pagina perché l’app le utilizza per separare piani ed eventi. Hai la possibilità di personalizzare i tuoi piani con una descrizione, liste di controllo, appuntamenti e commenti. Inoltre, puoi allegare file e utilizzare i tag per semplificare ulteriormente l’organizzazione delle pagine.

  1. Vai al riquadro sinistro e trova il pulsante “Crea Nuova Pagina”.
  2. Dopo aver dato un nome alla tua nuova pagina, premi il pulsante “Crea”.
  3. Inserisci alcuni dettagli cliccando sul link “Descrizione” in cima alla pagina. Per applicare le modifiche, clicca su “Salva Desc”.
  4. Per aggiungere i compiti da completare per l’evento, clicca su “Da Fare”. Per mantenere i compiti correlati in liste separate, ogni compito deve essere inserito in una lista di compiti separata.
  5. Per aggiungere una lista di compiti, clicca sul pulsante “Aggiungi lista”. Successivamente, assegna un nome alla lista, ad esempio “Finalizzare le prenotazioni”, e poi clicca sul pulsante “Aggiungi lista”.
  6. Compila la sezione di descrizione delle attività da fare. Successivamente, scegli un promemoria dal menu “Ricordamelo” e imposta la Data di Scadenza.
  7. Se vuoi continuare, seleziona il pulsante “Aggiungi elemento alla lista”. Continua ad aggiungere elementi alla lista se necessario.
  8. Clicca su “Appuntamenti” per aggiungere un appuntamento collegato all’evento.
  9. Compila i campi come illustrato. Per registrare l’appuntamento, clicca su “Aggiungi appuntamento”.
  10. Clicca su “Note” per fornire ulteriori dettagli. Un esempio pratico di note aggiuntive potrebbe essere la compilazione di un documento di domande frequenti (FAQ) riguardante l’evento.
  11. Clicca su “Allegati” per caricare una mappa della posizione del meet-up. Un piano può avere più file allegati.
  12. Clicca su “Suggerimenti” e inserisci dei tag separati da virgole per rendere il piano più facile da trovare in seguito. Per salvarli, clicca su “Salva Suggerimenti”.

Dopo questa spiegazione esaustiva, potrai visualizzare una disposizione completa con tutti i componenti affiancati.

Utilizzo Ottimale di Planner

Prima di concludere questo capitolo, ci sono tre argomenti correlati a Planner da considerare: promemoria, condivisione e impostazioni. Dopo di che, sarai libero di pianificare il tuo futuro nel cloud.

Promemoria

Non perdere mai più un evento importante con un numero illimitato di promemoria. Puoi impostare promemoria per avvisarti una volta o ripetere ogni giorno, mese, anno, ecc. per una varietà di eventi, come il compleanno di un amico, il pagamento della carta di credito, un incontro importante, ecc.

  1. Nel riquadro sinistro, clicca su “Promemoria” e seleziona “I Miei Promemoria”. Si aprirà una pagina denominata “Promemoria”.
  2. Successivamente, clicca su “Aggiungi nuovo promemoria” e inserisci tutti i promemoria.
  3. Seleziona “Aggiungi Promemoria” per salvarlo.

Planner ti invierà una email per ricordarti il grande giorno una volta che avrai impostato data e ora nel promemoria.

Condivisione

I tuoi piani (pagine) sono disponibili per uso privato o per essere condivisi con altri. Planner ti consente di scegliere se condividere il materiale con un gruppo invitato o con tutti.

  1. Dal riquadro sinistro delle “Mie Pagine”, apri la pagina di “May Tweetup” creata nei passaggi precedenti.
  2. Nella parte superiore destra della pagina dovresti vedere un’icona di condivisione; clicca su quella. Ci sono due parti: condivisione pubblica e condivisione privata.
  3. Il passo successivo è rendere la pagina pubblica cliccando su “Condividi” e quindi spuntando la casella che dice “Condividi questa pagina pubblicamente”.
  4. L’URL della tua pagina verrà mostrato in una piccola casella. Rimuovendo il segno di spunta accanto a “Condividi questa pagina pubblicamente” e quindi cliccando su “Salva”, l’azione sarà annullata. Puoi inserire gli indirizzi email di persone selezionate nei campi “Sola Lettura” o “Lettura/Scrittura” per condividere la pagina con loro.

Preferenze

Planner merita una rapida occhiata nonostante il suo set di funzionalità ridotto.

  1. Clicca su “Impostazioni” nella barra del menu in alto per aprire la pagina delle impostazioni.
  2. Per garantire che gli altri abbiano una comprensione ragionevole del tuo tempo, cambia il fuso orario prima di condividere eventi (pagine).
  3. Dopo aver esportato il tuo calendario in un file .ics, scegli “Scegli file”, quindi importalo in un altro software che supporti lo standard iCalendar, come Google Calendar.
  4. Clicca sul link sotto “Importa in iCalendar” per salvare il file .ics. Successivamente, puoi importarlo in qualsiasi programma calendario compatibile con iCalendar.
  5. Per rimanere aggiornato su eventuali modifiche apportate da altri utenti a una pagina condivisa, puoi iscriverti ai suoi feed RSS.

© Crediti d’immagine a Steve Johnson

CERCHI UNA SOLUZIONE UNICA PER LA TUA CRESCITA DIGITALE?

CERCHI UNA SOLUZIONE UNICA PER LA TUA CRESCITA DIGITALE?