La collaborazione esterna non \u00e8 pi\u00f9 un\u2019eccezione occasionale. Per molte organizzazioni, \u00e8 parte del lavoro quotidiano.<\/p>\n\n\n\n
Le agenzie contribuiscono alle campagne marketing, i consulenti supportano le implementazioni, i fornitori coordinano attivit\u00e0 operative, i freelance entrano nei team di progetto e i partner possono rimanere coinvolti per mesi o addirittura anni. In alcuni casi, gli stakeholder esterni diventano quasi integrati nel progetto quanto i dipendenti interni.<\/p>\n\n\n\n
La sfida non \u00e8 pi\u00f9 capire se un\u2019azienda debba collaborare con persone esterne all\u2019organizzazione.<\/p>\n\n\n\n
La vera sfida \u00e8 decidere come<\/strong> coinvolgere questi partecipanti esterni.<\/p>\n\n\n\n Devono essere invitati in una conversazione esistente?<\/p>\n\n\n\n Sarebbe pi\u00f9 adatto creare uno spazio dedicato alla collaborazione esterna?<\/p>\n\n\n\n A quante informazioni dovrebbero poter accedere?<\/p>\n\n\n\n Chi dovrebbe gestire i loro permessi?<\/p>\n\n\n\n Zoho Cliq offre diversi modi per rispondere a queste esigenze. La funzionalit\u00e0 aggiornata Guest Users consente alle organizzazioni di coinvolgere collaboratori esterni nei canali esistenti pertinenti, mentre i Network offrono un ambiente pi\u00f9 ampio per community esterne pi\u00f9 numerose e strutturate.<\/p>\n\n\n\n Il punto importante \u00e8 che questi due approcci non sono intercambiabili.<\/p>\n\n\n\n La scelta giusta dipende dalla scala, dalla durata e dallo scopo della collaborazione.<\/p>\n\n\n\n Non tutte le relazioni esterne hanno le stesse esigenze di comunicazione.<\/p>\n\n\n\n Consideriamo due scenari molto diversi.<\/p>\n\n\n\n Nel primo, un\u2019azienda sta preparando una campagna pubblicitaria con un\u2019agenzia esterna. Tre rappresentanti dell\u2019agenzia devono accedere a un canale dedicato alla campagna per sei settimane. Il loro ruolo \u00e8 specifico, il progetto ha una data di fine chiara e devono partecipare solo a un numero limitato di conversazioni.<\/p>\n\n\n\n Ora immaginiamo una seconda situazione.<\/p>\n\n\n\n La stessa azienda gestisce un ampio programma di partnership che coinvolge decine di organizzazioni. I partecipanti devono accedere a diversi temi di discussione, documentazione continuativa, risorse condivise, annunci e attivit\u00e0 collaborative di lungo periodo.<\/p>\n\n\n\n Entrambi gli scenari coinvolgono persone esterne all\u2019organizzazione.<\/p>\n\n\n\n Tuttavia, gestirli nello stesso identico modo creerebbe complessit\u00e0 inutile.<\/p>\n\n\n\n Il primo scenario pu\u00f2 richiedere un accesso Guest mirato.<\/p>\n\n\n\n Il secondo \u00e8 molto pi\u00f9 vicino a una community di collaborazione dedicata.<\/p>\n\n\n\n Comprendere questa differenza \u00e8 il primo passo per progettare una struttura di comunicazione esterna pi\u00f9 efficace.<\/p>\n\n\n\n L\u2019accesso Guest funziona particolarmente bene quando la collaborazione \u00e8 focalizzata e chiaramente definita.<\/p>\n\n\n\n Un\u2019azienda pu\u00f2 avere bisogno di coinvolgere solo uno o pochi contatti esterni in una conversazione o in un progetto specifico.<\/p>\n\n\n\n Alcuni esempi possono includere:<\/p>\n\n\n\n In questi casi, il partecipante esterno non ha bisogno di un intero ambiente di collaborazione.<\/p>\n\n\n\n Ha bisogno di accedere alla conversazione giusta.<\/p>\n\n\n\n Questo \u00e8 uno dei principali vantaggi dell\u2019accesso Guest.<\/p>\n\n\n\n Senza questa possibilit\u00e0, i team interni potrebbero dover ricreare le conversazioni altrove semplicemente perch\u00e9 un collaboratore esterno non pu\u00f2 visualizzare la discussione originale.<\/p>\n\n\n\n Questo genera lavoro nascosto.<\/p>\n\n\n\n I dipendenti iniziano a inoltrare email, copiare aggiornamenti tra piattaforme, acquisire screenshot, ricaricare documenti o riassumere manualmente le conversazioni per chi non ha partecipato allo scambio originale.