Le firme elettroniche sono diventate una componente essenziale delle moderne attivit\u00e0 aziendali. Contratti, accordi di riservatezza, documenti fornitori, moduli HR, accordi commerciali e documenti di approvazione possono oggi essere completati digitalmente, senza dover ricorrere a stampa, scansione o documentazione cartacea.<\/p>\n\n\n\n
Per molte organizzazioni, per\u00f2, la vera difficolt\u00e0 non consiste nell’adottare per la prima volta una soluzione di firma elettronica. Il problema emerge quando si decide di cambiare piattaforma dopo anni di utilizzo di un sistema gi\u00e0 consolidato.<\/p>\n\n\n\n
Le aziende che utilizzano Docusign, ad esempio, possono aver accumulato nel tempo una vasta libreria di template riutilizzabili, contenenti campi accuratamente posizionati, ruoli dei destinatari, requisiti di firma e altre impostazioni relative ai workflow.<\/p>\n\n\n\n
Ricreare manualmente tutti questi template pu\u00f2 rendere il passaggio a un altro fornitore molto pi\u00f9 complesso, al punto da spingere alcune aziende a mantenere la soluzione attuale semplicemente per evitare il lavoro legato alla migrazione.<\/p>\n\n\n\n
Zoho Sign affronta questo problema offrendo alle aziende la possibilit\u00e0 di migrare i template Docusign esistenti direttamente all’interno di Zoho Sign.<\/p>\n\n\n\n
Questa funzionalit\u00e0 pu\u00f2 ridurre in modo significativo il lavoro necessario per cambiare piattaforma di firma elettronica, aiutando al tempo stesso le organizzazioni a preservare i processi documentali gi\u00e0 utilizzati quotidianamente.<\/p>\n\n\n\n
I template rappresentano uno degli elementi pi\u00f9 importanti di una piattaforma di firma elettronica.<\/p>\n\n\n\n
Senza template, i dipendenti potrebbero dover configurare manualmente i documenti ogni volta che devono inviarli per la firma. Sarebbe necessario aggiungere ripetutamente campi firma, date, campi di testo, informazioni sui destinatari e istruzioni, anche quando si utilizza sempre lo stesso tipo di documento.<\/p>\n\n\n\n
I template rendono questo processo molto pi\u00f9 efficiente.<\/p>\n\n\n\n
Immaginiamo un’azienda che invia regolarmente contratti di lavoro ai nuovi dipendenti.<\/p>\n\n\n\n
Il documento potrebbe richiedere sempre:<\/p>\n\n\n\n
Invece di configurare questi campi da zero ogni volta che viene assunto un nuovo dipendente, il team HR pu\u00f2 creare un template riutilizzabile.<\/p>\n\n\n\n
Lo stesso principio pu\u00f2 essere applicato a molti altri reparti.<\/p>\n\n\n\n
I team commerciali possono utilizzare contratti di servizio standard. Gli uffici acquisti possono affidarsi a contratti per i fornitori. I reparti legali possono inviare regolarmente accordi di riservatezza, mentre i team finanziari possono utilizzare documenti di approvazione o moduli di autorizzazione.<\/p>\n\n\n\n
Con il tempo, la libreria di template di un’azienda pu\u00f2 quindi trasformarsi in una parte importante della propria infrastruttura operativa.<\/p>\n\n\n\n
Le aziende valutano spesso soluzioni software alternative perch\u00e9 cercano funzionalit\u00e0 differenti, migliori integrazioni, una gestione pi\u00f9 semplice o uno stack tecnologico pi\u00f9 coerente con il resto dell’organizzazione.<\/p>\n\n\n\n
Tuttavia, anche quando un’altra piattaforma sembra essere pi\u00f9 adatta, la migrazione pu\u00f2 rappresentare una delle principali criticit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Spostare i documenti \u00e8 relativamente semplice. Trasferire invece tutta la logica che si trova dietro quei documenti \u00e8 molto pi\u00f9 complesso.<\/p>\n\n\n\n
Un template pu\u00f2 contenere molto pi\u00f9 del semplice file PDF o documento originale.<\/p>\n\n\n\n
Pu\u00f2 includere:<\/p>\n\n\n\n
Se un’azienda dispone di decine o centinaia di template, ricreare manualmente ogni configurazione pu\u00f2 richiedere un notevole sforzo amministrativo.<\/p>\n\n\n\n
Il progetto di migrazione pu\u00f2 inoltre richiedere la verifica di ogni documento ricostruito prima di poterlo utilizzare in sicurezza con clienti, dipendenti o fornitori.<\/p>\n\n\n\n
Questo lavoro aggiuntivo pu\u00f2 diventare uno dei motivi principali per cui un’azienda decide di rimandare o evitare il passaggio a un’altra piattaforma.<\/p>\n\n\n\n
La funzionalit\u00e0 di migrazione dei template introdotta da Zoho Sign \u00e8 pensata per rendere questa transizione pi\u00f9 semplice.<\/p>\n\n\n\n
