Le conversazioni con i clienti contengono spesso informazioni estremamente preziose. Un potenziale cliente pu\u00f2 spiegare perch\u00e9 la soluzione che utilizza oggi non \u00e8 adeguata. Un cliente pu\u00f2 descrivere nel dettaglio un problema tecnico. Un commerciale pu\u00f2 prendere un impegno importante durante una chiamata di follow-up.<\/p>\n\n\n\n
La vera difficolt\u00e0 \u00e8 riuscire a conservare tutte queste informazioni senza perdere concentrazione sulla persona con cui si sta parlando.<\/p>\n\n\n\n
Prendere appunti dettagliati durante una conversazione non \u00e8 sempre semplice. I dipendenti devono ascoltare, rispondere, fare le domande giuste, comprendere le esigenze del cliente e, contemporaneamente, documentare ci\u00f2 che viene detto. Quando troppa attenzione viene dedicata alla presa di appunti, alcuni dettagli importanti possono facilmente sfuggire.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019integrazione tra Zoho Voice e Zoho Notebook<\/strong> offre un modo pi\u00f9 efficiente per gestire questo processo.<\/p>\n\n\n\n Trasformando le chiamate registrate in trascrizioni ricercabili, i team possono dedicare pi\u00f9 attenzione all\u2019ascolto del cliente e, allo stesso tempo, creare una traccia utile e consultabile di ci\u00f2 che \u00e8 stato discusso.<\/p>\n\n\n\n Per molte aziende, prendere appunti dopo una conversazione con un cliente fa semplicemente parte del normale flusso di lavoro.<\/p>\n\n\n\n I commerciali possono inserire alcune note nel CRM. Gli operatori del supporto possono riassumere un problema all\u2019interno di un ticket. Gli account manager possono conservare appunti personali da consultare durante le conversazioni successive.<\/p>\n\n\n\n Questi metodi sono utili, ma dipendono fortemente dalla persona che li utilizza.<\/p>\n\n\n\n Un dipendente pu\u00f2 scrivere note molto dettagliate, mentre un altro pu\u00f2 limitarsi a registrare pochi punti essenziali. Alcuni commenti importanti possono essere dimenticati nel tempo che intercorre tra la fine della chiamata e il momento in cui vengono documentati.<\/p>\n\n\n\n Esiste inoltre un naturale compromesso tra ascoltare e scrivere.<\/p>\n\n\n\n Se un dipendente si concentra troppo sul documentare ogni dettaglio, potrebbe non partecipare pienamente alla conversazione. Al contrario, se si concentra completamente sul cliente, potrebbe avere difficolt\u00e0 a ricordare con precisione ci\u00f2 che \u00e8 stato detto.<\/p>\n\n\n\n Una trascrizione ricercabile aiuta a ridurre questo problema, creando una documentazione pi\u00f9 completa dell\u2019interazione.<\/p>\n\n\n\n L\u2019integrazione di Zoho collega le conversazioni registrate tramite Zoho Voice<\/strong> con Zoho Notebook<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Quando viene registrata una chiamata idonea, l\u2019audio e la relativa trascrizione possono essere importati in Notebook. Invece di lasciare la chiamata come una semplice registrazione isolata, Notebook mette a disposizione una versione scritta che gli utenti possono consultare in un secondo momento.<\/p>\n\n\n\n Questo cambia il modo in cui i dipendenti possono lavorare con le conversazioni telefoniche.<\/p>\n\n\n\n Riascoltare una registrazione di 20 o 30 minuti pu\u00f2 richiedere tempo. Una trascrizione consente invece di scorrere rapidamente la conversazione, cercare termini specifici e tornare immediatamente ai passaggi pi\u00f9 importanti.<\/p>\n\n\n\n Immaginiamo un commerciale che ricorda che un potenziale cliente abbia menzionato un requisito specifico durante una chiamata precedente.<\/p>\n\n\n\n Potrebbe ricordare che l\u2019argomento \u00e8 stato affrontato, ma non esattamente cosa \u00e8 stato detto.<\/p>\n\n\n\n Senza una trascrizione, potrebbe essere costretto a riascoltare la registrazione e cercare manualmente quel punto della conversazione.