Il lavoro moderno raramente rimane confinato all\u2019interno dei confini di una singola organizzazione.<\/p>\n\n\n\n
Ogni giorno i dipendenti collaborano con clienti, fornitori, consulenti, agenzie, freelance, contractor e partner esterni. Queste relazioni sono essenziali per completare progetti, lanciare campagne, risolvere problemi tecnici e supportare i clienti.<\/p>\n\n\n\n
Eppure, il modo in cui le aziende gestiscono queste conversazioni \u00e8 spesso molto meno efficiente del lavoro stesso.<\/p>\n\n\n\n
I team interni possono comunicare su una piattaforma, le agenzie esterne su un\u2019altra, i fornitori via email e i collaboratori temporanei tramite chat di gruppo separate. Man mano che questi canali di comunicazione aumentano, le informazioni diventano frammentate. Le decisioni importanti diventano pi\u00f9 difficili da trovare, i dipendenti passano continuamente da uno strumento all\u2019altro e gli stakeholder esterni rischiano di perdere visibilit\u00e0 sulle conversazioni che riguardano direttamente il loro lavoro.<\/p>\n\n\n\n
La funzionalit\u00e0 Guest Users aggiornata di Zoho Cliq affronta questo problema consentendo alle organizzazioni di coinvolgere i collaboratori esterni direttamente nelle conversazioni gi\u00e0 in corso, invece di costringere i team a creare ambienti separati per ogni relazione esterna.<\/p>\n\n\n\n
Il risultato \u00e8 un modo pi\u00f9 semplice e connesso di lavorare con persone esterne all\u2019organizzazione, mantenendo comunque il controllo sugli accessi.<\/p>\n\n\n\n
Creare uno spazio di comunicazione separato per un partner esterno pu\u00f2 sembrare inizialmente una scelta sensata.<\/p>\n\n\n\n
Un team marketing potrebbe creare un gruppo dedicato a un\u2019agenzia pubblicitaria. Un designer freelance potrebbe essere contattato tramite una diversa applicazione di messaggistica. I fornitori potrebbero continuare a utilizzare l\u2019email, mentre un consulente tecnologico potrebbe essere aggiunto a un altro workspace.<\/p>\n\n\n\n
Ogni configurazione, presa singolarmente, pu\u00f2 sembrare gestibile.<\/p>\n\n\n\n
Il problema emerge quando il numero delle relazioni esterne aumenta.<\/p>\n\n\n\n
Con il tempo, i dipendenti devono ricordare dove si \u00e8 svolta ogni conversazione, dove sono stati condivisi i documenti e quale piattaforma contiene l\u2019ultima versione di una decisione.<\/p>\n\n\n\n
Il budget della campagna \u00e8 stato approvato via email?<\/p>\n\n\n\n
L\u2019agenzia ha caricato le creativit\u00e0 finali in una guest chat?<\/p>\n\n\n\n
La data di lancio \u00e8 stata confermata internamente o nella conversazione con il fornitore?<\/p>\n\n\n\n
L\u2019organizzazione pu\u00f2 avere moltissima comunicazione, ma la comunicazione stessa rimane scollegata.<\/p>\n\n\n\n
Il modello Guest Users di Zoho Cliq propone un approccio differente.<\/p>\n\n\n\n
Invece di mantenere ogni partecipante esterno in conversazioni isolate, le organizzazioni possono invitare collaboratori selezionati e fornire loro accesso ai canali esistenti pertinenti.<\/p>\n\n\n\n
Questo cambia in modo significativo il modello di collaborazione.<\/p>\n\n\n\n
Un team interno non deve pi\u00f9 spostare il proprio lavoro in un altro ambiente soltanto perch\u00e9 una persona esterna deve partecipare.<\/p>\n\n\n\n
Il collaboratore esterno pu\u00f2 essere inserito direttamente nella conversazione appropriata.<\/p>\n\n\n\n
In questo modo, la discussione rimane vicina al progetto, al team e al flusso di lavoro a cui realmente appartiene.<\/p>\n\n\n\n