<\/p>\n\n\n\n La duplicazione diventa ancora pi\u00f9 problematica quando le decisioni cambiano rapidamente.<\/p>\n\n\n\n Una piattaforma potrebbe contenere le informazioni pi\u00f9 recenti, mentre un\u2019altra continua a mostrare una versione precedente.<\/p>\n\n\n\n Permettere a un Guest di partecipare direttamente al canale appropriato riduce la necessit\u00e0 di creare questo ulteriore livello di comunicazione.<\/p>\n\n\n\n La conversazione rimane pi\u00f9 vicina al progetto.<\/p>\n\n\n\n L\u2019accesso Guest diventa meno adatto quando la collaborazione aumenta in termini di scala e complessit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n Alcune relazioni esterne coinvolgono molto pi\u00f9 di un singolo progetto o di pochi partecipanti.<\/p>\n\n\n\n Un\u2019azienda potrebbe voler creare una community di partner.<\/p>\n\n\n\n Un\u2019organizzazione professionale potrebbe aver bisogno di uno spazio a lungo termine per i propri membri.<\/p>\n\n\n\n Un\u2019impresa potrebbe mantenere un ambiente di collaborazione continuativa per clienti o partner strategici.<\/p>\n\n\n\n Pi\u00f9 gruppi potrebbero aver bisogno di discutere contemporaneamente temi differenti.<\/p>\n\n\n\n In questi casi, un Network dedicato pu\u00f2 offrire una struttura pi\u00f9 adeguata.<\/p>\n\n\n\n Invece di aggiungere individualmente numerose persone esterne alle conversazioni interne esistenti, l\u2019organizzazione pu\u00f2 creare un ambiente collaborativo separato progettato specificamente per quella community.<\/p>\n\n\n\n La differenza principale \u00e8 la portata.<\/p>\n\n\n\n L\u2019accesso Guest \u00e8 generalmente focalizzato.<\/p>\n\n\n\n Un Network \u00e8 pi\u00f9 ampio.<\/p>\n\n\n\n Pu\u00f2 supportare pi\u00f9 argomenti, gruppi pi\u00f9 numerosi e collaborazioni di lungo periodo senza integrare tutto direttamente nel workspace interno dell\u2019organizzazione.<\/p>\n\n\n\n Questa separazione pu\u00f2 addirittura migliorare la chiarezza.<\/p>\n\n\n\n La comunicazione interna rimane focalizzata sulle attivit\u00e0 interne, mentre la community esterna dispone di un ambiente progettato intorno alle proprie esigenze.<\/p>\n\n\n\n L\u2019obiettivo non \u00e8 isolare gli stakeholder esterni.<\/p>\n\n\n\n Si tratta di creare il giusto livello di separazione per una relazione che \u00e8 diventata pi\u00f9 ampia di un singolo progetto o di una singola conversazione.<\/p>\n\n\n\n Un semplice framework pu\u00f2 aiutare le organizzazioni a capire quale approccio sia pi\u00f9 adatto.<\/p>\n\n\n\n Un numero ridotto di collaboratori esterni pu\u00f2 spesso essere gestito in modo efficiente tramite accesso Guest.<\/p>\n\n\n\n Se la partecipazione cresce fino a coinvolgere decine o centinaia di persone, gestire individualmente gli accessi pu\u00f2 diventare complesso.<\/p>\n\n\n\n A quel punto, un ambiente dedicato pu\u00f2 essere pi\u00f9 semplice da strutturare e governare.<\/p>\n\n\n\n Una singola campagna \u00e8 molto diversa da un programma continuativo che coinvolge diversi argomenti.<\/p>\n\n\n\n Se la collaborazione ruota attorno a un progetto chiaramente definito, l\u2019accesso Guest pu\u00f2 essere sufficiente.<\/p>\n\n\n\n Quando invece i partecipanti hanno bisogno di diverse aree di discussione, risorse, annunci e coinvolgimento continuativo, un Network pu\u00f2 offrire una struttura pi\u00f9 naturale.<\/p>\n\n\n\n Anche la durata \u00e8 importante.<\/p>\n\n\n\n Un progetto di consulenza della durata di sei settimane potrebbe non giustificare la creazione di un ambiente di collaborazione completamente nuovo.<\/p>\n\n\n\n Un programma di partnership pluriennale, invece, probabilmente s\u00ec.<\/p>\n\n\n\n La tecnologia dovrebbe riflettere la relazione reale, invece di costringere ogni collaborazione esterna nello stesso modello.