<\/p>\n\n\n\n Con la chiamata archiviata come testo ricercabile, pu\u00f2 invece cercare direttamente una parola rilevante, come il nome di un prodotto, di un\u2019integrazione, di una funzionalit\u00e0 o di un servizio.<\/p>\n\n\n\n La conversazione originale diventa cos\u00ec molto pi\u00f9 semplice da consultare e utilizzare.<\/p>\n\n\n\n Le conversazioni di vendita possono influenzare ogni fase di un\u2019opportunit\u00e0 commerciale.<\/p>\n\n\n\n I potenziali clienti condividono spesso informazioni sui propri processi attuali, sulle difficolt\u00e0 incontrate, sulle priorit\u00e0, sui limiti di budget, sul processo decisionale e sulle aspettative nei confronti di una futura soluzione.<\/p>\n\n\n\n Alcuni di questi elementi possono sembrare secondari all\u2019inizio, ma diventare molto pi\u00f9 importanti nelle fasi successive della trattativa.<\/p>\n\n\n\n Immaginiamo che un potenziale cliente, durante una prima conversazione, sottolinei che la velocit\u00e0 dei report rappresenta una delle sue principali difficolt\u00e0.<\/p>\n\n\n\n Alcune settimane dopo, il commerciale deve preparare una proposta.<\/p>\n\n\n\n Se la conversazione originale \u00e8 disponibile sotto forma di trascrizione ricercabile, pu\u00f2 verificare rapidamente ci\u00f2 che il cliente aveva effettivamente detto e assicurarsi che la proposta affronti quel problema in modo chiaro.<\/p>\n\n\n\n Questo rende i follow-up pi\u00f9 pertinenti e personalizzati.<\/p>\n\n\n\n Invece di affidarsi a messaggi commerciali generici, i rappresentanti possono fare riferimento alle reali priorit\u00e0 espresse dal cliente.<\/p>\n\n\n\n La trascrizione automatica pu\u00f2 anche cambiare il modo in cui il commerciale affronta la chiamata stessa.<\/p>\n\n\n\n Invece di tentare di annotare ogni singola frase, pu\u00f2 concentrarsi maggiormente sull\u2019ascolto e sulle domande da porre.<\/p>\n\n\n\n Pu\u00f2 continuare a prendere brevi appunti sui punti pi\u00f9 importanti, senza per\u00f2 doverli considerare come l\u2019unica fonte di informazioni sulla conversazione.<\/p>\n\n\n\n Questo pu\u00f2 rendere il dialogo pi\u00f9 naturale, mantenendo comunque una documentazione completa da consultare in seguito.<\/p>\n\n\n\n Anche i team di assistenza clienti affrontano una sfida simile.<\/p>\n\n\n\n I clienti descrivono spesso i problemi seguendo una sequenza precisa. Possono spiegare cosa stavano cercando di fare, quale azione ha causato il problema, quale errore \u00e8 comparso e quali tentativi di risoluzione hanno gi\u00e0 effettuato.<\/p>\n\n\n\n Se questi dettagli non vengono documentati correttamente, il successivo operatore potrebbe non avere abbastanza contesto.<\/p>\n\n\n\n Uno degli aspetti pi\u00f9 frustranti per un cliente \u00e8 dover spiegare lo stesso problema pi\u00f9 volte a persone diverse.<\/p>\n\n\n\n Una trascrizione ricercabile pu\u00f2 contribuire a ridurre questa situazione.<\/p>\n\n\n\n Prima di parlare con il cliente, un altro operatore pu\u00f2 consultare la conversazione precedente e capire ci\u00f2 che \u00e8 gi\u00e0 successo.<\/p>\n\n\n\n Invece di iniziare dicendo \u201cPu\u00f2 spiegarmi nuovamente il problema?\u201d, l\u2019operatore pu\u00f2 riprendere dal punto in cui il collega precedente si era fermato.<\/p>\n\n\n\n Questo crea un\u2019esperienza pi\u00f9 fluida per il cliente e consente anche al team di supporto di risparmiare tempo.<\/p>\n\n\n\n I problemi dei clienti devono talvolta essere trasferiti tra dipendenti o reparti.<\/p>\n\n\n\n Un operatore di primo livello pu\u00f2 dover coinvolgere uno specialista tecnico. Un account manager pu\u00f2 essere chiamato a intervenire in una situazione particolarmente delicata.<\/p>\n\n\n\n Quando la conversazione precedente \u00e8 disponibile in forma scritta, la nuova persona coinvolta non deve affidarsi esclusivamente a un breve riepilogo interno.