Immaginiamo un team marketing impegnato nella preparazione di un importante lancio di prodotto.<\/p>\n\n\n\n
Il team interno dispone gi\u00e0 di un canale in cui vengono discussi:<\/p>\n\n\n\n
Un\u2019agenzia pubblicitaria esterna \u00e8 responsabile di una parte della campagna.<\/p>\n\n\n\n
Senza accesso Guest, l\u2019azienda potrebbe creare un workspace separato per l\u2019agenzia. I dipendenti interni sarebbero quindi costretti a copiare le informazioni importanti tra il canale interno e l\u2019ambiente esterno.<\/p>\n\n\n\n
Questo genera duplicazione.<\/p>\n\n\n\n
Un membro del team pu\u00f2 aggiornare il gruppo interno.<\/p>\n\n\n\n
Un altro potrebbe dover trasmettere la stessa informazione all\u2019agenzia.<\/p>\n\n\n\n
Qualcun altro potrebbe dover inoltrare un allegato.<\/p>\n\n\n\n
Con il tempo, persone diverse potrebbero ritrovarsi a lavorare su versioni differenti delle stesse informazioni.<\/p>\n\n\n\n
Con l\u2019accesso Guest, invece, i rappresentanti appropriati dell\u2019agenzia possono partecipare direttamente al canale della campagna.<\/p>\n\n\n\n
Il lavoro rimane collegato alla conversazione originale, riducendo duplicazioni inutili e rendendo pi\u00f9 semplice per tutti capire cosa sta accadendo.<\/p>\n\n\n\n
Lo stesso modello pu\u00f2 supportare molti altri tipi di collaborazione.<\/p>\n\n\n\n
Oggi la collaborazione esterna \u00e8 comune praticamente in ogni reparto.<\/p>\n\n\n\n
Un team prodotto potrebbe lavorare con uno sviluppatore freelance.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019operations pu\u00f2 coordinarsi con fornitori logistici.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019HR potrebbe collaborare con un consulente di recruiting.<\/p>\n\n\n\n
Il finance potrebbe lavorare con un commercialista esterno.<\/p>\n\n\n\n
Un team di implementazione potrebbe aver bisogno di una comunicazione continuativa con un vendor tecnologico.<\/p>\n\n\n\n
Nei progetti cross-company, persone appartenenti a organizzazioni diverse possono perfino lavorare insieme verso lo stesso obiettivo.<\/p>\n\n\n\n
Questi collaboratori non hanno necessariamente bisogno di accedere all\u2019intero ambiente di comunicazione aziendale.<\/p>\n\n\n\n
Hanno bisogno di accedere alle conversazioni direttamente collegate alle proprie responsabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Questa distinzione \u00e8 fondamentale.<\/p>\n\n\n\n
La comunicazione frammentata crea anche un altro problema facile da sottovalutare: il context switching.<\/p>\n\n\n\n
Immaginiamo un dipendente che lavora a un progetto con team sia interni che esterni.<\/p>\n\n\n\n
Controlla un canale interno in Cliq.<\/p>\n\n\n\n
Poi apre l\u2019email per rispondere a un fornitore.<\/p>\n\n\n\n
Successivamente passa a un\u2019altra applicazione di messaggistica per comunicare con un contractor.<\/p>\n\n\n\n
Infine torna nel workspace interno e riassume ci\u00f2 che \u00e8 stato deciso altrove.<\/p>\n\n\n\n
Ogni passaggio pu\u00f2 richiedere solo pochi minuti.<\/p>\n\n\n\n
Tuttavia, il continuo cambio di sistema interrompe anche la concentrazione.<\/p>\n\n\n\n
I dipendenti devono ricordare continuamente a cosa stavano lavorando, quale conversazione contiene l\u2019ultima informazione e se un aggiornamento \u00e8 gi\u00e0 stato condiviso con tutte le persone coinvolte.<\/p>\n\n\n\n