<\/p>\n\n\n\n La semplicit\u00e0 non dovrebbe mai sostituire la governance.<\/p>\n\n\n\n I collaboratori esterni possono partecipare a conversazioni aziendali importanti, ma rimangono comunque esterni all\u2019organizzazione.<\/p>\n\n\n\n Questo significa che l\u2019accesso deve essere gestito in modo intenzionale.<\/p>\n\n\n\n Un Guest non dovrebbe ottenere automaticamente visibilit\u00e0 su tutto semplicemente perch\u00e9 ha bisogno di accedere a un singolo progetto.<\/p>\n\n\n\n L\u2019organizzazione dovrebbe decidere quali canali, contatti e conversazioni siano davvero pertinenti.<\/p>\n\n\n\n In questo modo, la gestione degli accessi diventa parte della progettazione della collaborazione, invece di essere un\u2019attivit\u00e0 amministrativa effettuata solo in un secondo momento.<\/p>\n\n\n\n Un principio utile \u00e8 ragionare in termini di accesso rilevante<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Immaginiamo un designer esterno coinvolto nel redesign di un sito web.<\/p>\n\n\n\n Potrebbe aver bisogno di accesso a:<\/p>\n\n\n\n Probabilmente non ha bisogno di accedere alle conversazioni HR, alla pianificazione finanziaria, alle discussioni del management o ai progetti relativi ad altri clienti.<\/p>\n\n\n\n Allo stesso modo, un fornitore logistico potrebbe aver bisogno soltanto di un canale operations.<\/p>\n\n\n\n Un consulente CRM potrebbe richiedere accesso a una discussione specifica del progetto e ad alcuni membri del team sales operations.<\/p>\n\n\n\n L\u2019obiettivo non \u00e8 dare ai partecipanti esterni pi\u00f9 accesso possibile.<\/p>\n\n\n\n \u00c8 fornire loro l\u2019accesso sufficiente per lavorare in modo efficace.<\/p>\n\n\n\n L\u2019accesso esterno non dovrebbe essere considerato permanente per impostazione predefinita.<\/p>\n\n\n\n I progetti terminano.<\/p>\n\n\n\n I freelance completano i propri contratti.<\/p>\n\n\n\n Le agenzie cambiano account team.<\/p>\n\n\n\n I consulenti passano a nuovi incarichi.<\/p>\n\n\n\n I fornitori possono non essere pi\u00f9 coinvolti.<\/p>\n\n\n\n Per questo motivo, la gestione dei Guest dovrebbe continuare anche dopo l\u2019invito iniziale.<\/p>\n\n\n\n Le organizzazioni dovrebbero verificare periodicamente chi dispone ancora dell\u2019accesso e se tale accesso sia ancora appropriato.<\/p>\n\n\n\n Un approccio pratico consiste nell\u2019includere la revisione degli accessi Guest nel normale processo di chiusura del progetto.<\/p>\n\n\n\n Quando termina una campagna, l\u2019azienda pu\u00f2 verificare l\u2019accesso dell\u2019agenzia.<\/p>\n\n\n\n Quando si conclude un progetto di consulenza, i permessi Guest possono essere rimossi.<\/p>\n\n\n\n Se il contratto di un freelance viene esteso, l\u2019accesso pu\u00f2 essere rinnovato intenzionalmente invece di rimanere attivo a tempo indefinito.<\/p>\n\n\n\n Questo migliora la sicurezza e rende pi\u00f9 ordinata l\u2019amministrazione.<\/p>\n\n\n\n Inoltre, evita che nel tempo l\u2019organizzazione accumuli account Guest dimenticati.<\/p>\n\n\n\n Uno dei principali motivi per cui le aziende creano workspace esterni \u00e8 mantenere il controllo.<\/p>\n\n\n\n \u00c8 una scelta comprensibile.<\/p>\n\n\n\n Tuttavia, creare troppi ambienti separati pu\u00f2 anche generare silos di comunicazione.<\/p>\n\n\n\n Il team interno pu\u00f2 avere una conversazione.<\/p>\n\n\n\n L\u2019agenzia un\u2019altra.<\/p>\n\n\n\n Il fornitore una terza.<\/p>\n\n\n\n Le informazioni importanti finiscono cos\u00ec distribuite in luoghi diversi.<\/p>\n\n\n\n La sfida consiste nel trovare il giusto equilibrio.<\/p>\n\n\n\n L\u2019accesso Guest riduce la separazione inutile quando i partecipanti esterni devono entrare soltanto in una conversazione focalizzata.<\/p>\n\n\n\n I Network, invece, forniscono una separazione intenzionale quando la collaborazione \u00e8 abbastanza ampia da giustificare un ambiente dedicato.