<\/p>\n\n\n\n Pu\u00f2 consultare direttamente il contesto originale quando necessario.<\/p>\n\n\n\n Questo aiuta a ridurre incomprensioni e rende il passaggio di informazioni pi\u00f9 completo.<\/p>\n\n\n\n Creare trascrizioni \u00e8 gi\u00e0 utile, ma organizzarle correttamente pu\u00f2 aumentarne ulteriormente il valore.<\/p>\n\n\n\n Zoho Notebook consente alle registrazioni importate di comparire come Audio Card<\/strong>, che possono essere organizzate utilizzando dei template.<\/p>\n\n\n\n I team possono utilizzare template esistenti oppure creare strutture adatte ai propri processi.<\/p>\n\n\n\n Un template dedicato alle vendite potrebbe essere organizzato intorno a informazioni come:<\/p>\n\n\n\n Questo offre al team un metodo pi\u00f9 uniforme per organizzare le informazioni provenienti da chiamate diverse.<\/p>\n\n\n\n Un template dedicato al supporto potrebbe invece concentrarsi su:<\/p>\n\n\n\n Utilizzare una struttura coerente pu\u00f2 rendere le trascrizioni pi\u00f9 facili da comprendere e pi\u00f9 utili per l\u2019intera organizzazione.<\/p>\n\n\n\n Le importazioni automatiche sono comode, ma possono esserci situazioni in cui un dipendente ha bisogno di una registrazione o di una trascrizione in tempi rapidi.<\/p>\n\n\n\n Per esempio, un commerciale potrebbe dover inviare una proposta subito dopo una chiamata importante. Un manager potrebbe voler rivedere una conversazione prima di un\u2019altra riunione con il cliente prevista nella stessa giornata.<\/p>\n\n\n\n L\u2019opzione Sync Now<\/strong> di Zoho Notebook pu\u00f2 aiutare gli utenti a importare la registrazione pi\u00f9 rapidamente, senza attendere il normale processo di sincronizzazione automatica.<\/p>\n\n\n\n Questo offre maggiore controllo nei casi in cui una conversazione richieda attenzione immediata.<\/p>\n\n\n\n Il vantaggio pi\u00f9 importante delle conversazioni ricercabili non consiste semplicemente nell\u2019avere appunti migliori.<\/p>\n\n\n\n Il vero valore \u00e8 la possibilit\u00e0 di trasformare le chiamate in conoscenza aziendale riutilizzabile.<\/p>\n\n\n\n Le conversazioni telefoniche contengono spesso informazioni che possono essere utili a pi\u00f9 di una persona.<\/p>\n\n\n\n Una chiamata commerciale pu\u00f2 evidenziare un\u2019obiezione ricorrente tra diversi potenziali clienti. Le conversazioni con il supporto possono mostrare che molti utenti incontrano difficolt\u00e0 con la stessa funzionalit\u00e0. Le chiamate di account management possono far emergere richieste ricorrenti relative a un determinato miglioramento.<\/p>\n\n\n\n Quando le conversazioni vengono documentate in modo coerente, i manager possono iniziare a identificare questi pattern.<\/p>\n\n\n\n Supponiamo che numerose chiamate di supporto evidenzino confusione rispetto alla stessa parte di un prodotto.<\/p>\n\n\n\n Questo potrebbe indicare la necessit\u00e0 di un onboarding pi\u00f9 chiaro, di una documentazione di supporto migliore oppure di una modifica all\u2019interfaccia del prodotto.<\/p>\n\n\n\n Allo stesso modo, se diversi potenziali clienti richiedono frequentemente la stessa integrazione, queste informazioni possono risultare preziose per i team di prodotto o di strategia.<\/p>\n\n\n\n Le singole chiamate smettono quindi di essere interazioni isolate. Considerate nel loro insieme, possono offrire indicazioni utili sul comportamento dei clienti e sulle opportunit\u00e0 di business.<\/p>\n\n\n\n La tecnologia non dovrebbe eliminare l\u2019aspetto umano dalle conversazioni con i clienti. Al contrario, dovrebbe aiutare i dipendenti a concentrarsi maggiormente su di esso.<\/p>\n\n\n\n Quando le persone non sono pi\u00f9 sotto pressione per documentare manualmente ogni frase, possono dedicare pi\u00f9 attenzione a ci\u00f2 che il cliente sta realmente dicendo.