Su larga scala, queste piccole interruzioni possono trasformarsi in un costo significativo in termini di produttivit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Mantenere le conversazioni esterne pertinenti all\u2019interno dei canali di progetto gi\u00e0 esistenti pu\u00f2 ridurre questa frammentazione.<\/p>\n\n\n\n
I dipendenti spendono meno tempo a gestire gli strumenti di comunicazione e pi\u00f9 tempo a lavorare sul progetto vero e proprio.<\/p>\n\n\n\n
Rendere pi\u00f9 semplice la collaborazione esterna non dovrebbe mai significare dare ai partecipanti esterni visibilit\u00e0 senza limiti.<\/p>\n\n\n\n
\u00c8 qui che il controllo degli accessi diventa essenziale.<\/p>\n\n\n\n
Gli utenti esterni hanno generalmente bisogno di accesso a persone, progetti o canali specifici.<\/p>\n\n\n\n
Non hanno bisogno di vedere tutte le conversazioni interne.<\/p>\n\n\n\n
Ad esempio, un designer freelance coinvolto in un redesign del sito della durata di sei settimane potrebbe avere bisogno di accesso a:<\/p>\n\n\n\n
Probabilmente, lo stesso freelance non ha bisogno di accedere a conversazioni HR, canali finance, discussioni del management o progetti relativi ad altri clienti.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019obiettivo, quindi, non \u00e8 semplicemente invitare persone esterne nell\u2019organizzazione.<\/p>\n\n\n\n
Si tratta di fornire alle persone giuste il livello di accesso corretto per svolgere il lavoro necessario.<\/p>\n\n\n\n
Un modello Guest ben strutturato permette alle organizzazioni di bilanciare due obiettivi.<\/p>\n\n\n\n
Il primo \u00e8 la semplicit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
I collaboratori esterni dovrebbero poter partecipare senza costringere i dipendenti a mantenere sistemi di comunicazione separati.<\/p>\n\n\n\n
Il secondo \u00e8 la governance.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019organizzazione deve continuare a poter controllare quali conversazioni e contatti siano visibili a ogni ospite.<\/p>\n\n\n\n
Quando entrambi gli obiettivi vengono rispettati, la collaborazione esterna diventa pi\u00f9 semplice senza compromettere i confini organizzativi.<\/p>\n\n\n\n
Non tutte le relazioni esterne richiedono un workspace dedicato.<\/p>\n\n\n\n
A volte la collaborazione \u00e8 temporanea.<\/p>\n\n\n\n
Un consulente pu\u00f2 partecipare a un\u2019implementazione software per un mese.<\/p>\n\n\n\n
Un fornitore pu\u00f2 dover coordinare un lancio prodotto per due settimane.<\/p>\n\n\n\n
Un\u2019agenzia potrebbe aver bisogno di accedere a un canale campagna fino alla conclusione del progetto.<\/p>\n\n\n\n
Creare un ambiente di collaborazione completamente separato per ogni relazione di breve durata pu\u00f2 diventare rapidamente eccessivo.<\/p>\n\n\n\n
Questi workspace devono infatti essere creati, amministrati, monitorati e infine chiusi.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019accesso Guest rappresenta un\u2019alternativa pi\u00f9 semplice.<\/p>\n\n\n\n
I partecipanti esterni possono entrare nelle conversazioni di cui hanno bisogno per tutta la durata del progetto, senza obbligare il team interno a riprogettare il proprio sistema di comunicazione.<\/p>\n\n\n\n
Una volta terminata la collaborazione, l\u2019accesso pu\u00f2 essere verificato o rimosso.<\/p>\n\n\n\n
Un altro vantaggio della collaborazione Guest integrata \u00e8 la continuit\u00e0 delle informazioni.<\/p>\n\n\n\n
Quando le discussioni con gli esterni avvengono altrove, i dipendenti devono spesso riportare manualmente le informazioni nell\u2019ambiente interno.<\/p>\n\n\n\n