<\/p>\n\n\n\n L\u2019obiettivo non \u00e8 eliminare i confini.<\/p>\n\n\n\n \u00c8 renderli utili.<\/p>\n\n\n\n A volte le aziende scelgono prima gli strumenti e poi cercano di adattare la relazione alla struttura che quegli strumenti offrono.<\/p>\n\n\n\n Un approccio migliore consiste nel partire dalla collaborazione stessa.<\/p>\n\n\n\n Chi deve partecipare?<\/p>\n\n\n\n A quali informazioni deve accedere?<\/p>\n\n\n\n Per quanto tempo sar\u00e0 coinvolto?<\/p>\n\n\n\n Quanti argomenti verranno discussi?<\/p>\n\n\n\n Che cosa deve rimanere interno?<\/p>\n\n\n\n Una volta chiariti questi aspetti, il modello di comunicazione pi\u00f9 adatto diventa molto pi\u00f9 evidente.<\/p>\n\n\n\n Un piccolo numero di partecipanti esterni con responsabilit\u00e0 specifiche pu\u00f2 adattarsi naturalmente ai Guest Users.<\/p>\n\n\n\n Una community ampia con diverse aree di discussione continuativa pu\u00f2 invece beneficiare di un Network dedicato.<\/p>\n\n\n\n Nessuna delle due opzioni \u00e8 automaticamente migliore.<\/p>\n\n\n\n La scelta corretta dipende dalla relazione.<\/p>\n\n\n\n Le organizzazioni moderne dipendono fortemente da persone esterne ai propri confini formali.<\/p>\n\n\n\n La domanda non \u00e8 pi\u00f9 se la collaborazione esterna debba esistere.<\/p>\n\n\n\n La vera sfida \u00e8 renderla efficiente senza creare complessit\u00e0 inutile o perdere il controllo sugli accessi.<\/p>\n\n\n\n La funzionalit\u00e0 Guest Users di Zoho Cliq offre un\u2019opzione flessibile per una partecipazione esterna mirata. I collaboratori possono entrare nelle conversazioni dove il lavoro rilevante \u00e8 gi\u00e0 in corso, senza obbligare i team a ricreare quelle discussioni altrove.<\/p>\n\n\n\n I Network offrono invece un modello diverso per community esterne pi\u00f9 ampie e permanenti.<\/p>\n\n\n\n La strategia pi\u00f9 efficace non consiste quindi nello scegliere un unico metodo per ogni situazione.<\/p>\n\n\n\n Consiste nel selezionare l\u2019ambiente pi\u00f9 adatto per ogni relazione.<\/p>\n\n\n\n Quando accesso, durata, scala e obiettivo vengono valutati insieme, la collaborazione diventa pi\u00f9 semplice da gestire. Gli stakeholder esterni ricevono il contesto di cui hanno bisogno, i team interni dedicano meno tempo a spostare informazioni tra sistemi e l\u2019organizzazione mantiene un controllo pi\u00f9 chiaro su chi pu\u00f2 vedere cosa.<\/p>\n\n\n\n In definitiva, una buona collaborazione esterna non significa dare a tutti accesso a tutto.<\/p>\n\n\n\n Significa creare lo spazio giusto, per le persone giuste, per il giusto tipo di lavoro.<\/p>\n\n\n\n \u00a9 Crediti d\u2019immagine a Dan Cristian P\u0103dure\u021b<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"La collaborazione esterna non segue un modello unico<\/h2>\n\n\n\n
Quando l\u2019accesso Guest \u00e8 la scelta giusta<\/h2>\n\n\n\n
\n
Mantenere il lavoro dove gi\u00e0 avviene<\/h3>\n\n\n\n
Quando un Network dedicato \u00e8 la scelta migliore<\/h2>\n\n\n\n
I Network supportano relazioni pi\u00f9 ampie<\/h3>\n\n\n\n
Tre domande da porsi prima di scegliere<\/h2>\n\n\n\n
Quante persone sono coinvolte?<\/h3>\n\n\n\n
Quanto \u00e8 ampia la collaborazione?<\/h3>\n\n\n\n
Quanto durer\u00e0 la relazione?<\/h3>\n\n\n\n
Il controllo degli accessi fa parte della progettazione della collaborazione<\/h2>\n\n\n\n
Concentrarsi sull\u2019accesso rilevante, non sull\u2019accesso massimo<\/h3>\n\n\n\n
\n
La governance dovrebbe continuare anche dopo l\u2019onboarding<\/h2>\n\n\n\n
Integrare la revisione degli accessi nella chiusura del progetto<\/h3>\n\n\n\n
Evitare i silos di comunicazione senza perdere il controllo<\/h2>\n\n\n\n
Costruire la struttura di collaborazione intorno alla relazione<\/h2>\n\n\n\n
Scegliere lo spazio giusto per il tipo di collaborazione giusto<\/h2>\n\n\n\n