Invece di chiedere alle organizzazioni di ricostruire manualmente l’intera libreria, le aziende possono esportare i template esistenti da Docusign e importarli direttamente in Zoho Sign.<\/p>\n\n\n\n
Il processo di migrazione utilizza un file ZIP contenente i template Docusign esportati.<\/p>\n\n\n\n
Questo file pu\u00f2 essere importato in Zoho Sign, dove le informazioni supportate vengono convertite nel formato utilizzato dalla piattaforma.<\/p>\n\n\n\n
Una volta completata la migrazione, i template importati diventano disponibili all’interno della sezione Template di Zoho Sign.<\/p>\n\n\n\n
I team possono quindi verificarli e utilizzarli per i successivi workflow di firma.<\/p>\n\n\n\n
Durante il processo \u00e8 possibile trasferire diversi elementi importanti dei template esistenti.<\/p>\n\n\n\n
Tra questi rientrano il contenuto del documento e la struttura del template, cos\u00ec come i ruoli dei destinatari utilizzati nel processo di firma.<\/p>\n\n\n\n
Possono inoltre essere mantenute le configurazioni dei campi e la loro posizione all’interno dei documenti.<\/p>\n\n\n\n
Questo aspetto \u00e8 particolarmente utile perch\u00e9 il posizionamento dei campi rappresenta spesso una delle attivit\u00e0 pi\u00f9 lunghe quando si ricostruiscono manualmente i template.<\/p>\n\n\n\n
Se un contratto contiene numerosi campi di testo, firme, date e sigle distribuiti su diverse pagine, ricreare ogni elemento singolarmente pu\u00f2 diventare rapidamente un’attivit\u00e0 molto ripetitiva.<\/p>\n\n\n\n
La possibilit\u00e0 di preservare queste configurazioni permette quindi alle aziende di partire da una base gi\u00e0 consolidata dopo la migrazione.<\/p>\n\n\n\n
Il risparmio di tempo rappresenta uno dei vantaggi pi\u00f9 evidenti della migrazione automatizzata dei template, ma la riduzione delle attivit\u00e0 manuali offre anche un altro beneficio importante: una maggiore coerenza.<\/p>\n\n\n\n
Quando i dipendenti ricreano manualmente un template, possono facilmente verificarsi piccoli errori.<\/p>\n\n\n\n
Un campo obbligatorio potrebbe essere dimenticato. Una firma potrebbe essere posizionata nella sezione sbagliata. Un ruolo destinatario potrebbe essere assegnato alla persona errata oppure un campo precedentemente obbligatorio potrebbe diventare facoltativo.<\/p>\n\n\n\n
Nei processi caratterizzati da grandi volumi di documenti, anche piccoli errori possono causare ritardi o confusione.<\/p>\n\n\n\n
Immaginiamo, ad esempio, un contratto con un fornitore nel quale il campo firma del rappresentante legale venga accidentalmente assegnato al fornitore anzich\u00e9 all’approvatore interno dell’azienda.<\/p>\n\n\n\n
L’errore potrebbe non essere individuato fino a quando il documento non raggiunge la persona sbagliata.<\/p>\n\n\n\n
Trasferendo le configurazioni esistenti, le aziende possono preservare buona parte della struttura gi\u00e0 testata e utilizzata nei processi reali.<\/p>\n\n\n\n
I template dovrebbero comunque essere verificati dopo la migrazione, ma i team possono partire da una configurazione gi\u00e0 esistente anzich\u00e9 ricostruire tutto da zero.<\/p>\n\n\n\n
Le migrazioni software funzionano meglio quando i dipendenti possono continuare a svolgere le proprie attivit\u00e0 senza interruzioni significative.<\/p>\n\n\n\n
Per le organizzazioni che dipendono fortemente dagli accordi digitali, perdere temporaneamente l’accesso ai template utilizzati pi\u00f9 frequentemente potrebbe influenzare i processi commerciali, HR, di acquisto o amministrativi.<\/p>\n\n\n\n
La migrazione dei template pu\u00f2 contribuire a ridurre questo tipo di interruzione.<\/p>\n\n\n\n
Invece di introdurre contemporaneamente un nuovo sistema e una libreria di documenti completamente ricostruita, le organizzazioni possono mantenere strutture documentali familiari mentre i dipendenti imparano a utilizzare la nuova piattaforma.<\/p>\n\n\n\n
Questo pu\u00f2 rendere la transizione pi\u00f9 semplice anche per gli utenti.<\/p>\n\n\n\n
Un commerciale, ad esempio, potrebbe continuare a riconoscere lo stesso modello di contratto, anche se il documento viene ora inviato tramite Zoho Sign anzich\u00e9 Docusign.<\/p>\n\n\n\n
Questa continuit\u00e0 pu\u00f2 ridurre l’impatto operativo della migrazione.<\/p>\n\n\n\n
Quando i documenti aziendali vengono trasferiti da una piattaforma a un’altra, \u00e8 importante valutare anche la gestione dei file utilizzati durante il processo.<\/p>\n\n\n\n