Qualcuno scrive un riepilogo.<\/p>\n\n\n\n
Un\u2019altra persona inoltra un\u2019email.<\/p>\n\n\n\n
Possono essere condivisi screenshot.<\/p>\n\n\n\n
I file vengono scaricati da una piattaforma e caricati su un\u2019altra.<\/p>\n\n\n\n
Ogni passaggio manuale crea una nuova possibilit\u00e0 che l\u2019informazione risulti incompleta, obsoleta o fraintesa.<\/p>\n\n\n\n
Consentire ai collaboratori esterni di partecipare direttamente alle conversazioni appropriate riduce il numero di questi passaggi.<\/p>\n\n\n\n
Discussioni, file, feedback e decisioni rimangono pi\u00f9 vicini al progetto stesso.<\/p>\n\n\n\n
Questo pu\u00f2 migliorare la trasparenza e rendere pi\u00f9 semplice per i team comprendere come e perch\u00e9 determinate decisioni sono state prese.<\/p>\n\n\n\n
La lezione pi\u00f9 ampia va oltre una singola funzionalit\u00e0 di messaggistica.<\/p>\n\n\n\n
Spesso le aziende organizzano la comunicazione in base agli strumenti, anzich\u00e9 in base al lavoro.<\/p>\n\n\n\n
La comunicazione interna avviene in un luogo perch\u00e9 i dipendenti hanno un account.<\/p>\n\n\n\n
Quella esterna avviene altrove perch\u00e9 le persone esterne non lo hanno.<\/p>\n\n\n\n
Il risultato \u00e8 una struttura basata sui limiti del sistema anzich\u00e9 sulle esigenze del progetto.<\/p>\n\n\n\n
Un approccio pi\u00f9 efficace parte da una domanda diversa:<\/p>\n\n\n\n
Chi deve partecipare a questa conversazione affinch\u00e9 il lavoro possa avanzare?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Una volta chiarito questo punto, l\u2019organizzazione pu\u00f2 definire il livello di accesso appropriato.<\/p>\n\n\n\n La comunicazione rimane cos\u00ec allineata al progetto reale, invece di costringere il progetto ad adattarsi ai limiti delle diverse piattaforme.<\/p>\n\n\n\n La collaborazione esterna diventer\u00e0 sempre pi\u00f9 importante man mano che le organizzazioni faranno maggiore affidamento su partner specializzati, team distribuiti, freelance, agenzie e fornitori.<\/p>\n\n\n\n La sfida non consiste semplicemente nel trovare pi\u00f9 modi per comunicare.<\/p>\n\n\n\n La maggior parte delle aziende dispone gi\u00e0 di pi\u00f9 strumenti di comunicazione di quanti ne servano realmente.<\/p>\n\n\n\n La vera sfida \u00e8 ridurre la frammentazione mantenendo allo stesso tempo un controllo adeguato.<\/p>\n\n\n\n La funzionalit\u00e0 Guest Users di Zoho Cliq supporta questo cambiamento consentendo agli stakeholder esterni di partecipare alle conversazioni esistenti rilevanti, invece di essere automaticamente inseriti in ambienti separati.<\/p>\n\n\n\n Questo pu\u00f2 ridurre il context switching, eliminare duplicazioni inutili, mantenere le informazioni pi\u00f9 vicine al lavoro e rendere pi\u00f9 semplice la gestione delle collaborazioni temporanee.<\/p>\n\n\n\n Soprattutto, rafforza un principio semplice ma fondamentale per il lavoro di squadra:<\/p>\n\n\n\n Le persone giuste dovrebbero poter partecipare alle conversazioni giuste nel momento giusto.<\/p>\n\n\n\n Quando la comunicazione viene strutturata attorno a questo principio, la collaborazione esterna smette di essere una questione di gestione degli strumenti e torna a concentrarsi su ci\u00f2 che conta davvero: portare avanti il lavoro.<\/p>\n\n\n\n \u00a9 Crediti d\u2019immagine a Dan Cristian P\u0103dure\u021b<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Un approccio pi\u00f9 connesso alla collaborazione esterna<\/h2>\n\n\n\n