<\/p>\n\n\n\n Questo pu\u00f2 portare a domande migliori, conversazioni pi\u00f9 efficaci e interazioni pi\u00f9 significative.<\/p>\n\n\n\n La trascrizione automatica richiede comunque una gestione responsabile e una corretta organizzazione delle informazioni, ma pu\u00f2 ridurre in modo significativo la quantit\u00e0 di documentazione ripetitiva che i dipendenti devono svolgere manualmente.<\/p>\n\n\n\n Le chiamate telefoniche sono sempre state una fonte ricca di informazioni sui clienti, ma anche uno dei tipi di interazione pi\u00f9 difficili da conservare in modo coerente.<\/p>\n\n\n\n Una conversazione pu\u00f2 contenere informazioni molto importanti e poi finire dimenticata in un archivio di registrazioni, in un quaderno o nella memoria di qualcuno.<\/p>\n\n\n\n Collegare Zoho Voice a Zoho Notebook cambia questo scenario, rendendo le conversazioni registrate pi\u00f9 semplici da cercare, organizzare e consultare.<\/p>\n\n\n\n I commerciali possono tornare ai requisiti discussi in precedenza prima di preparare una proposta. I team di supporto possono comprendere ci\u00f2 che il cliente ha gi\u00e0 spiegato. I manager possono individuare temi ricorrenti nelle conversazioni. I dipendenti che entrano successivamente nella gestione di un account possono accedere a un contesto pi\u00f9 completo.<\/p>\n\n\n\n Le chiamate con i clienti non dovrebbero trasformarsi in conversazioni dimenticate appena viene chiusa la telefonata.<\/p>\n\n\n\n Combinando le registrazioni di Zoho Voice con le trascrizioni ricercabili di Zoho Notebook, le aziende possono creare una documentazione pi\u00f9 affidabile di ci\u00f2 che clienti e potenziali clienti hanno realmente detto.<\/p>\n\n\n\n Per i team commerciali, questo pu\u00f2 tradursi in proposte pi\u00f9 precise e follow-up pi\u00f9 efficaci. Per i team di supporto, pu\u00f2 ridurre la necessit\u00e0 di ripetere le stesse spiegazioni e migliorare il passaggio di informazioni tra colleghi. A livello aziendale, le conversazioni ricercabili possono offrire indicazioni preziose sulle esigenze, sulle difficolt\u00e0 e sulle opportunit\u00e0 che emergono pi\u00f9 frequentemente.<\/p>\n\n\n\n Soprattutto, i dipendenti possono dedicare meno tempo a cercare di annotare ogni singola frase e pi\u00f9 tempo ad ascoltare davvero il cliente.<\/p>\n\n\n\n Trasformando conversazioni temporanee in conoscenza ricercabile, Zoho Voice e Zoho Notebook possono aiutare le aziende a preservare informazioni importanti, migliorare la collaborazione e utilizzare meglio tutto ci\u00f2 che viene gi\u00e0 condiviso quotidianamente nelle chiamate con clienti e potenziali clienti.<\/p>\n\n\n\n \u00a9 Crediti d\u2019immagine a Anni Roenkae<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Perch\u00e9 gli appunti manuali sulle chiamate spesso non sono sufficienti<\/h2>\n\n\n\n
Come lavorano insieme Zoho Voice e Zoho Notebook<\/h2>\n\n\n\n
Dalla registrazione audio a informazioni ricercabili<\/h3>\n\n\n\n
Perch\u00e9 i team commerciali possono trarne vantaggio<\/h2>\n\n\n\n
Creare follow-up pi\u00f9 pertinenti<\/h3>\n\n\n\n
Restare pi\u00f9 concentrati durante la conversazione<\/h3>\n\n\n\n
Migliorare i flussi di lavoro del customer support<\/h2>\n\n\n\n
Ridurre le spiegazioni ripetute<\/h3>\n\n\n\n
Migliorare il passaggio di informazioni interno<\/h3>\n\n\n\n
Organizzare le chiamate in base ai processi esistenti<\/h2>\n\n\n\n
Template per le chiamate commerciali<\/h3>\n\n\n\n
\n
Template per le conversazioni di assistenza<\/h3>\n\n\n\n
\n
Accedere pi\u00f9 rapidamente alle chiamate importanti<\/h2>\n\n\n\n
Trasformare le chiamate in conoscenza aziendale<\/h2>\n\n\n\n
Imparare dalle conversazioni con i clienti<\/h3>\n\n\n\n
Meno tempo a scrivere, pi\u00f9 tempo ad ascoltare<\/h2>\n\n\n\n
Da conversazioni temporanee a valore aziendale duraturo<\/h2>\n\n\n\n
Conclusione<\/h2>\n\n\n\n