Secondo Zoho, il file ZIP caricato per effettuare la migrazione dei template viene eliminato dai suoi server una volta completato con successo il processo di importazione.<\/p>\n\n\n\n
Questo \u00e8 un aspetto importante per le organizzazioni i cui template possono contenere documenti aziendali riservati o accordi interni.<\/p>\n\n\n\n
Le aziende dovrebbero comunque continuare a rispettare le proprie policy interne di sicurezza durante l’esportazione, l’archiviazione, il trasferimento e la successiva eliminazione dei file di migrazione dai propri sistemi.<\/p>\n\n\n\n
Le aziende raramente valutano un software sulla base di una singola funzionalit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Prezzo, integrazioni, facilit\u00e0 d’uso, possibilit\u00e0 di automazione, gestione amministrativa, sicurezza e compatibilit\u00e0 con altri strumenti contribuiscono tutti alla decisione finale.<\/p>\n\n\n\n
Tuttavia, lo sforzo necessario per la migrazione pu\u00f2 avere un peso significativo nella scelta.<\/p>\n\n\n\n
Una piattaforma pu\u00f2 offrire funzionalit\u00e0 interessanti, ma se il passaggio richiede di ricostruire anni di workflow e configurazioni, il costo del cambiamento pu\u00f2 superare i benefici.<\/p>\n\n\n\n
La migrazione dei template riduce questa barriera.<\/p>\n\n\n\n
Per le organizzazioni che utilizzano gi\u00e0 altre applicazioni Zoho, il passaggio pu\u00f2 inoltre essere considerato nell’ambito di una pi\u00f9 ampia strategia di semplificazione dell’ecosistema software, collegando i processi di firma digitale al CRM, alla finanza, alle risorse umane o ad altri sistemi aziendali.<\/p>\n\n\n\n
Anche se la funzionalit\u00e0 di migrazione pu\u00f2 ridurre il lavoro manuale, \u00e8 comunque importante affrontare la transizione in modo strutturato.<\/p>\n\n\n\n
Prima di migrare tutti i template, \u00e8 utile identificare quelli ancora effettivamente utilizzati.<\/p>\n\n\n\n
I sistemi utilizzati per anni possono contenere modelli obsoleti o non pi\u00f9 rilevanti.<\/p>\n\n\n\n
La migrazione pu\u00f2 quindi diventare anche un’opportunit\u00e0 per fare pulizia della libreria esistente e trasferire solo i documenti realmente necessari.<\/p>\n\n\n\n
I contratti e i documenti utilizzati pi\u00f9 frequentemente dovrebbero essere verificati dopo la migrazione.<\/p>\n\n\n\n
I team dovrebbero controllare i ruoli dei destinatari, i campi firma, le informazioni obbligatorie e il corretto posizionamento degli elementi prima di utilizzare i template in produzione.<\/p>\n\n\n\n
\u00c8 inoltre consigliabile documentare il modo in cui vengono attualmente utilizzati i template pi\u00f9 importanti.<\/p>\n\n\n\n
Ad esempio, pu\u00f2 essere utile registrare chi invia ogni contratto, chi deve firmarlo e cosa accade una volta completata la firma.<\/p>\n\n\n\n
In questo modo sar\u00e0 pi\u00f9 semplice verificare che il workflow continui a funzionare correttamente anche dopo la migrazione.<\/p>\n\n\n\n
Cambiare fornitore di firma elettronica non deve necessariamente significare ricostruire da zero ogni workflow documentale.<\/p>\n\n\n\n
Per le organizzazioni che hanno configurato per anni template su Docusign, la funzionalit\u00e0 di migrazione di Zoho Sign elimina una parte significativa del lavoro ripetitivo normalmente necessario durante la transizione.<\/p>\n\n\n\n
Consentendo alle aziende di trasferire documenti, ruoli dei destinatari, configurazioni e posizionamento dei campi nella nuova piattaforma, il processo di migrazione pu\u00f2 diventare pi\u00f9 rapido e gestibile.<\/p>\n\n\n\n
Il vero vantaggio non consiste semplicemente nello spostare dei template da un sistema all’altro. Significa preservare il lavoro operativo che l’azienda ha gi\u00e0 investito nella costruzione e ottimizzazione di quei processi.<\/p>\n\n\n\n
Le organizzazioni possono cos\u00ec dedicare meno tempo a ricostruire procedure esistenti e concentrarsi maggiormente sulla configurazione, sui test e sull’adozione del nuovo ambiente di firma elettronica.<\/p>\n\n\n\n
Per le aziende che stanno valutando Zoho Sign come alternativa a Docusign, una migrazione pi\u00f9 semplice dei template pu\u00f2 rendere il passaggio molto pi\u00f9 pratico e sostenibile.<\/p>\n\n\n\n
\u00a9 Crediti d\u2019immagine a Diana\u00a0<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"